Как команда Agile-коучей Сбера работает в Kaiten

У нас есть группа agile-коучей внутри Сбера, неформальная команда из пяти человек, работающая с общими заказчиками: специалисты по Scrum, Kanban и управлению продуктами. Мы занимаемся «внутренним консалтингом» крупных направлений деятельности банка по разным практикам управления рабочими процессами.

В этом кейсе я расскажу, как мы организовали наши рабочие процессы в Kaiten. Мы не обрабатываем персональные данные и другую чувствительную информацию, поэтому нам нужен был просто удобный «tool на каждый день», для управления своей ежедневной активностью, с доступом только для своих.

Коротко объясню, как строится наша работа:

• Мы работаем квартальными периодами. В среднем за квартал у нас в работе бывает около 40 задач от небольшого  консультирования, до проведения крупных тренингов.
• Помимо этого мы проводим менторинг scrum-мастеров в командах, которые выпускают различные продукты Сбера.
• Какие-то задачи мы делаем индивидуально, а какие-то совместно друг с другом в зависимости от их объема и требуемых навыков.
• У нас нет жестких правил от заказчиков касательно приоритета входящих задач. Мы сами их формализуем и в зависимости от того, помогут ли они достичь глобальных целей компании, проставляем приоритет.

Когда я присоединился к команде, ребята вели свои задачи в Trello, просто трекали задачи в to do, in progress, done. Поскольку команда небольшая, им было достаточно этого функционала. Единственное, что смущало — это большое количество задач на одном экране.

Мы провели STATIK и определили, что нам нужно:

• В целом иметь понятное визуальное представление того, над чем мы работаем;
• Разделить задачи на несколько потоков;
• Подсветить приоритеты задач;
• Создать удобное пространство для работы не только с индивидуальными, но и с совместными задачами.  

Для реализации этих задач мы решили использовать Kaiten, в первую очередь потому что он позиционировался как удобный инструмент для Kanban-визуализации, там была встроенная функция разделения задач по дорожкам, которая была недоступна в прошлом инструменте, да и просто хотелось протестировать отечественную разработку.

Буфер для входящих задач, классы обслуживания и доска «Готово» — как устроено рабочее пространство в Kaiten

Сейчас наше рабочее пространство устроено таким образом:

В зоне backlog лежат задачи на будущее, которые мы бы хотели сделать, но пока что не взяли их в квартальный план. Запланированные же мы помещаем на основную доску.

Основная рабочая доска отражает универсальный жизненный цикл всех задач. Это не просто «to do – doing – done», а еще несколько предварительных буферных стадий, которые помогают понять, на чем сфокусироваться и сколько усилий нам нужно будет приложить.

• В колонке «to do» лежат задачи, запланированные на текущий период.
• Затем идут этапы «Предварительное согласование», «Согласование» и «Подготовка». Это некая буферная зона, в которой задачи фильтруются и уточняются прежде чем попасть в работу. Это позволяет не брать в работу одновременно большое количество задач и избежать блокировок.
• Основная  работа с задачами ведется в колонке «Активная фаза».
• Далее следует этап «Сопровождение», когда работа выполнена, но задачу нужно некоторое время еще держать на контроля для возможных консультаций.

Еще есть горизонтальное деление доски на дорожки:

• Две дорожки для классов обслуживания. Первая для фокусных задач, вторая — для обычных. Это помогает видеть приоритеты.
• Третья дорожка нужна для работы с задачами определенного заказчика, так как с ним работает один конкретный специалист. Он использует эту дорожку как «индивидуальную доску» в рамках общей работы.

Выполненные задачи попадают на доску «Готово». Она разбита на дорожки по кварталам, чтобы можно было быстро провести ретроспективу за определенный период.

Чтобы визуально обозначить, кто за какие задачи отвечает, мы используем теги. Можно отфильтровать пространство по своему тегу, и на нем останутся только нужные задачи.

Одно правило помогает расставлять приоритеты и завершать начатые задачи

На старте заказчики дают нам разные вводные о важности задач, но наш сервис не сильно формализован, поэтому мы можем сами устанавливать приоритеты внутри своей системы управления.

В первую очередь мы смотрим, работают ли эти задачи на достижение наших глобальных целей. Если да, то повышаем приоритет, если нет — понижаем, затем распределяем по дорожкам. А дальше следуем основному правилу:

То есть мы фокусируемся на том, чтобы быстрее довести начатые задачи до «Готово». А если появляется новая задача, то на Kanban-митинге смотрим, есть ли у нас свободный ресурс и определяем, готовы ли мы взять обязательство или нет.

Помимо основного направления работы наша команда курирует учащихся в «Школе scrum-мастеров»

Это длительная программа подготовки для scrum-мастеров в командах, которые создают IT-продукты Сбера.

У обучения есть определенный жизненный цикл, который длится несколько месяцев. Наша задача — сопровождать скрам-мастеров, которые учатся в школе. Для организации этой деятельности на том же пространстве у нас создана вторая доска:

• Каждая карточка — это группа, в которой ученик проходит практику, и за которой нам нужно наблюдать.
• Колонки отражают этапы тренинга: начало прохождения, 1 этап обучения, 2 этап, завершение курса.
• При переходе карточки на новый этап в ней формируется шаблонный чек-лист: какие стадии нужно пройти с учеником и его командой, чтобы тренинг был завершен.
• Дорожки отображают подразделения, из которых пришли запросы.

Таким образом мы видим прогресс каждого участника тренинга, понимаем, сколько времени нам нужно потратить на обучение и что именно нужно сделать.

Достаточно одного взгляда на пространство, чтобы получить аналитику по задачам

Раз в неделю мы проводим Kanban-митинги, открываем пространство и проходимся по всем задачам справа налево по классам обслуживания. Сразу видим, на каком этапе находится работа, какие задачи застряли и принимаем решения, что нам нужно сделать, чтобы быстрее довести их до завершения.

В конце каждого квартала составляем ретроспективные отчеты, глядя на задачи, которые расположены на доске «Готово» в дорожке определенного периода.

Собственно, это все, что нам нужно знать. Мы организовали это пространство, чтобы управлять собственной работой, поэтому более детальные отчеты для предоставления заказчикам нам не нужны.

Что мы имеем в результате

Kaiten для нас — это система, которая наглядно показывает на чем сфокусировать свои усилия:

• Мы не теряем задачи, не храним их в голове, не забываем про них;
• У нас есть прозрачная система приоритетов;
• Мы можем легко получить ретроспективу того, что сделали за квартал;
• Мы создали удобный буфер для работы с входящими задачами, чтобы работать над ними равномерно и закрывать их быстрее.