Кейс Студии Чижова: как перенести работу SMM-агентства из «Битрикса» в Kaiten

Всем привет! Меня зовут Иван Никитин. Наша компания специализируется на комплексном продвижении бизнеса в социальных сетях и мессенджерах. Кроме работы с проектами, я также отвечаю за координацию работы между отделами. Недавно я начал изучать Канбан-метод. Согласовав с руководством, я решил провести эксперимент и внедрить его внутри компании. Расскажу более подробно об опыте, результате и нашем пути.

Как я понял, что нам нужен эксперимент

Осенью 2022 года я начал изучать Scrum и получил сертификацию ICAgile Certified Professional. Однако, я понял, что Scrum-трансформация не подходит для нашей компании. В поисках ответов я обратился за помощью к Agile-коучу Артему Гринякину, который проводил обучение. Его совет меня удивил — он рекомендовал использовать Канбан-метод для SMM, с уверенностью, что с его помощью мы сможем достичь хороших результатов.  Более подробно о Канбан-методе можно почитать тут.

Наша Студия и ее иерархия

На данный момент наша компания активно развивается и часто попадает в рейтинги успешных компаний. Мы сталкиваемся со сложными и увлекательными проектами, что требует четкой структуризации и организации работы внутри компании. Например, мы разработали управленческую структуру Студии и успешно используем ее в работе. Благодаря ей у нас появилось больше понимания в зонах ответственности и полномочиях.

Когда компания насчитывала 10-15 сотрудников, всё было проще. Сейчас у нас более 50 сотрудников, и их число постоянно растет, что приводит к увеличению количества взаимосвязей.

В нашей компании есть несколько производственных ролей:

• проектный директор, который управляет всем портфелем компании;
• тимлиды, которые руководят проектными группами. Эти «агентства в составе агентства» выполняют всю работу по проекту: обрабатывают заявки, продумывают стратегию, занимаются контентом и дизайном.

Всю работу ведем в «Битриксе», но я знаю, что многие дополнительно фиксируют свои задачи в Trello, Notion или просто в блокнотах. Сам я использую Singularity, там фиксирую некоторые рабочие моменты, чтобы не искать в чатах.

С ростом компании у нас возникла потребность в более точном прогнозировании сроков выполнения задач, в понимании загруженности каждого сотрудника и в общем виде проектов, над которыми мы работаем. Особенно подсвечивалась эта проблема, когда команды пересекались или один человек участвовал в нескольких проектах сразу. Поэтому я хотел найти аналог Битрикс24.

После обсуждения проблемы с начальством мне одобрили эксперимент. Я хотел совмещать работу в «Битриксе» и Kaiten, перенеся туда часть производственных процессов.

Моя цель — попробовать работу по Канбан-методу, проанализировать, как работает новый инструмент, какой опыт можно вынести и как начать получать важные метрики. Идеальным был переезд в Kaiten — хорошую альтернативу Битрикс24. При этом я понимал, что полномасштабно перенести все рабочие процессы не получится. Хотелось получить новый опыт.

Старт моего эксперимента

Учитывая, что мои знания Канбан-метода были получены только из книг и бесплатных материалов в сети, я решил начать с консультации.

Вышел на связь с управляющим партнером Kaiten — Артуром, который был рад помочь мне разобраться с необходимыми шагами.

На нашей первой встрече было много вопросов от меня  — я хотел свериться с правильностью своих действий и их последовательностью. Не пытался понять, с чего нам нужно начать, наоборот, описал смысл своего эксперимента и чего мы хотим добиться.

Договорились, что для начала нужно научиться фиксировать все приходящие задачи и понять, как проходит работа от момента подписания договора до конечного результата.

На моей первой Канбан-доске было три колонки: «Очередь», «В работе» и «Готово». Я вносил все задачи, старался вовремя передвигать их по доске и изучал Kaiten с его функционалом. Все процессы дублировал в системе управления проектами «Битрикс24», в котором работала команда.

Внедрение сотрудников и анализ данных

Когда я научился работать с разными типами карточек и минимально изучил инструментарий Kaiten — создал вторую доску для контент-менеджера.

Кристина наш стратег в Студии, поэтому она могла самостоятельно заносить задачи, передвигать карточки по доске и активно давать советы насчет дизайна фасада карточек задач. Очень необычной была ее просьба — не архивировать выполненные задачи, потому что количество проделанной работы в колонке «Готово» добавляло ей мотивации.

Кристина работала в плотной связке с нашим дизайнером — Катей Некрасовой, которой мы сделали отдельную доску. За основу взяли доску контент-менеджера, по дорожкам по типу работы не разделяли.

Далее — автоматизация. Мы связали доски контента и дизайна друг с другом. Кристина, в рамках своих задач по подготовке контента, прописывала техническое задание на визуал — задача автоматически падала в очередь к Кате. Когда работа по дизайну была выполнена и передвинута в колонку «Готово» — на доске контента она отображалась в колонке «Согласование». Кристина забирала визуал и могла начинать готовить текст для публикации.

Через несколько недель у нас появились метрики, которые были основаны на реальных цифрах. Выяснили, что всю работу по контенту мы выполняем за 3–4 дня.

В Kaiten есть автоматизированный график, по которому мы смогли проанализировать, сколько задач по контенту мы можем выполнить за один рабочий день. Если в работе у Кристины было не более 6 задач, то они закрывались в срок. А если их становилось больше, то производительность падала.

Подключаем всю команду

Параллельно с работой дизайнера и контент-менеджера, в Kaiten начали работу еще несколько специалистов: таргетолог, стратег и инфлюенсер.

Когда все адаптировались, мы создали общую доску нашей проектной группы. Разделили пространство на колонки и подколонки, на них отобразили этапы и создали для всех проектов отдельные дорожки.

У нас были такие этапы:

• «Очередь», где отображались все входящие задачи. В этой колонке работал только тимлид.
• «Стратегия», куда попадали все задачи, связанные с SMM-стратегией и включали в себя множество подзадач. Эта колонка имела вид чек-листа и автоматически формировала подзадачи для всех исполнителей, участвующих в разработке стратегии. Выполненные подзадачи отмечались в чек-листе с помощью автоматизации.

В последующие колонки уходили ясные и лаконичные задачи. Их формировал тимлид для каждого специалиста. У нас были такие этапы: «В работе», «На согласовании» и «Готово».

Это позволяло отслеживать количество запланированной и начатой работы у одного конкретного сотрудника и на каком этапе находится сам проект.

Этап «На согласовании» использовался проджект-менеджером для утверждения выполненной работы. Если корректировки были не нужны — карточка отправлялась в колонку «Готово».

Конец эксперимента и выводы

«Посмотрим, что вообще есть, узнаем новое и будем понимать, в какую сторону нам потом двигаться».

Эксперимент был нужен, чтобы мы протестировали новый сервис, научились применять на практике новый подход по ведению работы, отличающийся от привычной работы в «Битрикс». После завершения теста нам удалось перенять много ценного опыта и сделать выводы, которые легли в основу важных шагов по развитию нашей компании.

• Мы научились четко вести свои задачи, отслеживать процесс и собирать метрики, на основе нашей работы.
• Начали получать статистику, которая была основана на цифрах и данных, а не только на опыте наших тимлидов.
• Сформулировали понятный регламент по ведению проектов, которым сейчас и пользуемся.
• Планируем упорядочить и структурировать встречи по типам, чтобы исключить внезапные созвоны, которые мешают планировать рабочий день.
• Мы стали лучше понимать «Битрикс» и отметили в нем несколько полезных функций.

Мои личные наблюдения. Сравниваем Kaiten и «Битрикс»

Единое пространство для всех проектов

В Kaiten можно добавить несколько досок и построить четкую взаимозависимость между отделами, которая помогает разделить весь проект на ясные задачи для каждого сотрудника. В «Битриксе» нет возможности объединить все доски в одно целое — приходится переключаться между проектами по разным вкладкам, а это не дает увидеть всю картину целиком.

Коммуникация

В Kaiten нет чатов. Всё общение происходит внутри карточек, и только задействованные сотрудники видят это. Благодаря эксперименту мы стали чаще общаться внутри карточек в «Битриксе», что позволяет избежать информационного шума. Если нет полотна сообщений в чатах, значит, нельзя потерять задачу или неправильно ее понять.

Приложение

Меня приятно порадовало наличие мобильного приложения Kaiten, которое не уступает функционалу в браузерной версии. В нем есть все инструменты и опции, что и у десктоп-версии.

Документы

Редактор документов Kaiten мне понравился больше. В нем легче разобраться и сложнее что-то сломать, в отличие от редактора в «Битриксе».

Поля карточек и внутренний дизайн

Пока не увидишь — не поймешь. В Kaiten отсутствует любой визуальный шум — если ты не добавил определенные поля в карточку, то их не будет. Каждый, кто заводит новые проекты, видит обязательный минимум, и это не мешает работе. В «Битриксе» есть поля, которые мы никогда не используем, но они всё равно будут отображаться, и скрыть их нельзя. После недавнего обновления в «Битрикс» появилась возможность скрывать или разворачивать некоторые поля, а Kaiten позволяет настроить всё под себя.

Календарь

У Kaiten, как замены Битрикс24, нет сущности календаря. Первое время мне было сложно адаптироваться, потому что я привык пользоваться календарем встреч. В «Битриксе» есть несколько видов календарей: обычный, который позволяет назначать встречи, и календарь внутри проекта, где отображаются задачи. Плюсом ко всему, их можно связать и отобразить в обычном календаре задачи.

В Kaiten я быстро нашел аналог календарю встреч — добавил новый тип карточек и оформил его под созвон. Оказалось, что это достаточно удобно, и, главное, отображено в одном рабочем пространстве.

В заключение приведу аналогию с такси. «Битрикс» — Renault Logan, он всё равно тебя довезет, но aux и кондиционер к нему не будут прилагаться. А с Kaiten можно не следить за маршрутом через навигатор и не переживать, что опоздаешь на встречу — доедешь, да еще и с большим удовольствием.