«Поставили эти ваши OKR, а дальше что?». Инструменты и советы, которые помогут не сбиться с пути

Процесс внедрения OKR похож на выбор каркаса будущего дома — вы видите контуры и понимаете примерные размеры комнат. Но, поставив перед собой амбициозную цель, просто не знаете, за что хвататься.

С проектами так же. Зачастую после того, как поставлены и обсуждены цели, команда (или вся компания) сидит и недоумевает, что теперь со всем этим добром делать.

Такое может случиться, даже если сделать всё «по науке»: сделать реестр целей, ключевых результатов, назначить ответственных и т. д. Но на первом же чекине начинают выясняться неприятные новости, например:

• действий в цель по-большому счету не делалось,
• подход к работе никаким образом не изменился,
• ключевые результаты считаются неправильно,
• и многие другие типичные болячки.

В статье вместе с Романом Казаковым, OKR-коучем, экспертом и консультантом по управлению продуктами, поговорили о популярных ошибках, из-за которых OKR не двигаются, и поделились инструментами, которые помогут достигать целей.

Коротко — что такое OKR

OKR — это инструмент для постановки амбициозных целей с критериями их достижения и планированием. Главная задача OKR — сделать большие цели понятными и измеримыми, чтобы каждый член команды знал, куда он движется и что от него требуется.

👉 Подробнее про цели читайте в нашем гайде по OKR.

Какие ошибки допускает команда при работе с OKR

Как мы уже сказали, часто команды сталкиваются с тем, что их OKR не двигаются вперед. Основные причины здесь могут быть разные: от недостаточно четко определенных целей до отсутствия регулярного обзора прогресса.

Рассмотрим 3 самые популярные ошибки.

Забыть цель

OKR были поставлены, и... всё. Цели, как книга, купленная с большим энтузиазмом, просто остаются лежать на полке. Чтобы этого избежать, нужно регулярно возвращаться к своим OKR и обсуждать их на встречах команды.

Завысить ожидания

Если вы поставите перед командой цель в духе «покорить Эверест в шортах и футболке», не удивляйтесь, что команда почти не показывает результат. Хоть цели и должны быть амбициозными, но обязательно достижимыми.

Не общаться

Представьте, что каждый член вашей команды гребет в разные стороны. Как далеко уплывет такая лодка? Чтобы двигаться вперед, всем нужно грести в унисон, и для этого крайне важно общение. Поэтому нужно регулярно проводить встречи с командой и четко рассказывать о поставленных целях.

Как избежать ошибок — 3 инструмента

Как можно попробовать этого избежать? Нужно понимать, что недостаточно просто поставить цель. Вокруг целей и команд должна быть создана некоторая обвязка из процессов и другой регулярной деятельности. В этом помогут специальные инструменты.

Дорожная карта

Предлагаем начинать с дорожной карты. Это инструмент для работы над ключевыми действиями, которые помогают нам достичь целей или приблизиться к их завершению.

Суть в том, чтобы определить ожидаемые результаты работы на ближайший месяц или квартал. После этого сделать обратную декомпозицию, которая отвечает на вопрос «Какие инициативы нам нужно выполнить, чтобы получить ожидаемые результаты в срок?»

Создание такой карты поможет всем членам команды увидеть общую картину и понять, как их ежедневная работа помогает в достижении цели.

Карта должна регулярно сверяться и быть актуальной. К тому же дорожная карта помогает снизить прокрастинацию за счет наличия ближайших доступных шагов и инициатив.

Кстати, вы можете построить дорожную карту проекта прямо в Kaiten. В этом поможет вид пространства Timeline и модуль «Гант и ресурсное планирование».

В основе — диаграмма Ганта. Это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая визуализирует проект по хронологии. Проще говоря, последовательно связывает задачи друг с другом в виде графика.

🖍️ Подробная статья о том, как работать с диаграммой Ганта в Kaiten.

Календарь мероприятий

Если дорожная карта проекта показывает, куда вы идете, то календарь — это ваше расписание мероприятий, которые доставят вас из точки А в точку Б. Он включает все ключевые сроки и важные события на пути к достижению OKR.

Календарь будет полезен для случаев, когда нужно свериться с текущими обязательными регулярными мероприятиями и понять, как туда встроить встречи с разбором OKR.

Некоторые встречи можно совместить, но большинство из них, при условии полной прозрачности работы, могут быть удалены. Далее регулярные встречи прошиваются в календарь и соответствуют спринтам или каденциям для отслеживания прогресса.

«Исходя из моего опыта, следующее мое предложение состоит в том, чтобы перевести команду на работу в рамках недельных спринтов. Это согласуется с календарем и дорожной картой инициатив. Любой процесс изменений в плане рабочих операций может выглядеть достаточно трудоемко. И воспринимается командой или отдельными ее членами довольно болезненно.

Чтобы быть в курсе действий команды, возникающих препятствий и нарастающего недовольства, можно какое-то время поработать в формате недельных спринтов. Практика не обязательно приживется, но в самом начале использовать ее обязательно».

Общий канал для общения

Для актуальности работы и общего инфополя рекомендуется завести общий канал коммуникаций в рамках OKR, например, таск-трекер.

В нем могут храниться:

• напоминания о важных событиях;
• расписания;
• шаблоны презентаций;
• реестр целей;
• сигналы о препятствиях и зависимостях между командами, которые надо своевременно разрешать, и др.

«Очень важное дополнение: процесс движется, когда есть направляющие».

Следить всей командой за ним необязательно: это может делать один человек. В рамках OKR им может быть лидер OKR, OKR-мастер, OKR-коуч. Наличие такого специалиста в компании и командах обеспечивает большую вероятность успеха в достижении запланированных целей.

Итог

Как и в случае со строительством дома, ключ к успеху в работе с OKR лежит не только в четком плане и инструментах, но и в том, чтобы каждый день прикладывать усилия для реализации плана.

Чтобы не сбиться с пути:

• составляйте дорожную карту,
• сделайте календарь для ключевых событий проекта,
• создайте общий канал для общения в команде.

Также несколько простых действий, которые нужно иметь в виду:

1. Такие встречи, как демо или чекины, планируются заранее.
2. Любой желающий может задать вопрос по целям в реестре, чтобы к чекину на него был готов ответ
3. Нужно регулярно подтверждать актуальность целей и приоритетов.
4. Важно заранее начинать работу над целями следующего квартала (за месяц минимум).