Путь к мечте: как стать человеком завтрашнего дня с помощью Канбан

Жизнь человека можно рассмотреть как продукт, которому также требуются наблюдение и постепенное улучшение путем выполнения задач и добавления новых. Мы еще со школы привыкаем вести учет рабочих дел — записываем домашнее задание в дневник, пишем список продуктов для магазина. Но с личными задачами так работать никто не учит. В лучшем случае, вести to do list или ежедневник, более продвинутые могут использовать таск-менеджер. Но у всех этих методов есть большой минус — сложно запланировать долгосрочные цели и идти прямым курсом к их исполнению.

Как поставить самому себе большие, вдохновляющие цели, не бросить их на полпути и идти к ним с удовольствием? Своим личным опытом поделится Сергей Кунцевич.

Преамбула

Для реализации моего замысла был взят подход Impact Mapping, в который добавлены идеи Саймона Синека, Джона Стрелеки и Джоша Сейдена, а также немного OKR и Flight Levels. Основу непрерывного улучшения заложили ценностями бизнес-философии Кайдзен, которые и были воплощены с помощью Канбан-метода.

Исходные данные на момент создания системы были такими: лишний вес, выгорание, прокрастинация, бессмысленная активность и прочие мелкие бытовые трудности. Простые житейские неурядицы, которые, накапливаясь, снижают качество жизни.

Чтобы преодолеть их и жить счастливой жизнью, необходимо стать лучшей версией себя. Так я сформулировал свою мечту. Но мечта — вещь абстрактная, для реализации она нуждается в конкретике.

Как начать: карта целей

Самое важное — ответить на вопрос «Ради чего я живу?», поскольку этот ответ дает нам видение, которое и становится смыслом всей будущей деятельности.

Первый шаг — создать карту ума (mindmap). Она состоит из шести блоков:  «Мечта»,  «Инициативы по достижению», «Годовые Цели», «Выгоды», «Результаты» и «Активности», которые отвечают на основные вопросы —  «Ради чего?», «Зачем?», «Как?» и «Что?». Это — визуализация пути к мечте.

Сердцем системы является ответ на вопрос «Ради чего (я живу)?» — это Цель существования / смысл жизни / мечта.

А также «Зачем?» — это направления движения к мечте или результаты для понимания достижимости результата (конкретика для абстрактного), которые  назвал «Инициативами». Проще говоря, как я пойму что мечта сбылась. Это глобальные, но более четко сформулированные идеи, которые задают вектор исполнения мечты.

Моя мечта — «Жить счастливо во благо людей и окружающей среды» — расходится на четыре направления:

• «Я путешествую по миру более двух месяцев в году»;
• «Менеджмент лучшего места для работы»;
• «Окрыляю и вдохновляю людей своим творчеством, выступлениями и просто тем, кто я есть (влияю на мир)»;
• «Говорю по-английски на уровне свободного владения»;
• «Упражняю разум, тело и дух ежедневно, чтобы всегда развиваться».

Этот блок отвечает за смысл всей системы. Про мечту в рамках этой системы я уже сказал — это некое абстрактное глобальное желание. Переходим к целям.

Цели представлены на третьем уровне декомпозиции и как правило ограничены временными рамками одного года, т.е. годовые.

Все вместе составляет стратегию или план жизни.

Переходим к следующему блоку. Каждую цель нужно декомпозировать до выгод. Это еще больше конкретизирует цель и показывает, как именно мы поймем, что достигли этой цели.  Одну из годовых целей — «Стать сильным и выносливым» — я разбил на выгоды следующим образом:

1. 30 мин на гребном тренажере
2. 1000 разгибаний тела
3. 5 мин вис на турнике и т.д.

Выгоды — это драйверы нашей активной деятельности, выраженные в созданном продукте, оказанной услуге или, как в этом случае, в улучшении жизни. Также выгоды можно считать способами достижения цели.

Результаты — это то, на что мы затратили усилия; пакеты работ / активностей.

Визуализация стратегии в Kaiten

Карта с целями и путями их достижения построена. Далее необходимо создать из этого персональную канбан-систему, используя пространства Kaiten.

Я разбил систему на три уровня и для каждого создал отдельное пространство:

• Уровень 1: Внимание
• Уровень 2: Намерения
• Уровень 3: Цели

Три уровня визуализируют и связывают описанную выше систему. Доски также соединены между собой, и на них видно, как постепенно выполняются задачи на пути к мечте.

Уровень 3: Цели

Этот уровень самый глобальный из трех. Здесь отмечены указанные на карте цели на год. Остальные уровни детализируют эти цели (об этом расскажу далее).

Для сохранения баланса я разделил свои цели по направлениям деятельности, описанным выше. И для удобства визуализации разбил доску на дорожки.

При перемещении карточки в столбец «Реализация» для нее создается дочерняя карточка на Уровне 2: Намерения.

Уровень 2: Намерения

Пространство для планирования активностей во времени, которые помогают достигать целей.

Доска «Идеи» представляет собой условный бэклог. Это очередь элементов системы, которые помогут воплотить запланированные цели.

Доска «Намерения» помогает планировать активности на определенные горизонты времени — на год, на ближайший месяц и на текущую неделю. Таким образом задачи не находятся в одной общей очереди, и видно, что и когда нужно или можно сделать.

Каждый отрезок времени (год, месяц, неделя) разбит на две колонки — «Сделаю» и «Запланировал». В первой колонке расположены карточки без срока исполнения, во второй — активности со сроком. Задачам или группам задач без дедлайна прописываются определенные правила выполнения («как я это буду делать») чтобы сформировать привычку. Например, у упражнения «Пробежка» нет точного дня выполнения, но у этой практики есть правило — я выполняю ее два-три раза в неделю. И так с другими подобными задачами.

Задачи разбиваются не только по колонкам, но и по дорожкам. Дорожки включают в себя карточки, связанные между собой общей идеей / целью.

На доске «Результаты» располагаются готовые или отмененные активности.

Уровень 1: Внимание

Это конкретный план задач на день, я заполняю эту доску с утра.

Доска разделена на три сектора: «В фокусе» — там указаны активности, о которых нужно помнить; «Сегодня» — планы на текущий день; «Результат» — выполненные и отмененные элементы.

Все три уровня связаны между собой с помощью закрепленных досок и системы родительских и дочерних элементов, что позволяет оперативно создавать связанные карточки между ними. Уровень 3: Цели связан с Уровнем 2: Намерения.

С Уровня 2: Намерения на Уровень 1: Внимание карточки переходят из горизонта планирования текущей недели.

Немного тактики от автора системы

Практики

Так я называю повторяющиеся активности или группы активностей — спортивные упражнения и другие ежедневные или еженедельные постоянные действия. Чтобы не создавать постоянно одинаковые карточки для уровня Внимания, я завел несколько материнских карточек на уровне Намерений (в горизонте планирования недели). И когда необходимо, например, постоять в планке, создается дочерняя карточка с задачей «Практика планки» в колонку «В фокусе».

Таким образом, при минимуме карточек на досках создаются все необходимые связи между ними и передается вся нужная информация.

Групповые активности или пакеты активностей

Так я называю цепочку активностей общей продолжительностью меньше недели. Чтобы не создавать несколько карточек (и не засорять доску), для таких дел я завожу отдельную карточку с чек-листом, разбивая задачу на подзадачи. Такой подход позволяет сфокусировать внимание на одном большом деле.

WIP-лимиты

В Канбан-методе применяются ограничения на количество одновременно выполняемой работы. Это применимо и для таких систем личностного роста. Проще говоря, скажи нет многозадачности и учись завершать начатое.

Ограничения вводятся на Уровне 3: Цели — так как большое количество задач на этом этапе может снижать их ценность. И, разумеется, на Уровне 1: Внимание — иначе дел в какой-то момент станет слишком много и они лавиной утянут за собой.

Для Уровня 2 WIP-лимиты не устанавливаются, так как сегментация доски на год, месяц и неделю позволяет распределить задачи и не вызвать перегрузку доски.

Зачем это нужно?

В основе философии Kaidzen, которой я пользовался при создании своей системы, лежит идея непрерывного самосовершенствования: каждый элемент является частью большего (например, выполняя планку я добавляю каждый раз 5 сек, что делает меня на шаг ближе к поставленной цели — 10 минут). Если в случае работы кто-то может навязать исполнение ритуалов и обязательство двигать карточки, то с личными делами все иначе. По сути, никому, кроме вас, это и не нужно. Никто не может насильно заставить заниматься саморазвитием.

Что я получу?

Понимание, что вы хотите сделать, чтобы стать счастливым и удовлетворенным своей жизнью, и подробный план по достижению этого состояния. Именно поэтому я предлагаю начать планирование с мечты и медленно раскручивать мечту до целей, и действий.

Благодаря этому карточки будут пропущены через фильтр, который позволит отсеять навязанные кем-то задачи и оставить только то, что на самом деле имеет личную ценность. Если все цели связаны с мечтой, к которой вы стремитесь, каждая задача на канбан-доске будет иметь вес, и каждое движение карточек будет радовать.

А что еще?

Ведение персонального канбана позволяет разгрузить голову. Если информация о мелких вещах, наподобие количества секунд в планке записана в удобной форме, если планы уже составлены, все встречи запланированы — голова становится свободной для новых идей и творчества. Персональная система — это осознание и контроль своей жизни.

Если вам интересна тема персонального канбана, самосовершенствования и целеполагания, Сергей готов пообщаться и подробнее рассказать о своем опыте.

Делимся его контактом: https://www.linkedin.com/in/sergey-kuntsevich/