Kaiten вместо Microsoft Project: сравнение функций для управления проектами
Рассказываем, какие функции Kaiten могут служить аналогом возможностям Microsoft Project и чем сервис может быть полезен бизнесу
С момента приостановки деятельности Microsoft в России в 2022 году использование продуктов компании, в том числе Microsoft Project, стало сопряжено с трудностями. Без официальной поддержки, обновлений и доступных способов приобретения лицензий многие организации оказались в непростой ситуации.
Но на фоне этих ограничений российские бизнесы начали активнее искать надежные альтернативы — одной из которых стал Kaiten, гибкий инструмент для управления проектами, адаптированный к современным требованиям и доступный на территории РФ. В статье сравним, какие функции MP можно заменить этим сервисом и в чем он окажется даже лучше.
Почему Microsoft Project больше не отвечает требованиям российских пользователей
После ухода Microsoft с рынка, пользователи столкнулись с рядом трудностей.
- Проблемы с лицензией. Приобрести новую версию ПО официальным путем невозможно — сайт Microsoft не обслуживает российских клиентов, а банковские карты, выпущенные на территории РФ, не проходят оплату. Альтернативой остаются сторонние поставщики, но это всегда связано с рисками: можно столкнуться с недобросовестными посредниками или поддельными лицензиями.
- Угроза потери данных. Если произойдет удаление аккаунта или блокировка доступа, то все рабочие материалы в Microsoft Project окажутся вне досягаемости. Так как поддержки российских клиентов больше нет, восстановить информацию или технически вернуть систему к жизни становится практически нереально.
- Нет русскоязычной технической поддержки. При возникновении неполадок в ПО, решить проблему через официальный контакт с его поставщиком нельзя. А привлечение сторонних специалистов требует времени и не гарантирует результата.
- Урезанный доступ к экосистеме Microsoft. Многофункциональность MS Project раскрывается через интеграцию с другими сервисами компании. Но часть этих решений облачная, а значит — недоступна. Как следствие, система теряет значительную часть своего потенциала.
К тому же, часть пользователей Microsoft Project считает решение плохо сочетающимся с гибкими методологиями организации работы. Все больше команд — от IT до маркетинга — начинают понимать необходимость в более адаптивных и современных решениях. Не менее важна и защищенность ПО от сложностей с доступом и оплатой в будущем.
Поэтому в условиях изменившегося рынка на первый план выходят отечественные продукты, которые соответствуют текущим требованиям и предлагают больше гибкости. Kaiten — один из таких сервисов.
Рассказываем, какие инструменты платформы могут быть полезны для пользователей Microsoft Project.
Сравнение возможностей Kaiten и Microsoft Project
Для начала собрали все функции в таблицу, чтобы наглядно сравнить возможности сервисов.
Для анализа рассмотрели коробочную версию Microsoft Project — ту, что устанавливается на ПК. У Microsoft также есть облачные решения по подписке, но в условиях ограниченного доступа из России воспользоваться ими не получится, а функциональность этих версий уступает «коробочному» варианту.
Главные отличия Microsoft Project и Kaiten
Вот несколько ключевых отличий платформ, разделенных по критериям.
Управление задачами и проектами
Microsoft Project — продукт с историей. Он создавался под реалии, когда каскадная модель управления проектами (waterfall) считалась стандартом на рынке. Даже с последующими попытками адаптироваться к гибким методологиям — добавлением канбан-досок и других элементов Agile — система все еще ориентирована на долгосрочное планирование и последовательное выполнение. Карточки задач не предполагают подробного заполнения, а отчеты подразумевают, что весь объем проекта и конечные цели известны заранее.
Kaiten, напротив, направлен и на гибкие, и на классические методы управления рабочими процессами. Сервис позволяет работать с канбан-досками, проводить спринты по Scrum и планировать долгосрочные проекты с предсказуемыми этапами и итогом работы. Благодаря гибкой структуре карточек и наглядной визуализации процессов, работать с задачами можно на любом уровне детализации.
Экосистема и интеграции
Microsoft Project — часть единой цифровой среды от Microsoft, что дает очевидные плюсы: сервис легко связать с Power BI для аналитики, Teams — для общения и встреч, или с другими продуктами пакета Office. Такое объединение позволяет выстраивать сквозной процесс работы на одной платформе.
Но у этой экосистемы есть и обратная сторона: каждый инструмент — это отдельный платный модуль. И чтобы наладить интеграции, чаще всего потребуется помощь специалистов или использование неофициальных решений.
Kaiten предоставляет более высокую гибкость в интеграциях. Он без лишних настроек подключается к популярным инструментам вроде Telegram, GitHub, Microsoft Outlook. А если стандартных связок недостаточно, открыт API — можно интегрировать систему с любым нужным ПО под специфику конкретных процессов.
Отчетность и аналитика
В обеих платформах предусмотрен набор из более 10 отчетов, которые можно адаптировать под задачи команды. Однако MS Project предлагает больше возможностей для работы с отчетностью: доступно создание собственных диаграмм и использование нескольких отчетов для планирования бюджета проектов.
В Kaiten отчетов меньше, зато доступны те, которых не найти в MS Project. Они заточены под гибкие подходы. К примеру, можно отслеживать поток задач через диаграммы пропускной способности или следить за стабильностью процессов с помощью контрольного графика. Все это особенно важно для Kanban- и Scrum-команд. Открытый API позволяет выстраивать полноценные дашборды в системах, уже внедренных в компании.
Пользователи и лицензирование
Один из ключевых ограничителей MS Project — одна лицензия на одного пользователя. Это делает масштабирование затратным: каждый новый участник проекта требует покупки отдельного доступа. В противном случае, демонстрация информации коллегам без доступа, партнерам и заказчикам превращается в регулярный процесс экспорта, сохранения и пересылки данных.
В Kaiten можно подключать неограниченное число пользователей даже на бесплатном тарифе. Платные функции открываются с подключением модулей, что все еще дешевле покупки лицензий. Более того, в рабочие пространства можно добавлять гостей — например, заказчиков — без оплаты. Это удобно для прозрачного взаимодействия внутри и вне команды на одной платформе, без необходимости постоянно экспортировать рабочую информацию.
Масштаб проектов
Microsoft Project может обрабатывать множество задач, но при превышении определенного объема — по данным ряда пользователей это около 1 500 задач — система начинает «тормозить». Это проявляется при фильтрации, пересчете сроков или сохранении изменений.
Kaiten легко справляется с тысячами задач, распределенных между множеством проектов и досок. Поддерживается параллельная работа над несколькими проектами, без необходимости заходить в каждый отдельно. Такая масштабируемость делает сервис подходящим для крупных организаций с разветвленной структурой и большими коллективами.
Далее рассмотрим отличия и общие черты в функциях двух платформ подробнее.
В чем Kaiten и Microsoft Project схожи
Несмотря на различия, Kaiten и Microsoft Project предлагают пользователям ряд перекликающихся возможностей.
1. Визуализация задач на временной шкале (таймлайн)
Обе платформы поддерживают планирование с помощью диаграммы Ганта. В Microsoft Project она — основной способ отображения процессов по проекту. В Kaiten основное внимание уделено канбан-доскам, но при этом предусмотрены и инструменты для построения диаграммы Ганта.
В обоих сервисах вы можете:
- ставить задачи,
- назначать сроки и исполнителей,
- выстраивать зависимости между задачами.
Все изменения моментально отображаются на диаграмме, а синхронизация с календарем позволяет учесть рабочие и нерабочие дни — праздничные, выходные и т.д.
Интерфейс таймлайна в обеих системах построен по схожей логике, что делает переход от одной платформы к другой простым для пользователей MS Project.
2. Планирование и контроль загрузки команды
И Microsoft Project, и Kaiten предоставляют инструменты для оценки загруженности сотрудников. Руководители могут отслеживать, сколько задач или часов приходится на каждого участника проекта в заданный промежуток времени — день, неделю, месяц или другой период.
Kaiten отличается тем, что не требует построения отдельных отчетов — информация о перегрузке видна прямо в интерфейсе, позволяя оперативно перераспределить задачи и выровнять нагрузку.
3. Пользовательские формулы и поля
Обе системы позволяют пользователям создавать собственные формулы для анализа данных и отображать их через настраиваемые поля. Это полезно, если в работе нужно отслеживать специфические показатели.
К примеру, можно автоматически рассчитывать разницу между запланированными и фактическими расходами на задачу — данные будут отображаться прямо в таблице или на диаграмме, если подключены к таймлайну.
4. Канбан-доски
Функция канбан-досок присутствует в Microsoft Project, но появилась там относительно недавно — и только в облачной версии. Пользователи могут создавать карточки задач, назначать ответственных, устанавливать дедлайны и настраивать колонки под специфику своих процессов.
Kaiten изначально проектировался как инструмент для визуализации и управления процессами, поэтому канбан-доски — его сильная сторона. Помимо привычного набора функций, система предлагает уникальную возможность размещать несколько досок в одном рабочем пространстве. Это удобно, когда нужно контролировать работу разных команд или по разным направлениям параллельно, и устраняет необходимость переключаться между вкладками.
В Kaiten также можно управлять визуальными индикаторами: доступно добавление маркеров на фасад карточки. Это позволяет быстро оценить обстановку по проекту даже без открытия задачи.
Что умеет Kaiten, чего неможет Microsoft Project
В некоторых аспектах Kaiten предлагает больше возможностей, чем Microsoft Project. Рассказываем об основных из них.
- Полноценная бесплатная версия без ограничений по числу участников
Kaiten предоставляет функции для продуктивной работы как небольших коллективов, так и крупных компаний — при этом даже в бесплатной версии нет лимитов на количество пользователей и рабочих пространств. Это дает возможность разным отделам работать в собственных зонах с индивидуальными настройками, структурой процессов и распределением ответственности.
- Подробные карточки задач с возможностью кастомизации
В Kaiten карточки задач можно адаптировать под уникальные внутренние процессы. Помимо стандартных опций — дедлайнов, чек-листов, исполнителей — можно настраивать пользовательские поля, добавлять свои теги, отображать нужные данные на фасаде карточки. А еще — создавать шаблоны чек-листов, которые автоматически подгружаются при перемещении задачи между этапами.
Карточки можно связывать в иерархии: у каждой задачи могут быть дочерние задачи, отображающиеся как на той же доске, так и на других. Можно переходить из дочерней карточки в родительскую и наоборот.
- Командное взаимодействие прямо в задачах
Каждая карточка в Kaiten — это не просто задача, а полноценное пространство для совместной работы и удобной коммуникации. Встроенный чат позволяет обсуждать детали, делиться файлами, упоминать участников с помощью тегов. Приглашенные пользователи — например, заказчики или внешние подрядчики — также могут участвовать в обсуждении.
Все изменения в рабочих пространствах, отображаются в реальном времени, что упрощает коммуникацию и синхронизацию команды.
Также в задачах можно устраивать голосование с установкой своих критериев оценки, вариантов выбора и вынесением итогов на фасад карточки.
- Управление файлами и создание документов
Kaiten предоставляет не только возможность прикрепления внешних файлов к задачам, но и позволяет создавать документы внутри самой платформы. Благодаря встроенному текстовому редактору, пользователи могут работать над текстами в реальном времени, совместно с коллегами. Это удобно для оформления спецификаций, ведения протоколов или планирования. Документами можно делиться с внешними участниками проекта, даже если у них нет аккаунта в системе — достаточно поделиться публичной ссылкой.
- Контроль времени на задачи
Система позволяет учитывать рабочее время, затраченное на задачу, с помощью ручного ввода или через встроенный таймер. При этом время можно учитывать как на уровне всей задачи, так и отдельно по каждому пункту чек-листа.
Детализация затрат времени особенно полезна, когда над одной задачей трудятся несколько человек — становится проще проанализировать нагрузку и корректно рассчитать оплату труда при почасовой ставке.
- Полноценное мобильное приложение
Для удаленных и гибридных команд особенно актуально наличие мобильной версии — и у Kaiten она есть для iOS и Android. Мобильное приложение обладает теми же функциями, что и облачная версия. Через смартфон можно контролировать статусы текущих задач и ставить новые, добавлять поля и комментарии в карточки. Это помогает синхронизировать работу командам, работающим в разных часовых поясах или сотрудники которых не всегда находятся в рабочее время за компьютером.
Интерфейс приложения повторяет веб-версию, что делает переход между устройствами бесшовным.
Kaiten как доступная альтернатива Microsoft Project
Для команд, которые ищут замену MS Project, Kaiten предлагает схожие функции, а в некоторых аспектах даже расширяет возможности по управлению проектами. Платформа входит в реестр российского ПО, что обеспечивает стабильный доступ и безопасность для пользователей из России.
Если вы рассматриваете переход, начните с бесплатной версии — она даст возможность убедиться в том, насколько Kaiten подходит вашей команде и бизнес-процессам.
