Меньше стресса — больше результатов. Метод Getting Things Done

Вы потерялись в море задач, которые сыпятся на вас из разных каналов?

Не помните, кому и до какого времени обещали прислать готовую работу?

У вас два и более проектов и ни один не близится к завершению?

Вы не можете уснуть, виня себя за то, что не сделали еще десяток дел, который есть в вашей голове?

Тогда вам нужен метод Getting Things Done.

Getting Things Done: что это

Getting Things Done, или GTD, в переводе с английского —  доведение дел до завершения. Это метод, который помогает повысить личную эффективность за счет организации и контроля задач. Его придумал Дэвид Аллен в 2001 году. Метод он описал в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Он говорил:

«Наш мозг предназначен для генерации идей, а не их хранения».

Если мучить свой мозг запоминанием дел, дедлайнов и требований от заказчиков, вы утонете в этой информации:функций мозга просто не хватит на решение самих задач. Метод GTD призван дать вашему мозгу свободу творчества и мыслить яснее. Благодаря GTD ваша голова освободится от «сохранения информации» и получит больше энергии для генерации идей.

Во многом метод советует визуализировать задачи и всё, что с ними связано. Вы, ваш руководитель и команда должны видеть, сколько задач реально выполняется. Иначе легко перегрузиться, а также упустить процессы, которые можно оптимизировать.

5 этапов работы с информацией

Метод GTD — это пять шагов, которые помогают убрать беспорядок в голове, систематизировать дела и за счет этого сконцентрироваться на их завершении.

Аллен в своей книге не рекомендует конкретные приложения, которые помогут вам выполнять все рекомендации GTD. Он даже не акцентирует внимание на цифровых или аналоговых инструментах. Заметки в телефоне, физический блокнот, таск-трекер — то, что удобно именно вам. Главное — это не должна быть ваша голова. Найдите тот сервис, который будет прост в использовании и подойдет именно вашему процессу работы. Кстати, такой подход делает его книгу вне времени, так как инструменты развиваются, но суть метода остается актуальной.

В качестве удобного инструмента работы с задачами можно использовать Kaiten. Дальше при описании шагов GTD мы расскажем, какие возможности Kaiten уменьшат вашу когнитивную нагрузку и помогут управлять рабочими процессами.

1. Сбор информации

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию.

Важно фиксировать всё: задачи, встречи, идеи, полезные статьи, книги и видео. На этапе сбора данных никогда не знаешь, что пригодится в работе.

В Kaiten вы можете создать несколько досок на пространстве, которые будут отвечать за разные форматы информации. Например, на одну доску складывайте идеи для развития вашего продукта, а на другую — конкретные задачи, которые нужно выполнить.

Совет. Записывайте даже самые мелкие задачи. Скрытая работа мешает оценке продуктивности. В отчетах вы будете видеть, как на простые задачи тратится очень много времени, но почему — непонятно, так как нигде не зафиксированы дела, на которые приходилось отвлекаться.

В карточках с задачами можете хранить все необходимые данные: файлы, комментарии, идеи, сроки, если они известны. Запоминать ничего не придется.

2. Обработка информации

Просто собрать все задачи — только часть дела. Необходимо исследовать задачи, понятно их сформулировать и структурировать. Как обрабатывать информацию?

1. Лучше, чтобы задача звучала как действие и была конкретной. Например, не «Созвон с командой», а «Встретиться с командой и обсудить дорожную карту проекта».
2. Очистите список дел от мусора:

• Избавьтесь от дублей задач. Повторы случаются, когда работа приходит из разных источников.
• Разберитесь с непонятными задачами. Если вам поставили задачу, которую вы не можете выполнить, то работа над ней будет откладываться. Постарайтесь понять, что от вас требуется, или откажитесь от непонятной задачи.

1. Укажите сложность каждой задачи и время, которое нужно на ее выполнение. Например, в Scrum используют Story Points — это вес задачи. Он помогает распределять нагрузку. Маленькую задачу можно сделать в первую очередь или в перерывах между выполнением крупной задачи, когда хочется немного сменить деятельность.
2. Определите, есть ли вся необходимая информация для выполнения задачи. Сбор недостающих данных занимает время. Причем вы больше ждете, а не выполняете работу. Поэтому перед тем, как приступить к выполнению задачи, заранее попросите заказчиков предоставить полную информацию.
3. Подумайте, можно ли делегировать задачу. Лучшая задача та, которую можно передать другому.
4. Определите дедлайн. Нет смысла торопиться выполнить задачу, если до ее дедлайна много времени. Лучше сосредоточьтесь на срочных делах.

3. Организация

Когда вы знаете о задаче всё, можно приступать к ее визуализации, а также приоритизации и планированию. Для организации процесса работы все средства хороши.

План проекта для крупных задач

Для работы над проектами есть несколько инструментов. Можно выбрать один подходящий или комбинировать: дорожная карта проекта, диаграмма Ганта, отдельные доски для разных проектов. Мы подробно писали о работе с портфелем проектов в блоге.

Планирование по датам

Есть задачи, которые нужно выполнить в конкретное время, например, выступить на вебинаре или опубликовать пост. В Kaiten, если у задачи заполнены поля «Срок», «Дата» или «Timeline», вы можете отображать их не только на доске, но и в формате календаря.

Автоматизация

Для повторяющихся дел можно настроить автоматическое создание карточек. Например, раз в две недели вы проводите с командой собрание о результатах работы. Чтобы про него не забыть, можете создать карточку, которая будет появляться заранее на доске и напоминать о предстоящем мероприятии.

Метки для ориентирования

Некоторые задачи можно условно отнести к одной категории. Создайте систему тегов, которая будет помогать ориентироваться в задачах.

Наблюдение за делегированными задачами

Делегировать — не значит забыть о задаче. Создайте родительские и дочерние карточки и наблюдайте за прогрессом работы над задачами, которые вы передали в другие команды.

WIP-лимиты

WIP-лимит не дает выполнять несколько задач одновременно, а требует сосредоточиться на одной и довести ее до конца.

Классы обслуживания

Если у вас много задач разного вида, можете использовать классы обслуживания. Так неприоритетные, но важные задачи не будут пропадать из поля зрения и на них станет проще выделить время.

Заметки

Создать инструкцию, описать проект, подготовить статью вы также можете в документах Kaiten. Это удобнее, чем хранить текстовую информацию в другом сервисе.

4. Контроль

Сделал и забыл — это не про метод GTD. Нельзя один раз изучить задачу и ждать, когда до нее дойдет очередь. Периодически просматривайте задачи в очереди. Некоторые из них могут терять актуальность, и их нужно удалить, а какие-то становятся приоритетными, и к ним необходимо приступить быстрее, чем планировалось.

5. Действия

Разгрузив голову, вы можете приступать к выполнению приоритетных задач.

Недостатки и преимущества GTD

GTD актуальна для разных профессий. И у разработчика, и у рок-музыканта есть множество больших и маленьких задач, творческих и рутинных, с четким сроком и без него. Сам Дэвид Аллен в интервью «Лайфхакеру» говорил:

«GTD одинаково актуальна для всех, но те, кто её действительно применяет, объединены не по социальному, возрастному или географическому принципу — это люди с определённым складом ума... По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компании, или же может быть для них одинаково бесполезной».

Преимущества

• Снижает умственное напряжение. Не нужно запоминать большой объем информации и переживать, что вы забыли что-то важное;
• поддерживает рабочий тем за счет последовательности выполнения задач;
• дает представление о предстоящем объеме работы и ускоряет приоритизацию задач.

Недостатки

Внедрение метода GTD требует времени. Приложения для заметок, таск-трекеры, почтовые клиенты — всё это может помочь вам организовать работу и сосредоточиться на решении задач. Но рабочую доску нужно создать и организовать, а на почте настроить фильтры. Однако время, которое вы потратите на подготовку, окупится в будущем. Если вы не готовы потратить время, воспользуйтесь другими менее затратными методиками, например, матрицей Эйзенхауэра, которая просто предлагает разделить задачи на 4 категории:

• срочные, но важные,
• важные, но несрочные,
• срочные, но неважные,
• неважные и несрочные.

Внедрить GTD только для себя и в полной мере использовать его преимущества — нельзя. Неважно, насколько удобная у вас рабочая доска, если никто не добавляет на нее задачи. Неважно, насколько вы ограничили для себя количество времени для ответа на email, если все в компании ждут от вас моментального ответа. Либо вы вместе оптимизируете рабочий процесс, либо не ждите высоких результатов от метода.

Этот метод не решает фундаментальную проблему — загруженность рабочими задачами. Он лишь помогает сотруднику справиться с последствиями завалов и не пропустить все запросы. Однако их всё равно придется выполнять.

Продуктивность — это во многом командное понятие. Один продуктивный человек не сможет долго тянуть команду к успеху. Внедряйте полезные приемы в командные процессы, и тогда вы достигните максимальной продуктивности без перегрузок.

Итог

«Когда вы берётесь за какое-то новое дело, подписываетесь под необычной задачей — вас легко может смыть с доски. В этом нет ничего плохого, но благодаря структурному подходу вы знаете, за что браться и как выйти сухим из воды».

Дэвид Аллен для «Лайфхакера».

Необязательно следовать всем советам метода. Некоторые вещи вообще могут не подойти вашей работе или образу жизни. Возьмите из метода несколько полезных привычек, если они смогут снизить вашу тревожность.