Как международная IT-компания избавилась от хаоса в процессах с помощью Кайтен

В Кайтен обратился Скрам-мастер крупной международной IT-компании. В компании работает более 3500 сотрудников.

Проблема была в том, что в командах ставили задачи устно, записывали на листочках или использовали mindmap. Результат — хаос в процессах.

Скрам-мастер искал инструмент, чтобы прозрачно организовать работу команд по трём различным направлениям, свести в одном месте статусы всех проектов для руководства и организовать многоуровневую иерархию.

Сложный рабочий процесс клиента требует гибкости от инструмента

У клиента три основных направления работы:

• продажи — работа с клиентами;
• решения — поиск решений для рынка, взаимодействие с аккаунт-менеджерами;
• внутренние инициативы — генерация решений.

В отдельное направление можно вынести работу с пилотными проектами продаж, решений и инициатив. Их нужно приоритизировать, разбивать на мелкие подзадачи и брать в работу по спринтам.

Кроме того, команда хочет, чтобы на отдельной доске для руководства были видны верхнеуровневые задачи направлений продаж, решений и инициатив и статусы пилотных проектов.

Итоговые требования к инструменту:

1. Гибкость. Инструмент должен подстраиваться под работу разных направлений, а не наоборот.
2. Простота использования. Нужно было быстро освоить инструмент, так как взаимодействовать стало максимально неудобно.
3. Кроссплатформенность. У каждого члена команды должна быть возможность управлять задачами с любого устройства.
4. Возможность организовать многоуровневую иерархию. На первом уровне только крупные задачи от руководства, на втором дочерние от этих задач — задачи трёх направлений и на третьем уровне задачи пилотных проектов.
5. Возможность свести в одном месте статусы всех проектов для руководства.

Самостоятельные поиски инструментов оказались неудачными

Клиенты активно тестировали различные инструменты: Zoho, Notion, Jira, Яндекс трекер, YouTrack, Microsoft Project, но в каждом были свои недостатки.

Пока я не вижу как можно в одном месте свести работу всех направлений. Мы уже попробовали Jira, но там очень тяжело привести работу к какому-то стандартному виду. Получаются стадии: в очереди, в работе и готово, и стадия «в работе» выходит очень объемной. Либо приходится переключаться постоянно между видами работ.

От Яндекс Трекера у меня сломался мозг и даже с видео-инструкцией мы не поняли, как там работать и организовать наши процессы.

Михаил, сотрудник IT-компании

Kaiten помог организовать работу команды так, как хотел заказчик

Мы разделили работу направлений «Продажи», «Решения» и «Инициативы» на три идентичных пространства. Каждое рабочее пространство состоит из трёх досок:

• Бэклог — доска, где находятся задачи, которые не попали в текущий спринт.
• Доска, которая отражает текущее состояние задач по данному направлению.
• Пилоты и проекты — доска, куда попадают прошедшие анализ и оценку задачи.

Задачи из основной доски переходят в выделенную для данного направления дорожку на доске «Пилоты и проекты». Обратите внимание, что доска «Пилоты и проекты» общая для направлений «Продажи», «Решения» и «Инициативы». Это позволяет видеть в одном месте сразу все пилотные проекты компании.

Кайтен позволяет легко скопировать одну доску на несколько пространств и легко вести задачи без переключения между разными пространствами.

Рабочее пространство «Пилоты и проекты»

У команды была необходимость выделить работу над проектами в отдельное направление и иметь возможность работать с уже более мелкими — декомпозированными задачами.

Ниже представлено пространство, созданное специально для этих целей.

Вверху располагается уже знакомая нам доска «Пилоты и проекты», она содержит в себе крупные задачи, которые впоследствии транслируются руководству. Дальше проекты попадают на доску «Бэклог», где их приоритизируют и отбирают для дальнейшей работы.

На третьей доске проекты разбивают на более мелкие задачи, к которым назначают ответственных и участников. С ними уже гораздо проще отслеживать статус задач, на каком этапе возникают проблемы. Другими словами, теперь работа над проектами ведется прозрачно.

В Кайтен можно легко отслеживать прогресс всего проекта, а также предсказать дату его завершения с помощью диаграммы сгорания. В табличном представлении отслеживание дочерних задач становится проще в разы.

Итоги внедрения Кайтен

С помощью Кайтена команде удалось достичь поставленных целей: максимально удобно разграничить деятельность трех направлений и при этом иметь возможность, не переключаясь между разными пространствами, отслеживать верхнеуровневые статусы по каждому из них.

Задачи, связанные с пилотами и проектами, теперь ведутся на отдельном пространстве, и каждый член команды понимает, за какой этап этой многоступенчатой задачи он ответственен.

Реализовать вышеизложенные задачи удалось с помощью следующих функциональных возможностей Kaiten:

• размещение нескольких досок на пространстве,
• дублирование доски и ее размещение на нескольких пространствах,
• привязанные доски,
• родительские и дочерние карточки.

Интересные статьи в блоге

1. Kaiten — система для удобного управления процессами и людьми
2. Как генеральный директор технопарка «Сколково» контролирует работу сотни сотрудников за 15 минут в неделю
3. Как оптимизировать работу службы поддержки с помощью Kaiten. Опыт ProctorEdu