10 причин, почему ваш таск-трекер не работает

Рекламное описание большинства таск-трекеров (менеджеров задач, цифровых досок и др.) обещает, что именно их продукт поможет команде леко управлять проектами и добиться выдающихся результатов.

Но на практике, итог от большинства попыток внедрения в работу таск-трекеров звучит примерно так: "забросили через месяц".

На основе своего опыта руководителя и консультанта, сформулировал 10 причин, почему внедрение таск-трекера может не принести желаемого результата.

1. Мышление "задачами" вместо "ценности, поставляемой клиентам"

Пример. Цель проекта - передать заказчику работающую в его лаборатории методику анализа лекарственного препарата. Над проектом работает 2 команды: отдел разработки методик и отдел валидации. Отдел разработки создал методику, отдел валидации ее отвалидировал. Но по итогу, заказчик не смог эту методику использовать на имеющемся у него оборудовании: т.е. задачи, поставленные в рамках проекта формально выполнены, а цель проекта на достигнута.

Работа только на уровне атомарных задач, часто приводит к проблемам:

• за поставку конечного, завершенного результата заказчику не отвечает никто
• специалисты не видят ценности в своей работе, что снижает мотивацию

Как лечить

Визуализировать единицы работы, "распознаваемые заказчиком" как ценность. Для нашего примера ценностью будет являться валидированная методика, внедренная у заказчика.

Является ли единица работы ценной для закачизка можно с помощью вопроса "Готов ли заказчик принять у нас ЭТО?".

2. Задачи "спускаются сверху", нет возможности вытягивать

Много таск-трекеров устроены так, что задачи спускаются "сверху": руководитель создает задачи, назначает на них ответственных и дедлайн.

Получается "двойной удар" по мотивации людей:

• человек не берет задачу явно в работу (а значит и не принимает по ней явных обязательств), не "владеет" задачей
• у специалиста нет возможности выбрать интересный ему проект/задачу

Как лечить

Выбрать сервис управления задачами, позволяющую людям самостоятельно "брать задачу" в работу - чаще всего это цифровая доска:

3. Неограниченный объем задач в работе

Типичная картина: 33 задачи в работе, из них 8 срочных, 2 горящих, 3 "еще вчера", одна - от верховного шефа. А новые задачи все прибывают и прибывают.

К чему приводит:

• конфликтующие приоритеты (непонятно, за что хвататься в первую очередь)
• увеличение сроков выполнения работ
• непредсказуемость в сроках и качестве
• перегрузка команды (привет, выгорание)

Глядя на доску людям должно быть понято - что делать, над чем работать в первую очередь. Если доска выглядит как на картинке - хочется ее поскорее закрыть и больше никогда не открывать.

Как лечить

Ограничить количество задач, находящихся одновременно в работе, т.е. ввести WIP-лимит:

При наличии WIP-лимита мы можем вытянуть новую задачу, только когда появился "пустой слот", а для этого нужно завершить одну из задач, находящихся в работе. Т.е. WIP-лимит стимулирует завершать задачи.

4. Нет приоритета задач "справа"

Пример. В работе находится 7 задач. Руководитель все внимание команды фокусирует на новых задачах, только взятых в работу. Из-за этого задачи, находящееся на финальной стадии остаются незавершенными, а клиенты не получают результата, который ожидают.

Как лечить

В первую очередь фокусироваться на задачах, находящихся "справа", т.е. в максимальной степени готовности. Это поможет быстрее достаавить ценность клиентам.

5. Коммуникация и обмен документами ведутся не "в задаче"

Где ведется коммуникация и обмен файлами - там и будет внимание людей. Если это все происходит не "в задаче" внутри трекера, а в почте, чатиках или где-то еще, большой необходимости заходить в систему у людей не будет.

Как лечить

Выбрать систему, позволяющую вести коммуникацию и обмен файлами прямо в карточке задачи:

6. Руководство действует в обход системы

Руководитель ставит задачи в обход системы: пишет на почту, в чатик, просит "сделать по-быстрому". Это приводит к тому, что важность задач в системе снижается, работа над задачами приостанавливается, сроки растут и становятся непредсказуемыми.

Как лечить

• Руководителю формулировать задачи только через систему, все задачи вносить явно
• Вести коммуникацию только в карточке конкретной задачи, не писать на почту, в мессенджеры

7. Таск-трекер не позволяет измерять и наглядно показывать "время производства"

Некоторые руководители фокусируются на "количестве часов", которые сотрудик непосредствнно работал над задачей, а не на том, сколько времени ушло чтобы поставить результат заказчику.

Например, сотрудник работал над задачей 1 час, но ждал данные 8 недель. Вопрос - через сколько заказчик получил результат, который ждал?

Как лечить

Выбрать таск-трекер, который позволяет автоматически измерять и наглядно отображать время нахождения задачи на каждой стадии.

👉 Подробнее про учет рабочего времени

8. Таск-трекер не позволяет визуализировать блокировки

Срок выполнения задачи/проекта, часто в 10-50 раз (!) превышает "чистое" время, которое над ним ведется работа.

Большую часть времени задача/проект находится в режиме "ждем". Ждут обычно когда решится проблема, которая не дает делать проект дальше: появится недостающая информация, материалы или реактивы, примется решение, заработает сломанный прибор, освободится нужный специалист и сделает свою часть работы, руководитель/заказчик даст обратную связь, ответит поставщик......

Глядя на доску на ниже не понятно, есть ли какие-то проблемы, не дающие продолжить работу?

Как лечить

Выбрать трекер, позволяющий явно обозначать заблокированные задачи

9. Нет явных правил распределения мощности

Пример. Лаборатория фармацевтического предприятия выполняет 3 вида работ для разных "внутренних заказчиков":

• разрабатывает новые препараты (заказчик - директор по развитию);
• решает задачи от производства (заказчик - начальник производства);
• помогает отвечать на срочные запросы и замечания минздрава при регистрации препаратов (заказчик - отдел регистрации).

Каждый внутренний заказчик будет считать свои задачи приоритетными, требовать их немедленного взятия в работу и исполнения.

Т.к. мощности лаборатории ограничены всегда будет кто-то недоволен, и кроме-того, в работу может быть взята не та работа, что важнее для бизнеса в данный момент, а работа от заказчика который "кричит громче всех".

Как лечить

В Канбан методе есть специальная роль - Service Request Manager (SRM), который отвечает за то чтобы команда (отдел, сервис) выполняли то что нужно бизнесу, а внутренние заказчики договаривались между собой.

В качестве первого шага, можно визуально разделить задачи, выполняемые для разных заказчиков, по отдельным дорожкам на доске. Таск-трекер должен позволять делать такую визуализацию:

10. Процесс и доска не пересматриваются

Со временем любой процесс "зашитый" в таск-трекер может устареть: перестать отображать реальность, перестать быть актуальными, не давать нужный уровень наглядности для принятия решений.

Как лечить

Периодически (например, раз в квартал) собираться для обсуждения процесса и его отображения в таск-трекере.

Важно использовать трекер, который позволит визуализировать оптимальный для бизнеса и команды процесс, а не подстраивать процесс под трекер.

Об авторе

Дмитрий Новиков — аккредитованный Кабан-коуч (KCP Kanban University). Помогает лабораториям и R&D центрам добиваться предсказуемости в поставке результата, снижать время выполнения проектов. Имеет 15-летний опыт в химическом R&D, 6-летний опыт руководства лабораторией.

Подробнее о работе Дмитрия Новикова читайте в его блоге.