Как CPO организовать работу продуктового отдела в Kaiten

Кейс ActiveCloud: как с помощью Kanban-метода наладить коммуникацию между отделами, сократить ежедневные созвоны и повысить производительность команд в три раза

ActiveCloud, кейс, клиентский опыт, визуализация работы, таск-трекер, организация задач, аналог и Jira и Trello

Привет! Меня зовут Артём Трубин, я работаю в компании ActiveCloud на должности директора по продукту. В момент, когда я пришел в компанию, у команд не были налажены рабочие процессы, все задачи назначались через почту, а руководство было недовольно скоростью выполнения проектов.

У команды развития продукта и отделов, которые с ней связаны, был запрос на изменения. И я взялся за это. Уже через полгода усилий мы достигли 3 уровня зрелости по модели Kanban Maturity Model, на котором построена синхронная кросс-функциональная работа разных отделов с целью достижения общих результатов.

Мы только недавно перешли на этот уровень и впереди еще много задач, чтобы его закрепить. Но уже сейчас хочется поделиться своим опытом по внедрению Kanban-метода в рабочие процессы компании и тем, что из этого вышло.

О компании

Мы продаем облачные решения для организации работы офисов. В моем подчинении 4 product-менеджера, аналитик, а также в общем доступе находятся отделы R&D и биллинга.

Прежде чем внедрять новые механики, я обозначил наши проблемы:

  • плохо налажены пути коммуникаций между отделами, все задачи ставились через почту;
  • отсутствовала приоритезация новых задач;
  • заказчики не понимали, на каком этапе находится их проект и когда он будет готов;
  • не было карты взаимозависимостей, из-за чего смежные отделы не понимали важность выполнения работы в срок;
  • ежедневные созвоны длились по несколько часов, но часто были безрезультатны.
Компания не достигала целевых показателей из-за отсутствия слаженной работы всех команд и отделов.

После анализа проблем и обсуждения с экспертами я решил, что нужно внедрить Kanban-метод с применением некоторых Scrum-процессов. Так как для внедрения Scrum в чистом виде необходимы объединенные команды с узкопрофильными специалистами для работы в формате «end-to-end», которых по ряду организационных моментов у нас не было.

Меня радовало то, что в компании все были готовы к переменам. Для работы выбрали Kaiten, потому что в нем имелись все необходимые инструменты для работы по Kanban-методу.

Визуализация проектов

Для начала мы определили, по каким проектам ведется работа и какие команды отвечают за них. Для этого создали пространство «Координация», разделили доску по дорожкам с разными направлениями. Все проекты закрепляются на этой доске на определенной дорожке, по мере выполнения карточка передвигается по этапам.

Многие этапы разделены на более детальные подэтапы с использованием вторичных колонок. С такой визуализацией система становится вытягивающей. Например, этап разработки разделяется на «В работе» и «Готово». Если карточка находится в колонке «Разработка — Готово», то это означает, что задача выполнена разработчиками, готова к тестированию и будет перемещена на следующий этап только после наличия ресурсов для тестирования.

Так мы получаем верхнеуровневую визуализацию работы с портфелем инициатив.

Пример доски для отображения инициатив в Kaiten
Пример доски для отображения инициатив в Kaiten

Проработка инициатив и точка принятия обязательств

Мы делим доску на 2 части:

  • доска Upstream, которая включает в себя этапы по проработке инициатив и принятию решений;
  • доска Downstream, которая отвечает за этапы по реализации проектов и передачу в продакшен.
Здесь важно отметить, что в этот процесс включены инициативы не только по разработке и изменению продуктов. Это могут быть инициативы и по изменению бизнес-процессов компании или внедрению внутренних систем для повышения эффективности. В этом случае в Upstream мы исследуем и тестируем предлагаемое изменение, а в Downstream —  внедряем изменения в регулярный бизнес-процесс.

Две части разделяются этапом «На разработку», который является нашей точкой принятия обязательств. Если карточка инициативы прошла по всем этапам Upstream и попала в Downstream, это означает, что данная задача проверена и имеет весомый бизнес-эффект. И команда должна взяться за ее исполнение, доведя инициативу до продакшена.

Визуализация общей доски с Upstream и Downstream
Визуализация общей доски с Upstream и Downstream

С помощью этой системы мы можем эффективно управлять потоком входящих заявок: в работу берутся только те задачи, которые имеют обоснованную ценность как для компании, так и заказчиков.

Upstream: принятие решения о ценности инициативы

Наша главная цель — сократить риски для компании и выполнять только те задачи, которые принесут выгоду для компании. Чтобы наша цель исполнялась, мы внедрили несколько этапов: валидация, исследование и тестирование инициатив.

Доска Upstream
Доска Upstream

Инициативы, которые мы получили со всей компании (как мы это делаем — лучше рассказать в отдельной статье), отправляются в общую очередь, откуда менеджеры по продукту забирают карточки на валидацию. После проверки инициативе присваивается тип: продукт, проблема или идея.

Затем карточки пропускают через специальные фильтры, чтобы до реализации дошли только те, которые подходят под регламент компании. Фильтр помогает определить, например, соответствует ли данная инициатива OKR организации.

Пример карточки инициативы с полем «Фильтр взятия в работу»
Пример карточки инициативы с полем «Фильтр взятия в работу»

В зависимости от типа инициативы карточкам присваиваются чек-листы с определенными критериями, которые отличаются друг от друга исходя из категории. Чек-листы помогают product-менеджерам понять, стоит ли двигать проект дальше или его нужно отсеять.

Автоматизированный чек-лист, который появляется на этапе «Валидация»
Автоматизированный чек-лист, который появляется на этапе «Валидация»

После прохождения всех этапов проверки для инициативы, которая двинулась дальше, должна быть сформулирована гипотеза. Чтобы снизить когнитивную нагрузку и ввести единый формат работы для всех сотрудников, гипотезы формируются автоматически в комментариях по шаблону.

Шаблон гипотезы в комментарии внутри карточки
Шаблон гипотезы в комментарии внутри карточки

Если инициатива соответствует всем требованиям компании, мы передвигаем ее в колонку «Исследования». В этой колонке происходит сбор данных и анализ проекта.

После чего приступаем к тестированию. Перед тем как передавать проект в разработку, нам нужно получить обратную связь от внутренних или внешних клиентов. Мы проводим A/B-тесты, собираем фокус-группы, демонстрируем MVP и т. д.

Если результат теста успешный, мы передвигаем карточку на этап «Анализ и оценка для внедрения в продакшен». На этом этапе идет анализ и сбор данных по затратам, ТЗ и другим вопросам, которые нужно прояснить для реализации инициативы в продакшен.

Важно отметить, что чек-листы присутствуют на каждом из вышеописанных этапов. Они помогают соблюдать сроки и регламенты по рабочему процессу.

Чек-лист на этапе «Анализ»

Когда инициатива прошла все эти этапы, мы передвигаем ее в колонку «На разработку». На этот этап переходят те проекты, которые принесут компании бизнес-велью, а ресурсы на ее исполнение не будут потрачены впустую и мы имеем все необходимые данные для реализации. Тут наступает наша точка принятия обязательств, то есть проекты из этой колонки попадут в Downstream и будут исполняться.

Точка принятия обязательств — колонка «На разработку»
Точка принятия обязательств — колонка «На разработку»
Нужно отметить, что далеко не все инициативы попадают в продакшен. Есть метрика, которая показывает процент отсеивания — Discard Rate. У нас она сегодня держится на уровне 30% — это то, что не идет в продакшен. Но это не значит, что инициатива полностью отсеивается, мы можем «припарковать» ее на будущее, если видим потенциал, но сейчас не время или нет ресурсов.

Downstream: внедряем инициативы в продакшен

Во втором процессе Downstream, который направлен на реализацию проектов, есть несколько этапов:

  • этап разработки,
  • этап тестирования,
  • этап оформления документации и обучения,
  • этап по ограниченному запуску,
  • этап публичного запуска,
  • этап с анализом обратной связи.

Наличие этапов позволяет отслеживать актуальные состояния задач и быстро решать проблемы, которые мешают исполнению. Например, если в очереди на разработку стоит много задач, то мы можем быстро найти и устранить причину.

Доска Downstream
Доска Downstream
Поделитесь своим опытом работы в Kaiten Если хотите рассказать о своем кейсе, управленческом опыте или стать соавтором статьи, напишите нашему редактору d.lebedeva@kaiten.io

Распределение проектов среди команд

Когда инициатива переходит в исполнение — карточка проекта распределяется на конкретную команду или специалиста. С помощью дочерних карточек задачи создаются на отдельных досках разных отделов.

У каждого отдела есть своя доска, которая спроектирована с учетом рабочих нюансов. К примеру, на рабочем пространстве команды менеджеров продукта мы разделили доску на дорожки, чтобы развести задачи членов команды.

Доска product-менеджеров с делением на дорожки
Доска product-менеджеров с делением на дорожки

Главная карточка будет отражать прогресс и всю работу по проекту, а отдельные команды будут видеть только свои задачи, с которыми будет вести работу на отдельных досках.

Подзадачи, необходимые для реализации проекта
Подзадачи, необходимые для реализации проекта

Коммуникация между командами — внедрение Service desk

Изначально в компании была плохо налажена коммуникация между смежными отделами. Один отдел ставил задачи другому, но не знал? ведется ли работа по их заявке и когда она будет исполнена.

Чтобы решить эту проблему, внедрили модуль Service desk, который реализовал сервисный подход к взаимодействию между отделами.

Внутри пространства каждой команды есть отдельная доска для приема входящих заявок.

Если заказчик использует Kaiten, он может создать карточку с задачей и разместить ее на доске «Запросы к …..» , а также подписаться, чтобы получить уведомление о начале работы с заявкой.

Доска-очередь для запросов к продакт-менеджерам от других команд
Доска-очередь для запросов к продакт-менеджерам от других команд

Если команды-заказчика нет в Kaiten, то заявку можно направить через специальный сервис модуля Service Desk.

Заказчик получит оповещение о том, что его задача принята в работу, а команда-исполнитель увидит эту задачу в виде карточки на своей доске и получит уведомление о новой заявке.

Пример карточки-заявки от команды заказчика
Пример карточки-заявки от команды заказчика

Внутри отделов есть SLA по первичной реакции на новую заявку. Например, мы гарантируем, что команда-заказчик получит уведомление о том, что его заявку увидели и взяли в работу, в течение 4 часов. Конечно, исполнитель может не успеть выполнить задачу за это время, но заказчик будет уверен, что его заявка не потерялась и будет выполнена в ближайшее время.

При таком взаимодействии запросы от команд друг к другу становятся видимыми и не теряются. К тому же мы учимся мыслить на уровне общего результата, который команды поставляют совместно.

Наши результаты через полгода работы по методу Kanban

За полгода мы проделали огромный путь в развитии команд по модели зрелости  Kanban Maturity Model. На начальном уровне каждый специалист работал независимо, но благодаря нашим усилиям мы достигли третьего уровня зрелости, где различные команды синхронно взаимодействуют друг с другом для достижения общих результатов.

Скорость решения вопросов выросла в три раза.

Стоит отметить, что такой быстрый рост связан с активным участием всех команд и их запросом на перемены. Но мы понимаем, что процесс изменений и развития постоянен, поэтому нам есть куда расти!

Встречи между отделами стали более эффективными — мы не тратим большое количество времени на собрания и двигаемся согласно теме встречи, которая понятна благодаря визуализации.

У нас появилась понятная система приоритезации когда все рабочие процессы находятся в одном пространстве, всем становится проще жить. Руководство видит, куда направлены ресурсы команд, поэтому может прогнозировать сроки выполнения. А у отделов появляется четкая картина тех задач, над которыми нужно работать в первую очередь.

Благодаря автоматизации и налаженным рабочим процессам у всех членов команд появляется время и энергия, которую они направляют на достижение комплексного бизнес-результата.

P.S. Я на связи в Telegram @trubinart

Успешные компании уже используют Kaiten. Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно.

qiwi сколково abbyy эксмо skyeng home credit додо пицца мегафон

Попробовать

Получите подробную презентацию Kaiten

Укажите email — куда отправить презентацию
Email *
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь получать письма от Kaiten, и также соглашаетесь с  условиями обработки персональных данных.