Прозрачные взаимодействия между бизнесом и разработкой. Кейс «Всегда Да»

Частая проблема компаний, которые параллельно разрабатывают несколько проектов, — отсутствие прозрачного взаимодействия между заказчиками и исполнителями. Бизнес определяет приоритеты, устанавливает сроки и диктует свои правила, не имея полного представления о процессах, которые происходят внутри команд разработки. Отсюда вытекают сорванные сроки, невыполненные KPI и проекты, для завершения которых не хватает ресурсов.

С похожей проблемой столкнулись в компании «Всегда Да», которая занимается поставкой кредитных продуктов от банков на рынок. Сергей Левенец, руководитель фронтенд-разработки компании, рассказал, как с помощью визуализации в Kaiten удалось связать цели бизнеса с возможностями команд и организовать работу над десятками проектов в режиме «одного окна».

Коротко о компании «Всегда Да»

«Всегда Да» — это кредитный брокер, который занимается POS- и кэш-кредитованием. Это виды потребительских кредитов на торговых точках, когда через систему брокера отправляется заявка сразу в несколько банков, что повышает вероятность одобрения кредита.

Партнерами сервиса являются с одной стороны банки, а с другой — сами точки продаж, начиная от небольших бизнесов, заканчивая крупными торговыми сетями.

Деятельность компании подразумевает большое количество разработки — интеграционных модулей для интернет-магазинов, приложений, CRM-систем клиентов и прочее. Работа с каждым партнером является уникальным проектом.

От excel-файлов к формализации процессов

Раньше задачи от бизнеса к разработке поступали без определенной системы. Продакты вели excel-файлы со своими проектами, фиксировали в них задачи, но это не давало полного представления картины. Заказчики составляли список задач и проставляли сроки, без опоры на аналитику процессов исполнителей. Поэтому многие проекты часто не выполнялись в срок.

Поскольку заказчики не знали, что происходит внутри направления разработки, возникал резонный вопрос: «Почему задача не выполнена в установленный срок?».

Чтобы на него ответить, нужна была формализация процессов разработки и поступления задач от бизнеса. Нужен был инструмент, где на одной странице видно все проекты, которые делаются сейчас и должны быть сделаны в будущем.

Попробовав разные сервисы, «Всегда Да» выбрали Kaiten, так как в нем была возможность собрать все задачи на одном экране и подробно визуализировать рабочий процесс.

Нужен был инструмент, которым может пользоваться любой сотрудник. Чтобы был виден пул задач, все текущие и будущие проекты и куда компания стремится в целом. Kaiten дает возможность увидеть все это на одном пространстве, просто раскрыв все доски и дорожки.
Сергей Левенец, руководитель фронтенд-разработки «Всегда Да».

Десятки продуктов и сотни задач на одном пространстве

Компания одновременно разрабатывает десятки продуктов, за каждый из которых отвечают продакт-оунеры. Они являются связующим звеном между разработкой и бизнесом. А Kaiten — инструмент для визуализации этой связи. То есть в нем работают в основном бизнес-заказчики и владельцы продуктов.

Все проекты собраны на одном пространстве Projects Portfolio:

Для каждого стрима (направления) на пространстве создана отдельная доска. Доски, в свою очередь, поделены на дорожки, на каждой из которых ведется работа с задачами по конкретному проекту:

Доски можно развернуть и увидеть, какие задачи есть внутри этого проекта:

Таким образом в одном месте в удобном формате собрана вся информация по текущим и запланированным проектам, и все заинтересованные лица имеют к ней доступ. Раз в неделю бизнес-заказчики и продакт-оунеры собираются и проходят по карточкам, которые находятся в работе или уже готовы для разработки.

Еще раз подчеркнем, что Kaiten выступает в качестве инструмента управления проектами — визуализации, оценки и приоритизации задач между бизнесом и продакт-оунерами. Крупные задачи, зафиксированные в Kaiten, декомпозируются на более мелкие, и исполнители работают с ними в Jira. Ссылки на эти задачи привязываются к карточкам проектов в Kaiten.

Помимо общей визуализации удалось также наладить оценку сроков задач

Прежде чем попасть в колонку «to do» и перейти к разработке, карточки проходят через несколько предварительных этапов:

• Бэклог — здесь лежат все задачи, запланированные на будущее.
• Оценка — когда карточка попадает в эту колонку, продакт-оунер вместе с аналитиком и командой разработки составляют системные требования, проводят груминг, считают сколько нужно времени для решения этой задачи. И в итоге формируют “стоимость” задачи. Эта оценка фиксируется в карточке:

Увидев, сколько ресурсов потребуется на выполнение задачи, продакты устанавливают срок выполнения и приоритет задачи. Прозрачность в оценке трудозатрат позволяет брать в работу именно то количество задач, которое команда способна выполнить.

Раньше у разработчиков в Jira висело по 100 задач в «to do», и никто не знал, за что браться. Сейчас есть понятный пул задач с опорой на трудозатраты. В спринт берется количество работы, которое не превышает емкость команды. Это помогает соблюдать сроки.
Сергей Левенец, руководитель фронтенд-разработки «Всегда Да».

Подробное сравнение Kaiten и Jira можно найти здесь.

Система оценки сотрудников по KPI

В компании есть система премирования, основанная на KPI. При этом не было удобного сервиса для отслеживания ключевых показателей сотрудников. На рынке есть специальные HR-инструменты для этих целей, но они довольно дорогостоящие.

Тогда в компании решили использовать для этого Kaiten. У каждого сотрудника есть отдельное пространство, где он фиксирует свои KPI.

Колонки на доске оценки отображают этапы заполнения отчетности:

• В колонке «цели» лежат карточки с запланированными KPI, которые были выставлены в начале периода.
• В колонке «выводы» ведется оценка своих компетенций по стандартному шаблону.
• А в колонке «итоги» прикрепляются файлы с фактическими KPI, и проставляется оценка в процентах от их достижения.

И так по каждому кварталу или году.

Каждый сотрудник ведет оценку на своем пространстве, а у руководителей есть пространство, на котором размещены доски с оценкой всех сотрудников:

Мы уже 3 года работаем в Kaiten, и я вижу реальную пользу как для бизнеса, так и для разработки. Для бизнеса все стало прозрачно — заказчики видят, как команды работают, и устанавливают реалистичные сроки. Разработчики видят только те задачи, которые нужно брать в работу, и выполняют свои KPI. Ну и еще экономим на специализированном инструменте для постановки целей.
Сергей Левенец, руководитель фронтенд-разработки «Всегда Да».