Дашборды для руководителя проекта: от хаоса к порядку и счастью

Запутанные процессы?

Покажем, как навести порядок с помощью Кайтен — за 30 минут.

Записаться на демо

Представим себе обычного руководителя, который отвечает за работу отдела. Например, его зовут Андрей и он лидер одного из департаментов в IT-компании. Недавно с командой они запустили новый проект. 

Все идет классно: команда работает, приносит Андрею отчеты точно в даты вехов проектов, прожект ведет план-факт спринтов … И вот, итоговый статус-колл. Андрей подключается к нему и узнает о перерасходе бюджета на проект и риске срыва сроков релиза из-за перегрузки команды. Руководитель С-уровня спрашивает Андрея «Почему проект сгорел? Как ты мог этого не заметить?», а Андрей не может ничего ответить — команда же присылала отчеты, проджект следил за статусами текущих задач, все было в порядке.

Но Андрей сделал большую ошибку — он не видел всей картины. У него не было дашбордов, которые вовремя сигнализируют о рисках срывов сроков и бюджета, при этом не требует микроменеджмента и постоянного контроля. 

Почему Андрею не помогли стандартные отчеты и Excel-сводки? 

Отчеты — важная часть управления проектами. Но почему данные, собранные в Excel и еженедельные встречи о сверке статусов задач не дают результат?

Статичность 

Excel-сводка и презентация об эффективности команды за неделю не могут измениться в тот же момент, когда ключевой программист ушел на больничный. Они не отразят смещение сроков из-за отсутствия самого эффективного сотрудника. И когда прожект-менеджер принесет Андрею отчет за неделю, то тот не увидит реальных изменений в сроках, которые займет проект. 

Фрагментация данных

Человеку сложно быстро собрать всю информацию из разных источников и адекватно объединить все в один отчет, который покажет, как все цифры влияют на конкретную сторону проекта.

Например, Андрей узнает про перерасход бюджета. Чтобы найти причину и прогнозировать реальное увеличение затрат, ему нужно:

• просмотреть все финансовые отчеты проекта;
• изучить загрузку команды;
• открыть личные сообщения, почту, статичные отчеты, чтобы найти «утечку» бюджета.

И это все происходит в ручном режиме и тратит время Андрея, которое он мог бы распределить на более важные стратегические задачи. 

Отсроченная реакция

И когда Андрей сведет все данные, то они уже устареют — в течение дня сотрудники уже успеют выполнить какой-то объем задач или получить новые поручения от смежных отделов, которые заставят сдвинуть сроки проекта.

Слабая визуализация

В Excel есть очень простые графики, которые не учитывают все аспекты проекта, а создать дашборд, который будет сам обновлять в зависимости от внесенных данных, можно только через сложную систему макросов. При этом каждое изменение сотрудник вынужден сохранять в новой версии документа и рассылать ее коллегам.  

Высокая стоимость ошибки

Вышеперечисленные факторы приводят к тому, чтоб Андрей позже узнает о рисках. А чем позже команда начинает работать с рисками, тем выше затраты на их устранение и исправление ошибок. 

Например, на ранней стадии проекта Андрей мог бы изменить план действий команды, затратив 20 минуты своего времени. Это обошлось бы компании в 1 000 рублей. Когда проект уже был запущен, началась разработка продукта, программист может исправить какой-то баг или добавить новую важную функцию, которая сократит риск за 10 000 рублей. На финальной стадии, когда Андрей узнает о риске срыва сроков, компания должна вложить в дополнительную разработку 200 000 рублей. 

На каждом этапе стоимость предотвращения риска вырастает в разы. 

Дашборд для руководителя: что это такое и каким он должен быть 

Дашборд — это цифровая панель, где в реальном времени отображаются ключевые показатели проекта.

Свойства эффективного дашборда, которые отличают его от excel-таблицы:

• единое окно данных. Андрею больше не нужно заходить в разные таблицы и программы, чтобы получить полное представление о ходе работы — дашборд соберет все информации на одну панель за него;
• автоматическое обновление. Дашборд сам обновляет данные при изменении информации в одном из источников данных;
• нет ручного труда. Когда Андрей видит дашборд, ему не нужно ничего считать в голове или на калькуляторе. Панель выдает уже готовые данные, на основе которых можно делать выводы о работе команды. Некоторые дашборды даже визуально выделяют зоны риска;
• детализация. Дашборд может собирать данные не только о проекте целиком, но и по конкретной задаче или сотруднику. Андрей может оценить эффективность каждого члена команды и увидеть, какая именно задач или процесс мешают проекту двигаться.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Типы дашбордов: какой выбрать и как реализовать в системе управления проектами

Управленческие дашборды делятся на 4 основных вида, каждый из которых решает свои задачи. Выбор панели зависит от того, на каком уровне необходимо принять решение: на стратегическом, тактическом или операционном. 

Портфельный дашборд

Дашборд с портфелем проектов — самая масштабная панель, которая дает картину о работе всей компании. Заглядывать в портфель проектов необходимо при принятии стратегических решений, которые повлияют на ход работы всего бизнеса. 

Что может включать такой дашборд:

• ROI каждого проекта;
• затраты на направление;
• число занятых в проектах сотрудников;
• нагрузка на ключевых сотрудников;
• соответствие проектов OKR;
• задержки в работе каждого проекта;
• дефицит ресурсов;
• общий бюджет портфеля и его распределение.

Это неполный список показателей — конкретный набор метрик зависит от типа бизнеса.   

Портфельный дашборд нужен топ-менеджерам, руководителям C-level, руководителям направлений и департаментов, состоящих из нескольких отделов. 

Проектный дашборд

Проектный дашборд — это визуализация цифры по работе над конкретным проектом. Помогает прожект-менеджера и руководителя проекта (Андрею) принимать решения на тактическом и операционном уровнях.  

Какие метрики обычно входят в проектный дашборд;

• процент завершенных задач;
• статусы поручений;
• диаграмма Ганта;
• число открытых багов;
• статус тестирования функций;
• сдвиг сроков;
• распределение нагрузки команды по задачам;
• отклонения от запланированных сроков по каждой задаче. 

Пример использования: Андрей отслеживает, какие рутинные задачи занимают у сотрудников больше времени и разрабатывает стратегию передачи простых поручений ИИ.

Командный дашборд

Панель с информацией о команде помогает руководителям мониторить продуктивность и загрузку команды, принимать решения операционного уровня. Командные дашборды помогают тимлиду и руководителю отдела распределять нагрузку сотрудников и премировать самых продуктивных. HR c помощью дашборда видит, какие сотрудники приносят больше результат проекту, а каких лучше перевести в другой отдел, где они смогут эффективнее применять свои навыки. 

Что включает командный дашборд:

• Velocity — скорость работы команды по спринтам;
• спектральную диаграмму;
• общую производительность команды и каждого сотрудника в отдельности;
• учет времени;
• выполнение SLA;
• текучку кадров;
• эффективность потока;
• показатели выгорания и усталости сотрудников при наличии опросов о ментальном состоянии;
• распределение времени по задачам.

Например, такой дашборд может показать, что разработчики перегружены поддержкой legacy-кода или тестированием.

Функциональный дашборд

Эта панель содержит узкоспециализированные метрики по направлению или проекту. Подходит для принятия операционных решений. Пример показателей:

• Cash Flow;
• закредитованность каждого клиента;
• средний чек по каждому менеджеру отдела продаж;
• простои производства;
• число багов;
• конверсии маркетинговой воронки;
• LTV клиента.

Функциональные дашборды обычно используются в маркетинговых и финансовых отделах, где важны конкретные показатели, которые влияют на движение бизнеса.  

Например, отдел маркетинга с помощью функциональной панели может усилить один из этапов воронки, если увидит, что тот снижает конверсию в клиента. 

Примеры дашбордов в Kaiten

Какие дашборды есть в Kaiten, которые помогают вовремя сигнализировать о рисках и позволяют получать всю картину работы команды:

1. Суммарный отчет. Отчет с данными по завершенным задачам за определенный период. Помогает оценить и сравнить производительность команды за разные даты;

2. Cumulative Flow Diagram (CFD). Дашборд для оценки всего производственного процесса. Полезен для мониторинга объема и темпа выполнения поручений;

3. Диаграмма Ганта. Панель с загрузкой каждого сотрудника, сроками, взаимосвязями между задачами. Ключевой инструмент для управления ресурсами команды.

4. Распределение карточек. Помогает увидеть, сколько задач каждого типа выполняет сотрудник, и оценить, куда уходит его рабочее время;

5. Velocity, график скорости работы команды. График для оценки производительности Scrum-команды и прогноза завершения задач из бэклога. Необходим для прогнозирования набора задач на следующий спринт;

6. Контрольный график. Панель с количеством выполненных задач за определенный период и отклонением от сроков выполнения.

⭢ Больше примеров автоматических отчетов в Kaiten.

Какие задачи Андрей теперь решает с помощью дашбордов? Конец страданиям 

Андрей подключил дашборды. Разберем, как поменялась его работа.

Отслеживание трат бюджет на проект 

До дашбордов: раньше Андрей понимал, что он выходит за бюджет проекта только после его завершения, так как не видел прогресса растраты средств. 

После внедрения панелей: Андрей может сопоставить объем выполненной работы с затраченным бюджетом, вовремя увидеть перерасход и скорректировать его за счет оптимизации процессов. 

Видимость статусов задач и отслеживание рисков

До внедрения дашбордов: Андрей интуитивно считывал статус задачей. Или прожект-менеджер предоставлял ему отчетность за неделю в пятницу, которую он смотрел во вторник, из-за чего она устаревала. Он видел статусы задач недельной давности

После: Сейчас Андрей видит в режиме реального времени, где какая задача находится. У него есть точные данные и реальный прогресс. Если какая-то задача «застревает» на определенном этапе, он сразу это видит и может снизить риски, которые тянет простой. 

Мониторинг сроков ключевых вех

До: Задержки в первых ключевых вехах каскадно влияли на следующие сроки и сдвигали их. Из-за этого Андрей был вынужден просить дополнительный бюджет на оплату труда сотрудников и их переработки. 

После: Андрей вовремя замечает риск сдвига вехи и понимает, какому сотруднику, с какой задачей нужна помощь, чтобы предотвратить срыв срока. 

Распределение нагрузки команды, чтобы сотрудники не выгорали

До: Раньше Андрей просто согласовывал список задач, который должна выполнить команда, и не отслеживал нагрузку каждого сотрудника. Это приводило к тому, что одни сотрудники работали на себя много задач, другие же имитировали бурную деятельность и получали такие же бонусы, как и трудяги. 

После: Все члены команды получают равную нагрузку. Если какой-то сотрудник выполнил меньше, чем Андрей планировал, он может сразу уточнить у программиста причину и помочь ему справиться с задачей или вовремя передать поручение другому специалисту.

Управление несколькими проектами

До: Перед внедрением панели с показателями Андрей мог вести только один проект, который постоянно выходил за рамки бюджета или сроков: то бюджет раньше кончится, то срок сорвется, то качество кода просядет, то резко количество багов вырастет. При этом Андрей не понимал, почему это происходило и как на этой можно повлиять, поэтому он не мог взять новые проекты в работу. 

После: Благодаря автоматическому сбору ключевых показателей у Андрея больше времени на стратегическое развитие текущего проекта. Руководитель сразу заметил изменения к лучшему и дал ему вести еще один проект. Тем более, у Андрея появилось на это время — дашборд собирает всю информацию за него и вовремя подсвечивает риски, которые можно легко снизить на раннем этапе работы. 

Как внедрить дашборды. Пошаговая инструкция 

Как за 8 простых шагов внедрить дашборды, чтобы они помогали руководителю управлять проектами и рисками:

1. Определить KPI проекта и всего портфеля. Руководителю важно видеть на дашборде или в отдельном документе результат, к которому стремится команда. Это могут быть сроки, ожидания стейкхолдеров, затраченный бюджет, число реализованных функций.
2. Согласовать метрики с сотрудниками. Нужно рассказать о ключевых показателях сотрудникам, ведь именно они будут на них влиять. Это поможет понять смысл работы и получить мотивацию работать на бизнес-цели, а не на галочку в таск-трекере.
3. Определить типы отчетностей, которая будет актуальна для проекта. Для IT-проекта важные метрики — это Cumulative Flow Diagram, Время цикла, Контрольный отчет, Velocity и суммарный отчет. Все эти графики есть в Kaiten. Отделу маркетинга могут помочь суммарный отчет и аналитика распределения задач. Технической поддержки не обойтись без отчетности работы по SLA. Каждый проект требует своих специфических показателей.
4. Определить частоту созвонов по дашборду. Сверяться с данными полезно не только самому руководителю, но и сотрудникам, и стейкхолдерам. Сотрудников это смотивирует работать эффективнее, а стейкхолдеры получат реальную картину работы, что поможет удовлетворить их ожидания.
5. Визуализировать поток задач. Это можно сделать в таск-трекере. В Kaiten есть колонки-этапы и карточки для обозначения задач. Также дорожки для расставления приоритетов и возможность разместить несколько досок на одном экране.

6. Выровнять поток задач. С этим помогут WIP-лимиты, которые не дают сотрудникам брать задач больше, чем они могут сделать. Норму числа поручений можно установить вместе с подчиненным.

7. Поставить уведомления. В Kaiten, например, каждый сотрудник может установить себе напоминания об окончании срока и ежедневно получать сводку о текущих задачах и дедлайнах. Это сократит микроменеджмент со стороны руководителя — ему не нужно напоминать подчиненным о дедлайнах и поручениях, за него это сделает Kaiten.
8. Донести сотрудникам ценность дашбордов и заполнения данных. Руководитель не сможет получать актуальные данные по проекту, если только он будет вносить информацию и работать в системе управления проектами. Чтобы дашборды отображали реальную картину важно, чтобы каждый сотрудник обновлял данные в системе. Как обучить команду и справиться с саботажем внедрения нового ПО — читайте в статье.  

Заключение: почему дашборды – теперь must have для Андрея

С помощью дашбордов Андрей:

• вовремя замечает опасные моменты и вовремя предотвращает риски;
• получает актуальные статусы по всем направлениям проекта в режиме реального времени;
• отслеживать трату бюджета;
• мониторит нагрузку сотрудников;
• укладывается в KPI проекта;
• не тратит время на ручное заполнение и просмотр отчетов;
• больше уделяет внимания стратегии.

Также Андрей стал чувствовать, что может больше влиять на ситуацию в проекте, контролировать и отвечать за общий результат проекта. 

Частые вопросы и ответы