Как агентство фармацевтического маркетинга Vivanti переехало в Kaiten из Wrike за месяц
Проектный менеджер агентства рассказал, по каким критериям выбирали отечественный сервис и как визуализировали работу большого количества проектов в Kaiten
Переход на новую систему управления процессами, задачами и командами может пройти гладко, если выбрать Kaiten. Это позволит вам выстроить иерархию, аналогичную той, что была на предыдущей платформе. Виталий Радбиль, проектный менеджер диджитал-агентства Vivanti, рассказал, как реализовывался переход из зарубежной платформы Wrike в российский таск-трекер.
Выбрали Kaiten среди других сервисов из-за диаграммы Ганта
Компания Vivanti оказывает маркетинговые услуги в сфере здравоохранения и фармацевтики. Агентство предоставляет большое количество диджитал-услуг с использованием технологий искусственного интеллекта:
- разработка маркетинговых стратегий для здравоохранения;
- подготовка коммуникационных кампании для сотрудников медицинской индустрии;
- создание презентаций для медицинских работников;
- подготовка курсов очного обучения врачей, фармацевтов и пациентов.
В нашей компании работает примерно сто человек, из них формируются команды под проект, внутри каждой из них:
- проектный менеджер,
- медицинский советник,
- программист,
- дизайнер.
Для управления работой большого количества сотрудников нужна система управления проектами, командами и задачами. С 2015 года мы работали в американской платформе Wrike. Но в 2022 году пришлось перейти на российскую платформу. Мы стали исследовать отечественный рынок систем для управления процессами и поняли, что программ, которые соответствуют нашим требованиям, не так много.
В Wrike мы чаще всего использовали диаграмму Ганта. Это помогало нам связывать задачи и устанавливать ключевые этапы для отслеживания прогресса по проектам. Еженедельно мы высылаем заказчику информацию, чтобы он всегда знал, что происходит с проектом.
В Kaiten диаграмма Ганта очень схожа с визуализацией в прошлом сервисе. Поэтому мы его и выбрали. А еще мы обращали внимание на такие параметры:
- масштабируемость сервиса — возможность купить дополнительные лицензии по запросу;
- безопасность данных — чтобы не бояться, что сервис станет недоступным из-за санкций;
- иерархия задач — важно, чтобы легко ориентироваться в большом количестве проектов;
- ресурсное планирование — для отслеживания и распределения нагрузки сотрудников;
- возможность сменить язык.
Переход в Kaiten стартовал в конце весны 2024 года и полностью завершился спустя месяц
Выстроили в Kaiten иерархию проектов
В таск-трекере иерархично отображена работа над проектами.
Система представляет собой структуру папок с подкатегориями и файлами. На самом верхнем уровне — главная папка для всех проектов. В ней содержатся:
- область для внутренних задач;
- папки, разделенные по компаниям. В них — отдельные подкатегории для препаратов. По одному лекарству может идти множество проектов, и по каждому мы делаем отдельные рабочие области, где вносим задания.
Вложенная структура позволяет выстраивать иерархию проектов и быстро разбираться в них. Не нужно просматривать каждую папку, достаточно идти поэтапно: спускаться от верхнего уровня к нижнему.
Kaiten позволяет создавать шаблоны пространства. Это помогает не тратить ресурс на создание и настройку процесса работы по новому проекту. Чтобы создать шаблон, можно завести отдельную папку, а при старте нового проекта просто скопировать нужное пространство и заполнить его задачами. Шаблоны помогают сотрудникам не забывать о важных деталях процесса.
Каждое пространство проекта содержит только те задачи, которые относятся к нему. Однако внутри одного проекта может идти несколько типов работ. Чтобы их не путать, мы разделяем их на отдельные доски. Например, на одной доске задачи для работ по презентации, а на другой — для написания письма. Доски содержат стандартные Kанбан-колонки («Очередь», «В работе» и «Готово»), по которым перемещаются карточки. Каждый столбец — это отдельный этап выполнения большой задачи. Например, задание по подготовке RTE-письма включает разработку прототипа RTE, согласование его с клиентом и дорабтку. Такой подход помогает видеть, на каком этапе задание.
Мы выделили фиксированный список заданий, который остается неизменным для всех проектов. В него входят:
- прототипирование,
- согласование прототипа,
- разработка дизайна.
Эти задания мы включили в шаблоны пространств и при необходимости можем добавлять новые.
Пользуемся стандартными полями в карточке. Мы ввели лишь 1 настраиваемую область — «Номер для отчета», где вписываем внутренний номер проекта из 1С, в котором ведем учет бюджета.
Работаем с файлами внутри карточки.
В Kaiten доступна полезная функция: файлы загружаются прямо в карточку задания. В прошлом нам приходилось подгружать файлы в облако и прикреплять ссылку из него к задаче. Теперь экономим ресурсы и можем работать внутри карточки.
Контролируем дедлайны и ход проекта с помощью диаграммы Ганта
После создания доски и заданий по проекту мы выстраиваем диаграмму Ганта. Для этого используем специальный модуль в Kaiten. Определяем дедлайн заданий на временной шкале, устанавливаем ответственных и выстраиваем связи между задачами. Это позволяет видеть все данные по проекту в одном окне: этапы выполнения заданий, сроки, ответственных и связанные задачи.
Удобно, что если проект запланирован в диаграмме Ганта и в нем настроены связи, то при изменении срока задачи карточки автоматически сдвигаются. Не нужно корректировать весь проект, что сильно экономит время.
Здесь мы также планируем ресурсы для выполнения проектных заданий. Диаграмма позволяет увидеть загрузку каждого участника команды, узнать, над какими задачами он работает и как распределены его ресурсы.
Мы сделали 3 вида карточек и разделяем их по цветам в соответствии с этапом, на котором находится задача.
- Оранжевый — для обозначения ожидания обратной связи от заказчика.
- Синий означает, что задание в работе.
- Розовый показывает, что задача на этапе внесения правок.
Такой подход помогает легко ориентироваться в отчете и видеть статус по заданиям.
Заменили Wrike на Kaiten и уменьшили расходы на оплату приложения
Мы вдвое снизили затраты на оплату сервиса после перехода на новую систему управления рабочими процессами. Это получилось благодаря тому, что Kaiten — российский продукт и его оплата не зависит от курса валют.
За 9 лет использования мы привыкли к Wrike, но работа в Kaiten не вызывает сложностей. В самом начале нам помогли с настройкой: сотрудники новой системы провели вебинар и ответили на вопросы наших менеджеров.
