Что такое канбан-доска и как она работает на практике

Команда делает редизайн профиля. Дизайнер выложил макет в чат, разработчик начал верстать старую версию, маркетинг не знает, когда запуск. Задачи везде: часть в мессенджере, часть в Excel, часть — в голове. На встречах обсуждают не работу, а статусы.

В такой ситуации помогает канбан-доска (Kanban Board). Она показывает весь поток задач: что в работе, что ждет, где стоп. 

В статье разберем, что такое канбан-доска, как она устроена, зачем нужна и в каких командах особенно хорошо работает.

Что такое канбан‑доска

Канбан-доска — это инструмент, который помогает наглядно следить за задачами от их планирования до выполнения. Она показывает, на каком этапе находится каждая задача и где возникают задержки. Вот как выглядит простая доска для планирования задач:

Подобные канбан-доски используют как в крупных компаниях с сотнями сотрудников, так и в небольших командах до 10 человек. Ниже — несколько кейсов, как бизнес использует канбан-доски в системе Kaiten:

• В Додо Пицце реорганизовали систему тестирования с помощью Kaiten
• В«Удоканской меди» организовали портфельное управление проектами с помощью канбан-доскок
• «LADA Цифра» выстроила процесс разработки ПО в Kaiten
• Как Росагролизинг кастомизировал работу с досками под себя

Элементы канбан-доски

Рассмотрим их на примере нашей системы:

Колонки. Каждая колонка — это этап работы. Для базовой доски обычно достаточно таких колонок:

• Backlog/Очередь — идеи и задачи, до которых еще не дошли.
• In Progress/В работе — над задачей кто-то работает.
• Review/Проверка — ждет проверки или обратной связи.
• Done/Готово — задача завершена.

Но строгих правил тут нет — у каждой компании свои процессы и свои названия этапов. Главное — чтобы вам было удобно пользоваться доской задач.

Карточки. Каждая карточка — отдельная задача. В карточках указывают ответственные, сроки, приоритет, а также дополнительные поля при необходимости. Когда карточка проходит один этап, ее передвигают на следующий и так до колонки «Готово», откуда задачу можно перенести в архив.

Карточки можно открывать и работать с ними детально. Так, в Kaiten можно нажать на любую задачу и получить развернутую информацию о ней: описание, прикрепленные файлы, чек-листы и список дочерних задач.

Swimlanes. Это горизонтальные дорожки на канбан-доске, которые разделяют задачи по категориям, но при этом сохраняют общий процесс. Колонки остаются одни и те же, а вот задачи располагаются в разных рядах в зависимости от выбранного признака. Например:

• по типу задачи: фичи, баги, техдолг;
• по командам: фронтенд, бэкенд, дизайн.

WIP-лимиты (Work In Progress лимит). Они ограничивают количество задач в работе. Например, максимум 3 задачи на команду в колонке «В работе». 

WIP-лимиты помогают сохранить фокус на текущих задачах. Без них сотрудники могут хвататься за новые карточки, не доводя старые до конца. А с лимитом — сначала заканчивают начатое и только потом берут следующие карточки.

В каких случаях нужно использовать канбан-доски

Канбан-доски удобны, когда задачи идут потоком и требуют постоянного контроля статуса. Такая организация процессов подходит многим командам независимо от сферы. Например:

Разработка программного обеспечения. Допустим, команда делает мобильное приложение: баги приходят с разной срочностью, параллельно внедряются новые функции, тестирование может стопориться из-за занятости QA. Доска задач помогает наглядно видеть, где тормозится процесс — ревью, тесты, релиз — и гибко менять приоритеты.

Маркетинг и контент. Кампании, статьи, лендинги, рассылки — все эти активности проходят похожие этапы: идея, подготовка, согласование, публикация или запуск. Канбан-доска помогает отследить, на чем стопорится работа: правки не внесены, макет не согласован, задача повисла между отделами.

→ Читайте также: Как навести порядок в отделе маркетинга с помощью канбан-досок

HR и внутренние процессы. Найм, адаптация, обучение, оформление документов — все задачи повторяются и проходят понятный цикл. Канбан-доска показывает, на каких стадиях находится каждый кандидат и какие этапы занимают больше всего времени.

→ Читайте также: Kaiten для НR: как организовать работу рекрутеров от найма до онбординга

Согласование документов. Договоры, регламенты, политики тоже проходят этапы подготовки, согласования, например, с юристами, внесение правок, утверждение, подписание. Канбан-доска помогает отслеживать, где «завис» документ: ждет комментариев, лежит на подписи или возвращен на доработку.

Личное планирование. Если у вас десятки задач: работа, семья, обучение — канбан поможет разгрузить голову и зафиксировать, что запланировано, что в процессе, что готово.

Канбан-доску сложнее применить для слишком крупных задач. Например, долгосрочные Research and Development проекты или инфраструктурные изменения, где один блок может занимать месяцы, а другие зависят от него. Без декомпозиции доска просто превратится в набор «вечных карточек».

Однако при декомпозиции можно организовать портфельное управление проектами. Тогда на одной доске у вас будут только крупные задачи, статус которых обновляется не так часто, а на других досках — небольшие задачи с более короткими сроками.

Преимущества и недостатки канбан-досок

Канбан-доски делают работу команды более наглядной и управляемой, но у них есть как сильные стороны, так и ограничения.

Плюсы канбан-досок:

• Прозрачность — все видят, над чем работает команда. Не нужно спрашивать и назначать созвоны.
• Быстрая реакция — если задача застряла, руководитель может быстро вмешаться, чтобы узнать причину и устранить проблему. Это помогает избежать ситуаций, когда у сотрудника возникла сложность, но он рассказывает о ней в последний момент.
• Баланс нагрузки — WIP-лимиты не дают «заваливать» людей задачами.
• Плавное внедрение — для работы с доской не нужно ломать процессы. Начните  с базовых этапов работы или тех, которые сейчас приняты в команде, а затем постепенно детализируйте их или полностью измените, если команда к этому готова.

Недостатки:

1. Сложно организовать процессы, когда одной доской пользуются десятки сотрудников — команда начинает путаться, а задач становится так много, что сложно найти нужную информацию. 

Это можно исправить, если создать несколько досок и разместить их в разных пространствах, чтобы у каждой команды была своя рабочая зона. 

2. Нужно потратить время на регламентацию — без этого доска постепенно превратится в свалку задач без приоритетов, сроков и ответственных. 

Однако чтобы регламентация не занимала много времени, лучше не пытаться сразу продумать все до мелочей. Как и саму доску, регламенты можно развивать постепенно: начать с минимального набора правил, а по мере роста команды и задач добавлять новые договорённости — по мере возникновения реальных проблем.

Хранить регламенты лучше в одном месте с общим доступом для всей команды. Так ей будет проще адаптироваться.

Принципы канбана и что важно учитывать при работе с досками

Доска — основной инструмент канбан-метода, который используют для гибкого управления процессами. Подробнее о принципах этого метода можно узнать в статье. А ниже подсветим некоторые моменты, которые касаются работы с доской:

Один статус — одно состояние. Каждая колонка должна отражать конкретное и однозначное состояние задачи. Не стоит объединять в одну колонку задачи с разной степенью готовности, так как это вводит в заблуждение и мешает отслеживать прогресс.

Развивать доску можно постепенно. Работа с канбан-доской предполагает итеративное развитие процессов. Сначала можно добавить колонку с новым этапом, затем поэкспериментировать с WIP-лимитами и наполнением карточек. 

После каждого изменения можно собирать обратную связь от команды на ретроспективах или операционных встречах и продолжать дорабатывать доску.

Не плодите колонки. Избыточное количество колонок на канбан-доске усложняет восприятие и управление потоком задач. Например, если разбить стадию разработки на отдельные колонки вроде «В разработке», «Пишется тест», «Код написан», «Ожидает PR» — это создает визуальный шум и тормозит анализ: поток дробится, и понять, где действительно затык, становится труднее.

Чтобы сохранить ясность на доске, лучше объединить подэтапы в одном месте, а подзадачи перенести на отдельную доску. У таск-трекеров для этого есть специальные инструменты. Рассмотрим на примере Kaiten:

• Чек-листы — они отображаются внутри карточки. А если не хочется заходить в карточку, то можно просто нажать на значок чек-листа на фасаде карточки.

• Дочерние карточки — это подзадачи в виде отдельных карточек, которые можно перенести на другую доску.

Обновляйте доску. Доска — не архив, а отражение текущей ситуации. Она должна быть живой: задачи регулярно обновляются, лишние удаляются, статусы меняются. Если доска запущена, то она быстро теряет пользу и больше путает команду.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Как работать с канбан-доской на продвинутом уровне

Когда сотрудники научились двигать задачи и обновлять статусы, а управлять потоком стало проще, — можно улучшить опыт команды. Для этого в некоторых системах есть настройки автоматизации, встроенная аналитика и другие инструменты. Где-то их реализовали полноценно, а где-то — в упрощенной форме. Разберем функции, которые доступны в Kaiten:

Автоматизация ручных операций. Канбан-системы могут взять часть рутины на себя. Вот некоторые автоматические действия, которые можно настроить:

• Перемещение карточек. Например, если задача прошла проверку — она сама переходит в колонку «Готово».
• Назначение ответственных. Когда задача переходит в колонку «На проверке», система автоматически добавляет в нее руководителя исполнителя.
• Напоминания и уведомления. Если карточка стоит дольше трех дней — приходит сигнал в чат или на почту.

Отчеты и метрики. Какие показатели можно отслеживать с помощью канбан-доски:

• Lead Time — сколько времени проходит от старта до завершения задачи.
• Cycle Time — сколько времени задача находится в активной работе.

• Количество задач в каждой колонке — помогает отслеживать стабильность процессов и понимать, на каком этапе находится больше всего задач.

Блокировки задач. Если задача встала, ее лучше отметить как «Заблокирована» и указать причину. Например:

• ждет ответа от клиента;
• нужны ресурсы от другой команды;
• возникла внешняя зависимость.

На доске это отображается как отдельный статус или маркер на карточке. Благодаря этому команда сразу видит, что задача не просто «висит», а не может двигаться без внешнего действия. Это помогает не тратить усилия впустую и не забывать про зависшие карточки.

Автоматические ограничения. Помимо ручных WIP-лимитов, системы управления задачами позволяют настраивать автоматические ограничения. Это дисциплинирует команду и упрощает контроль со стороны руководителя, так как вероятность ошибок в процессах становится ниже.

Несколько примеров, как можно настроить ограничения:

• Если в колонке достигли WIP-лимита, система не позволит переносить туда новые карточки.
• Если исполнитель не заполнил чек-лист, он не сможет перенести задачу в другую колонку.
• Если родительскую карточку хотят перенести в «Готово», но при этом есть незакрытые дочерние карточки, система не даст это сделать.

Обязательные поля. Это еще один способ дисциплинировать сотрудников. Вы указываете, какие поля пользователь точно должен заполнить, а если он этого не делает, то на фасаде карточки появляется предупреждающая плашка. 

Руководителю будет достаточно пробежаться по доске, чтобы увидеть, в каких карточках не хватает информации и принять меры.

Канбан-доски: кратко

Канбан-доска — это визуальный инструмент, который помогает отслеживать задачи на всех этапах: от идеи до выполнения. Каждая задача отображается в виде карточки и перемещается между колонками, отражающими этапы работы.

• Канбан-доски полезны в задачах с повторяющимся потоком: от разработки и маркетинга до HR и личного планирования. Он помогает отслеживать статус, быстро видеть блокировки и управлять приоритетами. В Kaiten такие доски можно адаптировать под любые команды — от продуктовых до административных.
• Канбан-доски делают работу прозрачной, помогают сбалансировать нагрузку и внедряются без перестройки процессов. Но при большом количестве задач или отсутствии правил доска может превратиться в хаотичную свалку, особенно если ей пользуются десятки человек.
• Канбан не требует полной перестройки — можно начать с отображения текущего хаоса, чтобы понять, где проблемы. Постепенное развитие доски помогает улучшать процессы шаг за шагом. Вместо множества колонок стоит использовать чек-листы, подзадачи. 

Для работы с досками на продвинутом уровне нужны профильные системы. Например, Kaiten. В нем доступны автоматизации, автоматические отчеты, блокировки и ограничения на действия с карточками. Это помогает не только отслеживать поток, но и дисциплинировать команду.