Стройка под контролем: как навести порядок в заявках, бригадах и сроках

Проектировщики до сих пор не отдали чертежи, а бригада опять сидит без дела и материалов — это знакомо каждому руководителю. Навести порядок во всех процессах можно, если собрать задачи, планы и поставки в одной системе. Вам больше не придется постоянно звонить с вопросом «ну что там?» — все будет видно на экране. Рассказываем, как это устроить с помощью Kaiten.

Планируйте весь цикл стройки

С помощью системы управления проектами можно улучшить планирование и управление всем циклом стройки, от идеи до сдачи объекта. 

Kaiten поможет разбить проект на этапы, а затем на более мелкие и управляемые цели. Так вы будете видеть все задачи, которые нужно выполнить, чтобы вовремя подготовить объект к сдаче. 

Создайте рабочее пространство и соберите на нем все ваши доски и задачи. Затем пригласите на него сотрудников, вместе с которыми вы будете работать. Так вся работа и загруженность персонала будет видна на одном экране.

Создайте доску и выделите дорожки для больших этапов — проектирования, земляных, инженерных и других видов работ. Вы будете всегда в курсе, что бригада А монтирует инженерные сети, а бригада В уже закончила штукатурить стены.

Каждая дорожка дает представление о работе над частью проекта. В Kaiten даже на бесплатном тарифе вы можете добавить любое количество дорожек, досок, пространств и участников, которые будут с ними работать. 

Внутри дорожек вы можете планировать этапы работ, делить проект на удобные для выполнения части, создавать новые задачи и выполнять их.

Этапы. Внутри одной дорожки можно создать любое количество колонок. Ответственные сотрудники или руководители двигают задачи по этапам от создания до состояния «Готово», в любой момент можно отследить фактический прогресс по этапу и задаче в целом.

Задачи. Создайте конкретные задачи на каждой дорожке. Так на этапе «Земля-фундамент» могут появиться «Разработка котлована», «Вязка арматурного каркаса» и «Монтаж опалубки». 

Взаимосвязи. Связывайте между собой задачи в Kaiten, с разных досок или пространств, чтобы видеть взаимосвязи и зависимости этапов работы. Так карточка «Доставка арматуры» на доске «Снабжение» будет связана с карточкой «Заливка фундамента» на доске общего планирования.  

Критический путь. Некоторые этапы бригады могут выполнять параллельно — заказ окон и утепление фасада не зависят друг от друга. Но большинство задач выстраивается в цепочки строгой последовательности и за этим важно следить. 

Так бригада сконцентрирует внимание на самых важных задачах, а руководителю будет проще следить за соблюдением общего срока сдачи объекта.

Режим «Портфель». В этом режиме отображается статус всех объектов и сводная информация по каждому из них. Если компания ведет сразу несколько строек или одна бригада занята на нескольких объектах, это можно отобразить на одном экране и упростить контроль за ними. 

Руководитель оценит общее состояние дел, выявит проблемные проекты и примет решения, не погружаясь в детали каждой отдельной задачи.

Также через режим «Портфеля» можно отследить прогноз по дате сдачи, который рассчитывается с учетом текущего прогресса и зависимостей. 

Держите логистику материалов и техники под контролем в одном окне

Любой сбой в заказе и поставке материалов может привести к срыву сроков и простою бригад. Таск-трекер помогает превратить хаос таблиц и записок в наглядное пространство, где снабженцы, инженеры и прорабы могут видеть актуальную картину по поставкам.

Создайте доску «Материалы и техника» с колонками «Заказано», «В пути» и «На площадке». Этого достаточно, чтобы отразить весь жизненный цикл заявок, при желании вы можете указать любые названия доске и колонкам.

Для каждой заявки на бетон, арматуру, утеплитель, аренду крана или экскаватора создавайте отдельную карточку. В ней можно хранить всю информацию по поставке, например:

• объект/участок;
• плановая дата поставки;
• поставщик и его контакты;
• номер договора/счета;
• номер накладной;
• данные водителя/машины;
• прикрепленные файлы (счет-фактура, сертификаты качества и другие).

Всю историю общения по поставке и уточнения тоже можно найти в комментариях к карточке. 

Проактивное управление. В карточке можно создать поле «Плановая дата поставки» и настроить, чтобы система отслеживала эту дату. Когда подойдет срок, система направит напоминания:

• снабженцу — чтобы не забыл проконтролировать отгрузку у поставщика;
• прорабу — чтобы успел подготовить место выгрузки или встретить технику;
• инженеру — для общего контроля за процессами. 

Такой подход помогает снижать вероятность «забытых» поставок и  минимизирует простои бригад.

Контроль просроченных поставок. Плановая дата поставки уже прошла, а карточка все еще не находится в колонке «Доставлено». Создайте автоматизацию в Kaiten, чтобы система пометила задачу просроченной — добавила тег или отправила напоминание руководителю. 

А еще в Kaiten можно формировать отчеты или создавать фильтры, которые покажут руководителю все просроченные задачи и их детали, например:

• что не доставлено вовремя;
• сколько дней просрочки;
• кто за это отвечает.

Сделайте процессы прозрачными и понятными

Назначение ответственных. В каждой карточке можно назначить задачу одному или нескольким исполнителям, которые будут отвечать за процесс выполнения работы в срок. 

Метки для визуальной классификации, каждая имеет свой цвет и название. Метки помогают быстрее идентифицировать задачу. Можно добавлять к карточкам стандартные метки «срочно» или создать свои — «Проект Х», «Бетон от ИП».

Метки помогут группировать, сортировать и фильтровать задачи. Можно отобрать все задачи с пометкой «срочно» или те, которые относятся к определенному проекту.

Отчеты для анализа производительности. В Kaiten можно собирать данные о движении задач на стройке — от проектирования и получения разрешений до земляных работ, отделки и сдачи объекта. Формируйте отчеты и диаграммы на основе данных, разберем часть из них:

Время выполнения этапов. Показывает, сколько реально времени ушло на завершение ключевых этапов  заливку фундамента или монтаж кровли.

Пропускная способность бригад/участков. Какой конкретно объем работы выполняет бригада за неделю или месяц в погонных метрах, количестве готовых окон или м² кладки.

Накопительная диаграмма потока. Визуализирует, на каких этапах строительного процесса скапливаются задачи. Становится видно, если много задач ожидает приемки Технадзором или поставки материалов. 

Отчеты и графики наглядно показывает участки, где работа замедляется и задерживает проект. На их основе можно проверить качество работы и оптимизировать некоторые процессы, чтобы избежать задержек и ошибок.

Планируйте долгосрочные проекты и распределяйте ресурсы

В Kaiten можно установить зависимости между этапами работ, чтобы задача Б не начиналась, пока бригада не завершит задачу А. 

Визуализация этапов на таймлайне. С помощью диаграммы Ганта можно визуально представить весь проект на таймлайне. Крупные задачи по созданию фундамента, каркаса, инженерных сетей, отделки и более мелкие подзадачи внутри них отобразятся в виде отрезков с плановой длительностью, датой начала и окончания. 

Если из-за задержки поставки сроки задач сдвигаются, то система автоматически пересчитает даты начала и окончания всех зависимых задач на диаграмме Ганта, а также покажет новый прогноз по времени завершения проекта.

Руководитель проекта, инженеры ПТО и заказчики могут видеть всю картину стройки от начала до конца, понимать последовательность работ и плановые сроки каждого этапа.

Оценка трудозатрат. Для каждой задачи можно указать плановые трудозатраты в человеко-часах или сменах. Также можно указать необходимые ресурсы — «Бригада монтажников» или «Бригада каменщиков».

Бронирование бригад. В Kaiten можно использовать ресурсное планирование и «бронировать» конкретные бригады или единицы техники под определенные задачи или даты, а также видеть их доступность.

Ценные ресурсы не будут простаивать из-за отсутствия фронта работ, а руководители не отправят одну бригаду сразу на несколько участков. Если видно, что ресурсов не хватает, то можно заранее нанять людей или арендовать технику.

Прогноз загрузки и корректировка графика. Вы можете видеть прогноз загрузки бригад и техники на недели и месяцы вперед. Таблицы и диаграмма Ганта показывают, кто и когда занят, а кто свободен. 

Корректировать график можно простым перетягиванием мышкой на таймлайне. Система автоматически пересчитает даты всех зависимых задач и обновит загрузку ресурсов.

Руководитель заранее увидит нехватку ресурсов из-за периода пиковой нагрузки и скорректирует задачи. Система пересчитает зависимости и покажет новый график. Так бригады будут равномерно нагружены и улучшится координация между участками стройки.

Упростите согласование результатов между подразделениями

Пока ответственный сотрудник ищет акты или фотографии дефектов по разным папкам и ящикам, он теряет много времени. А еще это может привести к ошибкам и пропуску важных проверок.

Чек-листы. К каждой задаче можно прикрепить детальный чек-лист с обязательными пунктами для завершения работы.

Исполнители видят, что нужно сделать, а контролеры — что проинспектировать. Это делает процесс структурированным и управляемым.

Фото-отчеты и другие прикрепленные файлы. К любой задаче можно прикреплять любые документы: 

• сканы; 
• версии актов; 
• исполнительные схемы; 
• фото выполненных работ или дефектов. 

Вся доказательная база будет в карточке, вам не нужно будет искать акты по папкам, а переписку в почте. Когда представитель заказчика сразу видит нужные документы в карточке, ему проще согласовать задачу. 

Реальные кейсы: как строительные компании организовали процессы в Kaiten

Компании успешно внедряют Kaiten в свои процессы. Рассказываем, как можно адаптировать работу строительной группы в сервисе. 

Кейс строительной компании

В чем суть. Компания занимается проектированием и строительством крупных промышленных объектов. Работают с большим количеством долгосрочных проектов, которые могут длиться месяцами и годами. Поэтому возникает  задачи с одинаково высоким приоритетом. 

Результаты:

• визуализировали текущие процессы и связи;
• создали пространство для стратегического планирования и для управления портфелем проектов;
• для каждого проекта создали пространство по шаблону;
• выделили приоритетами и метками все задачи по закупкам.

Кейс компании Good Wood

В чем суть. Good Wood — один из лидеров по строительству малоэтажных домов премиум качества. В компании работает больше 200 сотрудников в офисах и свыше 2000 человек на объектах. Бригадам приходилось тратить много времени на согласования и продвижение улучшений. 

Результаты:

• внедрили визуализацию и Scrum-методологию, чтобы улучшить процессы;
• внедрили более 100 изменений по всем направлениям компании;
• сократили время на подготовку бригады к началу работ;
• за 4 года сократили текучесть кадров с 19% до 3%;
• строительство дома ведется 3 месяца, раньше было 6.

Кейс трансформации ГК «Самолет»

В чем суть. В ГК «Самолет» работает более 5000 человек, и каждая команда использовала разные инструменты, например, Notion или Excel. Все важные вопросы обсуждали на совещаниях и отправляли по почте. Команды столкнулись с тем, что в большой команде нужен общий сервис для управления проектами. 

Результаты:

• разместили доски разных команд на одном пространстве;
• перенесли верхнеуровневые задачи в пространства отделов;
• более 90% сотрудников используют Kaiten и внедрение продолжается.

Заключение

Визуализация этапов работы, контроль логистики и умное ресурсное планирование помогут выстроить управляемые и прозрачные процессы  в строительстве. Если организовать работу в Kaiten, то каждый этап, поставка и документ будут под контролем.