Канбан за рамками IT. Неожиданные сферы применения популярного инструмента
Доски — универсальный инструмент для всех: от SMM-специалистов до юристов
Канбан-доски давно перестали быть прерогативой только IT-сферы. Их универсальность и простота позволяют специалистам разных направлений эффективно управлять своими задачами, проектами и дедлайнами.
Мы подготовили шаблоны Канбан-досок, которые подойдут для разных специалистов и помогут увеличить свою продуктивность. Делитесь статьей с коллегами.
Маркетологи
Для маркетинговой команды важно не просто запускать кампании, но и следить за их эффективностью, корректировать стратегии на ходу. Канбан-доска поможет разделить все проекты на стадии: от идеи до реализации. Это облегчит мониторинг каждого этапа и покажет взаимодействие между участниками команды.
Специфика работы маркетолога заключается в ведении сразу нескольких проектов. Kaiten поможет избавиться от табличек и объединить все проекты на одном экране. Например, для каждого из них можно создать отдельную доску и персонализировать ее — добавить отличительные этапы, сотрудников из разных команд.
Далее для каждой задачи нужно создать карточки. Их можно использовать для назначения задач, установки сроков и отслеживания прогресса.
Еще одна фишка в том, что на доску Kaiten можно интегрировать различные инструменты и платформы. Например, Яндекс 23, Google Календарь, Telegram и Slack облегчат координацию между различными каналами и повысят общую синхронизацию сотрудников.
Также с помощью функции запланированных заданий маркетологи могут автоматизировать рутинные процессы. Такой задачей, например, может стать отправка ежедневных или еженедельных отчетов. Это освободит время для креативной работы и стратегического планирования.
Также маркетологам пригодится встроенная аналитика Kaiten. С помощью отчетов и графиков можно оценить эффективность сотрудников. Например, отчет по срокам покажет, сколько карточек закрыто вовремя, а сколько нет, и поможет узнать причины задержек.
👉 Подробнее про Канбан в маркетинге
👉 2 шаблона пространства:
Дизайнеры и креативщики
Часто дизайнеры сталкиваются с непростой задачей: как успевать в сроки, сохранять качество и при этом не потерять в креативности? Плюс работа дизайнеров часто «встает» из-за нескольких согласований, правок и корректировок.
Всё это можно выделить с помощью Канбан-доски. Это позволит:
- отслеживать все этапы работы (от начального эскиза и долгих согласований до финальной версии);
- обеспечить четкую коммуникацию между членами команды или внешними заказчиками.
Первое, с чего стоит начать, — это адаптировать доску под специфику работы дизайнера. Например, вы можете создать колонки, которые отражают каждый шаг работы: от исходного запроса до финальной сдачи работы клиенту. Например: «Очередь», «В работе», «На согласовании», «Правки», «Готово к публикации».
Если вы работаете сразу с несколькими компаниями, можно разделить доску на дорожки, указав в них названия организаций.
Каждая задача в проекте представляется карточкой, которую легко перемещать между колонками. Это помогает дизайнерам визуализировать текущее состояние проектов и управлять приоритетами.
Внутри карточки важно обозначить сроки и ответственных, чтобы всегда было понятно, когда именно нужно завершить каждый этап. Также в комментариях и вложениях можно хранить все макеты, исходники, референсы и другие важные для работы файлы — всё будет собрано в одном месте.
Если дизайнер устал прыгать по разным мессенджерам и почте, можно начать вести всю коммуникацию внутри карточки. Для этого есть специальное поле «Комментарии». Пользователи, которые приглашены на пространство, могут настроить уведомления, если дизайнер тегнул заказчика в комментариях.
Один из ключевых аспектов, который может улучшить продуктивность, — это автоматизация. Например, можно настроить отправку уведомлений о смене статуса задачи или напоминаний о приближающихся дедлайнах.
Также полезно автоматизировать процесс создания карточек для типовых, повторяющихся задач (если такие есть). Это поможет больше времени уделять креативу.
👉 Подробнее про Канбан для дизайнеров
Копирайтеры и редакции
Работа над книгой или веб-статьей тоже может быть организована с помощью Канбан-доски. От первого черновика до печати — каждый этап создания контента становится видимым и контролируемым, что особенно важно при сжатых сроках и большом объеме материалов.
Колонки могут быть организованы по стадиям работы: «Очередь», «В работе», «На согласовании», «Корректор», «Готово к публикации».
С помощью такой визуализации можно отслеживать статусы статей, составлять контент-план и не забывать о сроках сдачи материалов.
При необходимости можно также добавить дорожки. Например, чтобы разобрать очередь и с легкостью приоритизировать задачи, можете сделать дорожки с типами текстов: «Блог», «Пресс-релиз», «SEO-статья» и другие разовые задачи.
В карточку можно прикрепить всё необходимое: указать дедлайн, приоритет, добавить ТЗ, прикреплять вложения, ссылки и т. д.
Если текст нужно согласовывать, то сделать это можно в комментариях. Так копирайтеру не придется прыгать по чатам, а вся обратная связь будет собрана в одном месте.
Чтобы сотрудники редакции выпускали только качественные статьи, можно использовать WIP-лимиты. Это ограничение задач, которые могут одновременно находиться в работе в выбранной колонке.
Например, если установить лимит 1/1 на этап «В работе», сотрудник не сможет работать с двумя статьями в один момент. Сначала он должен будет закончить работу над первой статьей и передвинуть ее в следующую колонку.
Если же он взял в работу больше, чем нужно, Kaiten подсветит колонку и плашку с WIP-лимитом красным цветом.
Чтобы сотрудники редакции выпускали только качественные статьи, можно использовать WIP-лимиты. Это ограничение задач, которые могут одновременно находиться в работе в выбранной колонке.
Например, если установить лимит 1/1 на этап «В работе», сотрудник не сможет работать с двумя статьями в один момент. Сначала он должен будет закончить работу над первой статьей и передвинуть ее в следующую колонку.
Если же он взял в работу больше, чем нужно, Kaiten подсветит колонку и плашку с WIP-лимитом красным цветом.
Дорожки помогут визуализировать разные задачи HR-специалиста. Ими могут быть: «Оценка кандидатов», «Онбординг новых сотрудников», «Управление производительностью», «Уход сотрудников» и многие другие.
Чтобы не упускать ни одной детали в работе с кандидатом или при его оформлении, HR могут использовать контрольные списки.
Еще один вариант использования доски — онбординг сотрудников. Например, в некоторых компаниях есть специальные пространства для онбординга. На них добавляют новых сотрудников и заранее подготовленные задачи, которые новичок должен выполнить.
Если вы обучаете сразу несколько сотрудников, можно создать отдельные доски для каждого или разделить доску на несколько дорожек указав имена новичков.
👉 Подробнее про Канбан для HR
SMM-специалисты
Специалисты по соцсетям работают с большим количеством контента и задач, которые нужно планировать, создавать, публиковать и анализировать. Поэтому управление социальными сетями — это не только про творчество, но и про четкое планирование.
Канбан-доска помогает упорядочить все эти задачи: от разработки контент-плана до анализа откликов аудитории. Это делает процесс управления соцсетями более наглядным и контролируемым, помогая быстро реагировать на изменения в трендах и предпочтениях аудитории.
Например, вы можете:
- создать несколько досок для каждого проекта и расположить на них задачи;
- создать одну доску для крупных задач и разбить ее на дорожки по проектам, заказчикам, социальным сетям или по типу задач.
Так как посты для соцсетей ограничены в знаках, можно не заводить для каждого из них отдельный документ и готовить текст прямо в карточке. Например, в поле «Описание» или «Комментарии». Внутри есть встроенный редактор со всеми нужными функциями для редактирования текста.
Если вы привыкли работать с календарной сеткой, можете изменить вид отображения пространства на «Календарь». Он доступен всем пользователям на любом тарифе. Здесь можно просматривать свои карточки в разбивке по дням, неделям и месяцам. Можно создавать новые карточки прямо здесь.
Чтобы карточки отобразились в виде календарной сетки, нужно обязательно указывать срок для каждой задачи. Для приоритетных дел можно оставить пометку «Срочно» или указать время, не позднее которого нужно завершить работу.
Если вам нужно общаться с сотрудниками из разных команд, обязательно настройте уведомления в нужный сервис. Например, можно получать сообщения в Телеграм, чтобы не забыть выложить пост.
👉 Подробнее про Канбан в SMM
Бухгалтеры
Канбан-доски помогут бухгалтерам организовать все процессы: от ведения первичной документации до составления отчетности и подготовки к аудитам.
Доска позволяет четко видеть, какие задачи уже выполнены, а какие еще предстоит сделать, минимизируя тем самым риски ошибок и опозданий.
К примеру, бухгалтеры смогут визуализировать этапы своей работы с помощью колонок: «Документы в ожидании», «Документы в работе», «Согласование», «Отчетность», «Готово». Также можно разделить задачи по типам с помощью дорожек.
Это поможет увидеть текущее состояние дел и быстро среагировать на изменения.
Работа бухгалтерии всегда связана с соблюдением сроков. Kaiten позволяет устанавливать дедлайны для каждой задачи, что помогает контролировать выполнение работ в срок.
Также можно использовать напоминания и уведомления, чтобы ни один важный дедлайн не был упущен.
Сотрудники могут общаться и прикреплять файлы, документы и отчеты внутри каждой карточки. Это упрощает согласование и ускоряет обработку документов.
Многие бухгалтерские операции повторяются из месяца в месяц. Kaiten позволяет автоматизировать создание таких повторяющихся задач. Например, можно настроить автоматическое создание задачи по подготовке налоговой отчетности каждый месяц, что снизит вероятность ошибок и упущений.
Юристы и адвокаты
Юридическая работа часто включает в себя множество параллельных процессов: консультации, сбор документов, подготовка исков и так далее. Использование Канбан-доски позволяет юристам видеть статус каждого дела или проекта, управлять сроками и приоритетами, а также обеспечивать своевременное взаимодействие с клиентами.
Например, можно создать 2 доски для работы:
- 1 — крупные проекты, связанные с судебными делами,
- 2 — текущие ежедневные задачи.
Также визуализируйте приоритеты задач. Некоторые из них нужно выполнить строго к определенной дате, другие — появляются внезапно, но требуют незамедлительных действий, а третьи — могут подождать.
Для того чтобы не терять срочные задачи из вида, юристы могут проставлять дедлайн в каждой карточке или добавлять метку «Срочно». Еще один вариант — пользовательские метки.
Для таких рутинных, повторяющихся задач, как подготовка типовых документов или запросов, можно настроить шаблоны и автоматизации. Проще говоря, карточки будут автоматически появляться на вашей доске с шаблоном в виде описания. Вам нужно лишь указать период для карточек по расписанию.
Чтобы соотнести текущие задачи с крупными проектами, в рамках которых они выполняются, можно использовать систему родительских и дочерних карточек Kaiten.
Объясним на примере. Задача «Суд по авторскому праву» будет родительской. Чтобы закончить по ней работу, вы должны выполнить несколько подзадач — дочерних карточек. Например, вам нужно провести встречу с клиентом, подготовить и заключить договор, составить претензию, собрать документы для суда.
Чтобы не запутаться, карточки можно связать вместе. Тогда внутри главной карточки в виде списка отобразятся все дочерние задачи и их статус. На каждую из них можно кликнуть.
Внутри сервиса можно обмениваться сообщениями, комментировать задачи и выдавать доступ к документам. Для этого в Kaiten есть специальный раздел «Документы». В нем можно создавать и хранить все важные договоры, шаблоны и заметки. Чтобы секретная информация не попала в лишние руки, юрист сможет закрыть доступ к файлу, выдать доступ только на чтение коллеге или поделиться ссылкой на шаблон со всей компанией.
Это особенно важно для юристов, работающих над сложными делами, где требуется координация усилий нескольких специалистов.
👉 Подробнее про работу юристов на доске
Итого
Как видите, Канбан — это не только про разработку продуктов. Это гибкий метод, который подойдет самым разным сферам: от работы с контентом до организации свадьбы.
Независимо от отрасли Канбан-метод привносит четкость и систематизацию в рабочие процессы: всё становится на свои места, каждый шаг отслеживается, и ничто не ускользает от внимания.
