От таблицы к доске: переводим рабочие процессы из Excel в Kaiten
В чем Excel-таблицы проигрывают канбан-доскам и как структурировать работу по-новому? Рассказываем и показываем на примере Kaiten.
Excel — это первое, что приходит на ум, когда мы сталкиваемся с необходимостью структурировать электронные данные. Он прост в освоении, не требует навыков программирования, и большинство сотрудников уже умеют с ним работать.
Однако вместо прозрачности рабочих процессов и удобного контроля задач бизнес получает только временный костыль. В громоздких таблицах сотрудники начинают терять важную информацию, срывать сроки поручений и перестают понимать статус проектов.
Сервис Kaiten, как удобная и простая в освоении альтернатива, способен структурировать и сделать прозрачными рабочие процессы и данные любой сложности в любой сфере деятельности. В статье рассказываем, как это сделать, и почему Excel — не лучшее решение для организации работы.
Почему выбирают Excel
Excel предпочитают выбирать для управления проектами и структурирования данных по нескольким причинам:
- Доступность и распространенность. Excel установлен на компьютере почти у каждого пользователя, особенно в корпоративной среде. Это снижает барьер для начала работы.
- Простота освоения. Даже без специальных навыков можно легко вносить данные, создавать таблицы, применять формулы и фильтры.Отсутствие необходимости в сложных системах. Для небольших и средних проектов Excel может заменить специализированные системы управления проектами, такие как MS Project, Trello или Jira.
Однако по мере роста количества проектов Excel может стать неудобным из-за ряда ограничений.
Сложности работы в электронных таблицах
Компании, которые используют Excel для управления задачами и структурирования данных, со временем сталкиваются с рядом проблем:
1. Хаос в задачах и потеря контекста
Программа не дает удобных инструментов для отслеживания статусов задач, связи между ними и хронологии изменений. Со временем таблицы разрастаются и усложняются, заставляя сотрудников забывать, какие поручения актуальны, кто за что отвечает и какие правки вносились. Это становится отследить все труднее.
2. Ограниченные возможности автоматизации
Excel отлично подходит для простых задач вроде учета или расчетов, но при переходе на более сложные задачи появляются вопросы. Хотя программа поддерживает макросы и формулы, автоматизация в ней требует навыков программирования (инструменты VBA, Power Query).
При этом любые изменения в структуре таблиц могут сломать всю логику работы. В специализированных системах, таких как Kaiten, автоматизация намного проще и гибче.
3. Отсутствие контроля за дедлайнами и ответственностью
Excel не напоминает о сроках выполнения задач и не отправляет уведомления ответственным. О любых внесенных изменениях нужно оповещать остальных вручную. Это приводит к тому, что сотрудники пропускают дедлайны, а контроль за выполнением работы требует микроменеджмента.
Даже внося данные в электронную таблицу, сотрудник вынужден продолжать держать их в голове или выписывать куда-то еще. Это не позволяет постановщику или руководителю отслеживать прогресс работы и оценивать нагрузку команды в любой момент.
4. Проблемы с совместной работой
Несмотря на поддержку облачного хранения, Excel все еще уступает современным системам управления проектами в вопросах удобства совместной работы.
Чтобы что-то изменить, файл нужно скачивать к себе на компьютер. Так появляются копии документов, что приводит к дублированию данных и путанице. В какой-то момент команда перестает понимать, где актуальный файл, когда и кто в него внес в него изменения.
Также задачу невозможно обсудить прямо в таблице в реальном времени. Есть функция комментариев, но к ним нельзя прикреплять другие файлы, иллюстрации или документы.
5. Excel не масштабируется
По мере роста компании и увеличения количества задач Excel оказывается неудобным: таблицы становятся громоздкими, поиск информации занимает много времени, а производительность падает.
Инструмент просто не подходит для сложных проектов с тысячами задач и зависимостями между ними. Он способен затормозить развитие и рост команд, снизить их мотивацию и желание включаться в сложные проекты.
В итоге команды, начинавшие с Excel, часто переходят на специализированные системы управления проектами.
Когда пора «переезжать» из Excel в Канбан-систему
Существуют ситуации, когда перенос работы в таск-менеджер становится необходимым и оправданным.
Для наглядного примера возьмем издательство настольных игр. За отделом маркетинга закрепляются такие задачи, как коммуникация с авторами, аудиторией и СМИ, а также перевод, верстка и подготовка файлов к печати. За каждым менеджером закреплены свои проекты.
Вот, что может случиться при таком комплексе задач, если команда будет работать в Excel:
Слишком разросшийся файл
Команда вносит все проекты и задачи в одну общую таблицу, но однажды файл становится огромным — в нем появляются десятки столбцов, фильтров и цветовых меток. Искать информацию в такой таблице непросто, она начинает не экономить, а забирать время.
Все усложняется, когда в коллектив приходят новички. На объяснение всех связей в огромной таблице прошлых, текущих и запланированных проектов уйдет много времени. При этом — неизбежны ошибки и замедление темпа работы.
Конфликт версий файлов и много ручного труда
Команде постоянно приходят задачи по разным каналам связи — «Внести правки в перевод», «Проект №42 требует корректуры», «Замена файла жетонов по проекту 615» и т. п. Все прикрепленные файлы приходится скачивать к себе на устройство, а задачи вносить вручную в таблицу, добавляя к ним комментарии и отслеживая актуальность.
Как итог — сотрудники не понимают, где и по какому проекту самые свежие файлы, и что от них требуется по той или иной задаче. Команда делает много рутинной и неэффективной работы, теряя контекст задач.
Потерянные данные и сорванные сроки
Допустим, все данные перенесены в таблицу, а файлы по задачам рассортированы по папкам. Но Excel не напоминает о сроках, не рассылает уведомления и не позволяет отслеживать выполнение работы. Из-за этого задачи и данные теряются, а дедлайны срываются.
Поэтому сотрудники продолжают держать в голове множество деталей и информации по своим проектам, что приводит к лишней нагрузке и повышает риск упустить что-то важное.
Нет контроля за статусом задач
Работа по проектам продолжается, задачи поручены, но в каком они статусе? Сотрудник взялся за перевод правил, но дедлайн уже совсем скоро — успеет ли он и нет ли вопросов в процессе?
В Excel нет централизованного обзора проекта, комментариев к задачам и автоматического трекинга прогресса. Чтобы узнать статус поручений, приходится постоянно писать в чатах или созваниваться, отвлекая коллег от работы. Поэтому руководство тратит время на бесконечную переписку, созвоны и также вручную заносит в свои таблицы для контроля прогресса.
Отсутствие преемственности работы
При большом количестве проектов нельзя ставить работу на паузу, а срыв сроков может нанести серьезный ущерб репутации и финансам компании. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный, то остальная команда должна знать, какие задачи у него в работе, чтобы их подхватить и выполнить.
Но здесь появляется проблема: вся важная информация в разных таблицах, на почте, а важные файлы — где-то в компьютере у коллеги. Даже если команда найдет нужное, есть риск, что это старые версии данных.
Если вы сейчас сталкиваетесь с этими проблемами, то пора рассмотреть работу в таск-менеджеры. Они помогают наладить контроль, упростить командное взаимодействие, а также помогают автоматизировать бизнес-процессы.
На примере Kaiten рассмотрим, как организовать рабочие процессы в таких сервисах и какие дополнительные возможности будут у команд во время работы в нем. Чем раньше компания откажется от Excel в пользу этого решения, тем проще будет избежать хаоса в будущем.
Почему Kaiten удобнее, чем Excel
Kaiten — это не альтернатива Excel, а полноценный инструмент для управления задачами и проектами. Посмотрим, как таск-менеджер решает проблемы таблиц ↓
Проблема Excel: отсутствие автоматизации.
Решение в Kaiten: сервис помогает автоматизировать повторяющиеся процессы, создавать шаблоны задач, настраивать уведомления и отчеты. Благодаря этому команда может сэкономить много времени на рутинных действиях.
Проблема Excel: громоздкие таблицы с большим объемом данных.
Решение в Kaiten: сервис предлагает единое пространство вместо множества таблиц. В нем можно настроить несколько досок для разных отделов, сотрудников и проектов. А важную информацию всегда можно будет закрепить в карточке задачи в виде ссылок, файлов, иллюстраций и других материалов.
Проблема Excel: сложности с контролем статусов и сроков.
Решение в Kaiten: в системе всегда видно, кто за что отвечает, какой статус у задачи и где могут возникнуть задержки. Каждой карточке можно задать ответственного и настроить условия переноса карточек в другой столбец. Кроме того, руководитель всегда будет в курсе текущих задач конкретного сотрудника — достаточно отфильтровать карточки по специалисту в команде.
Проблема Excel: конфликт версий файлов.
Решение в Kaiten: изменения по задачам моментально отображаются у всех участников. Можно настроить уведомления для участников задачи по различным каналам — в самой системе, в Telegram, по e-mail и т. д. Ответственные будут получать уведомления об изменения, а также смогут оперативно закреплять файлы. В самом теле карточке можно будет общаться по поводу задачи – дополнять, вносить корректировки и выяснять детали.
Как легко и быстро перенести работу в Kaiten
Переход с Excel на Kaiten — шаг к прозрачному управлению задачами и автоматизации процессов. Чтобы сделать процесс эффективным, помогут следующие шаги:
1. Аудит текущих таблиц
Перед переносом данных разберитесь, какие таблицы актуальны, какие процессы в них дублируются и где чаще всего возникает беспорядок. Определите, какие задачи нужно перенести в Kaiten, а какие устарели и не требуют переноса.
Задачи стоит перенести в Kaiten, если им необходимы:
- четкие сроки выполнения работы;
- назначение ответственных за каждую задачу и этап проекта;
- регулярное повторение (например, ежедневно, ежемесячно или с любой другой периодичностью);
- отображение зависимостей и связей между задачами;
- регулярные напоминания участникам;
- контроль статуса работы в любой момент;
- обсуждение деталей без необходимости созваниваться или переходить в сторонний мессенджер;
- отслеживание выполнения по чек-листам;
- контроль распределения по сотрудникам и загруженности команды;
- совместная работа с прикреплением файлов и комментированием;
- анализ по итогам выполнения.
В Excel сложно следить за:
- проектами, требующими четкой структуры, статусов и уведомлений;
- работой с высокой ценой просрочки;
- задачами с ручным обновлением.
2. Выгрузка задач из Excel и перенос в Kaiten
Kaiten поддерживает простой импорт данных, что упрощает перенос. Можно загрузить задачи через CSV или XLS-файл, распределяя их по колонкам и этапам рабочего процесса.
3. Настройка досок для разных процессов
В Kaiten можно настроить доски для разных сценариев работы: Scrum, обычная канбан-доска, доска с делением на горизонтальные дорожки, доска с несколькими очередями и т.д. Организуйте пространство с учетом специфики вашей команды и процессов.
4. Обучение команды работе в Kaiten
Переход будет эффективным, когда команда поймет преимущества нового инструмента. Проведите демонстрацию, сделайте обучение и объясните основные функции: как создавать задачи, обновлять статусы, использовать комментарии и аналитику.
Сопротивление новому — это нормально. Поэтому Kaiten разработан так, чтобы освоить его можно было максимально просто и быстро.
5. Анализ улучшений
После перехода оцените, как изменилась скорость выполнения задач, загруженность команды и эффективность работы. Встроенная аналитика Kaiten поможет выявить узкие места и улучшить процессы.
Чем раньше компания начнет работать в Kaiten, тем быстрее исчезнет беспорядок в задачах, повысится прозрачность процессов и улучшится контроль за дедлайнами.
Переход на ранних этапах процесс займет меньше времени. Если его отложить на неопределенный срок, может накопиться огромный объем данных. И тогда переносить их будет сложнее и дольше.
Вместо итога
Excel удобен для хранения данных, но не подходит для управления задачами и проектами в развивающемся современном бизнесе. Основные проблемы работы с этим инструментом: потеря информации, отсутствие контроля за сроками и прогрессом, невозможность автоматизации и множество других ограничений.
Kaien способен не заменить таблицы, а предложить больше возможностей по управлению задачами и масштабированию. Система позволяет визуализировать процессы, настроить автоматизацию, организовать совместную работу над проектами и документами, уведомлять ответственных о дедлайнах и просматривать аналитику.
Переход на Kaiten избавит от беспорядка в задачах, потери контекста и ручного обновления таблиц. Чем раньше компания сделает этот шаг, тем легче будет управлять работой в будущем.
