Как бизнес-клуб научил более 100 предпринимателей работать с задачами в Kaiten
История о том, как таск-трекер заменил хаотичные списки дел на прозрачную систему контроля и выполнения обязательств
Когда работа превращается в поток идей и энтузиазма, порядок кажется лишним. Но даже самой вдохновленной команде нужна структура, чтобы не утонуть в задачах. Так команда одного из курсов в рамках некоммерческого бизнес-клуба Терра нашла способ системно работать — и научила этому десятки предпринимателей.
Один из кураторов курса Дмитрий Бандурин поделился, как Kaiten помог выстроить процессы без иерархии и бюрократии, сохранив при этом энергию единомышленников.
О нашей деятельности
Я, Дмитрий Бандурин, работаю в команде курса в рамках некоммерческого бизнес-клуба Терра. 3 года назад команда энтузиастов этого клуба запустила бесплатное обучение для руководителей и предпринимателей, которое называется «Команда образования», или КО.
Задача в рамках обучения — помочь ученикам эффективнее управлять бизнесом и делать его прибыльнее. Для этого мы рассматриваем бизнес с разных сторон: от правильного планирования и постановки целей до масштабирования и поиска сотрудников. Обучение состоит из нескольких блоков:
- лекции;
- семинары;
- игровые тренинги;
- мастермайнды с разбором индивидуальных запросов учеников.
Курс идет потоками по два месяца. За три года провели 10 потоков обучения. На каждый поток регистрируется 100-120 человек. После отбора остается около 40, а до финала доходит около 20. Первый поток (27 поток Терры по счету) был 19 человек, а выпускниками стали 6. Текущий поток (36 поток Терры) был 37 человек, а выпускниками стали 17. Конверсия в целом по всем потокам составляет 55% ученика в выпускника. Через наше обучение уже прошло 310 учеников и выпускниками стали 169 человек
В команде КО прилагают усилия 23 человека. Каждый из них — действующий управленец, который присоединился к нам на добровольных началах и работает бесплатно, так как видит пользу в своем вкладе. В команде все участники равны, поэтому у нас нет подчиненных и жесткой иерархии, но есть ответственные за направления.
Зачем нам понадобился таск-трекер и как мы пришли к Kaiten
Управлять 23 энтузиастами без единой системы невозможно — нужно ставить задачи, отслеживать их исполнение и дедлайны. Поэтому мы хотели упростить управление внутренними процессами курса. Как решили реализовать задумку:
1. Обозначили подходящий инструмент. Требовалось синхронизировать работу людей, которые работают в разных направлениях и находятся в разных городах. Так как большинство людей в команде пришли из IT, нам было привычно работать в таск-трекерах, поэтому решили перенести процессы в единую систему.
2. Начали искать подходящий продукт. Сначала думали организовать работу в Jira и подключить Confluence, чтобы вести базу знаний. Но поняли, что из-за ухода Jira с российского рынка пользоваться ей будет неудобно. Плюс не каждого получилось бы подключить к системе. Стали искать альтернативы и смотрели YouGile, YouTrack, Taiga. Ничего из этого нам не подошло.
3. Остановились на Kaiten. Мы обратили внимание на этот таск-трекер примерно 2 года назад. Он зацепил бесплатной версией, которой хватало для наших нужд и для быстрого старта. Понравилось, что там низкий порог входа и есть все нужные нам опции: чек-листы, кастомные поля, дедлайны, ссылки на ресурсы. Добавлять их было просто, без сложной настройки.
Когда решили вопрос с выбором продукта, приступили к его внедрению.
Внедряли по принципу обратной связи пользователей
Мы не стали усложнять переход, поэтому оставили в Kaiten дефолтные поля и сразу приступили к работе в системе. Хотелось, чтобы сотрудники сначала попользовались, а уже потом мы скорректировали пространство на основе их запросов.
Когда получили обратную связь от команды, добавили то, чего не хватало: дополнительные поля, объяснения по использованию. Также был написан регламент для внутреннего использования, чтобы у кураторов проекта не было вопросов о том как вести задачи в Kaiten.
Главное — мы всем объяснили, зачем нужна система, чтобы каждый понимал ее необходимость и работа в Kaiten была осознанной, а не по принуждению. Все это позволило перевести процессы в систему без сопротивления и сильных сложностей со стороны команды.
Допустили ошибки на старте, но потом все исправили
Несмотря на простой переход, сначала мы неправильно использовали Kaiten. Объясню, в чем именно были ошибки:
На каждый поток обучения заводили по одной карточке. Это были просто карточки без меток и названиями по типу «31 поток». Внутри каждой из них проставляли ответственных, дедлайны и списки задач. Например:
- провести совещание;
- сформировать программу;
- забронировать коворкинги;
- записать видео знакомства.
Каждую подзадачу делали пунктом чек-листа внутри карточки. Из-за этого чек-листы получались гигантскими, но поначалу такой вариант был относительно удобным. Мы могли 1 раз составить чек-лист, а потом дублировать его в новые карточки для каждого потока и слегка подгонять их под новые задачи.
В чем была проблема: каждый раз нам приходилось менять дедлайны у пунктов чек-листа, но ответственные не получали об этом уведомления. Плюс в общем списке было сложно найти нужную подзадачу, отследить общий прогресс и понять, какие задачи в работе, а какие нет — приходилось считать вручную. Это было не так критично при небольшой команде, но когда она разрослась, отслеживаемость процессов стала нулевая.
Я предложил изменить подход и работать так, как это делают в рамках методологий разработки ПО. А именно решил отказаться от чек-листов и статусов «готово-не готово». Вместо этого сделали канбан-доски с несколькими этапами и для каждой задачи стали заводить отдельную карточку. Колонки на доске классические: «Очередь», «В работе» и «Готово».
Теперь люди по направлениям накидывают задачи в общую очередь, обрабатывают их по мере необходимости, а выполненные переводят в статус «Готово».
Как устроено пространство
У нас в Kaiten нет сложных настроек автоматизации, ограничений и блокировок. Но даже базовых инструментов достаточно, чтобы упростить командную работу. Расскажу, как мы организовали рабочие пространства:
У нас две доски. Первая — OKR, там еще по-старому ведем задачи через карточки с чек-листами. Как только завершим незакрытые задачи, откажемся от этой доски. Вторая — контроль выполнения задач, здесь текущая работа по новой методологии с задачами.
Когда есть большая задача, ответственный сам решает, как ее оформить, сам создает карточку, назначает ответственных, добавляет в очередь и двигает ее в другие этапы.
У нас много направлений, поэтому завели метки — каждому направлению соответствует метка. Сейчас меток 14, по каждой их можно посмотреть ход выполнения задачи.
Используем дочерние карточки. Большие задачи мы декомпозируем с помощью чек-листов, но если они не подходят, то создаем отдельные карточки, с которыми работаем параллельно.
Используем доску для общих встреч. В начале месяца мы созваниваемся с командой и смотрим прогресс по направлениям. Теперь не нужно уточнять у каждого, какую задачу он брал — достаточно посмотреть на доску и быстро пройти по статусам. Сразу видно, какие задачи просрочены, и можно посмотреть, что пошло не так.
По итогу встречи каждый сотрудник берет новые обязательства и добавляет задачи на доску. Такой формат для нас удобен, так как все работают удаленно и часть ребят находятся в других городах, поэтому не всегда могут быть на связи. Kaiten избавляет нас от дополнительных встреч и уточнений в чате, ведь ход работы можно смотреть на доске.
Kaiten помогает разгрузить голову. В рамках обучения я также отвечаю за техническую составляющую и помогаю коллегам, если у них что-то не работает. И чтобы не разбирать эти запросы в переписке, теперь использую Kaiten. Коллеги просто создают задачи, а я, когда появляется время, захожу в пространство и смотрю список карточек. Если есть незавершенные задачи, которые поставили на меня, добавляю их в расписание и выполняю.
Как стали использовать Kaiten для работы с учениками
Чтобы управлять достижением целей, мы используем методику OKR. В начале каждого потока проставляем цели, показатели и значения, которых хотим добиться, описываем результат и ищем показатели, которые на него влияют. Все это заносим в Kaiten, а в конце потока собираемся и смотрим, чего добились.
Работать по OKR мы предлагаем и ученикам. Через время заметили: мы достигаем результатов, а ученики не все.
Одна из проблем — ученик берет обязательство, но никуда его не записывает, не декомпозирует и не отслеживает. Как итог, договоренность нарушается. Чтобы исправить это, мы обязали учеников вести обязательства и управлять требованиями в Kaiten.
Несколько потоков назад мы внедрили эти изменения, а перед этим записали видео для учеников, где объясняем, как работать с Kaiten.
Теперь расскажу, как мы выстроили обновленный формат обучения:
1. На каждом мастермайнде ученики берут обязательства на неделю по своему бизнесу. Если раньше обязательства брали на словах, то теперь мы требуем, чтобы их заносили в Kaiten. Это помогает уйти от риска забыть договоренности.
2. Каждый ученик заводит себе отдельное пространство в Kaiten и приглашает туда кураторов. Это нужно, чтобы мы могли наблюдать за процессом.
3. На своей доске ученик описывает детали своего обязательства. Как правило, у него есть точки А и Б. То есть текущее состояние его бизнеса и то состояние, к которому ученик хочет прийти. Для достижения цели предприниматели ставят задачи и перетаскивают их в колонку «В работе».
Также каждый ученик указывает в описании «цену слова» и «плюшку»:
- «Цена слова» — это действие, которое предприниматель должен сделать, если не выполнил договоренность. Например, дать какую-то сумму случайному прохожему.
- «Плюшка» — это приятное действие, которое предприниматель выполняет при выполнении обязательства. Допустим, купить то, что давно хотел, но не позволял.
«Цену слова» и «плюшку» каждый указывает сам, здесь у нас нет обязательных требований, но есть рекомендации. Цена слова должна быть такой, чтобы она приносила пользу самому участнику, но ему её делать крайне не хотелось. Плюшка тоже должна быть соразмерна выполненной работе. Такая простая механика позволяет держать учеников в фокусе.
4. Перед созвоном ученик пишет, что сделал. Для этого прикладывает в задачи файлы, скриншоты, ссылки на презентации. Это важно не только для проверки с нашей стороны, но и для самого предпринимателя — в любой момент он может вернуться к задачам и посмотреть свой прогресс.
5. Смотрим прогресс в Kaiten на очных занятиях. Каждую неделю проходят мастермайнды, где мы спрашиваем с учеников заполненный Kaiten и принимаем по нему отчетность. Если не делаешь, то на такой случай у нас есть определенные штрафные санкции. А если регулярно не выполнять обязательно, то можно вылететь с курса.
С одной стороны, это жёстко, но с другой — наша команда работает бесплатно. Единственное, что мы просим взамен — вовлеченность учеников. Поэтому просто прийти посидеть и послушать не получится. Нужно брать обязательства по своему бизнесу и выполнять их, а Kaiten помогает нам это отслеживать.
Для многих предпринимателей Kaiten оказался открытием
Работники в сфере IT и маркетинга привыкли работать в таск-трекерах. Для них это обыденный инструмент, которым сложно удивить. То же самое касается и сотрудников крупных компаний. Но есть большой пласт предпринимателей, которые либо незнакомы с подобными системами, либо знакомы, но не знают, что их можно применять для своих задач.
Многие дорастают до использования CRM, где тоже есть выполнение задач и доски. Но они заточены на отслеживание этапов воронки продаж.
Для таких предпринимателей Kaiten становится инструментом, который меняет подход к работе. Например, кто-то может удивиться тому, что выпуск новой продукции на Wildberries можно оформить в виде этапности: запрос продуктов, выбор цены, поиск поставщика, заказ поставки. При этом в рамках заказа может быть куча подзадач по взаимодействию с разными поставщиками с отложенным контролем. И все это можно контролировать в Kaiten.
Голова предназначена, чтобы думать, а не хранить информацию. Поэтому мы показываем ученикам, что хранение информации можно поручить Kaiten. Когда открываешь его, видишь всю информацию и уже на ее основе принимаешь решения. Причем с помощью единой системы ты можешь принять намного больше решений, чем когда хранишь информацию в голове. Ведь если рассчитывать только на память, то обязательно что-нибудь забудешь, пропустишь и не учтешь.
Планируем прививать ученикам культуру регулярного менеджмента с помощью Kaiten
На текущий момент мы используем Kaiten больше двух лет. Для нас и наших учеников это простой инструмент с низким порогом входа, который дает результат. Люди становятся эффективнее, выполняют больше обязательств и достигают целей.
Сейчас мы думаем немного переработать процесс работы для учеников и больше погрузить их в принципы управления. Это нужно, чтобы прокачивать три управленческие компетенции: планирование, делегирование, контроль. Все они ложатся на Kaiten и на канбан-метод.
Важно не только самому работать с досками, но и приглашать туда своих работников и постепенно масштабировать опыт на всю компанию: назначать ответственных, отслеживать дедлайны, добавлять свои поля, этапы промежуточного контроля. Так предприниматели увидят регулярный менеджмент не только в книжках, но и в применении. Тогда при открытии Kaiten они увидят картину бизнеса целиком.
