Жизнь как проект: от верхнеуровневого планирования до реализации жизненных целей

Жизнь — ваш самый главный проект.

При планировании и реализации рабочих проектов мы привыкли следовать определенным правилам — ставить долгосрочные и краткосрочные цели, раскладывать сложный процесс на составляющие, распределять ресурсы. Чтобы в итоге получить максимум выгоды от вложенных затрат.

Но что мешает применять тот же подход в обычной жизни и максимально эффективно использовать собственные ресурсы для достижения главной цели — счастья?

Допустим, есть у вас мечта — дом у моря. Пусть это будет долгосрочная цель.

Выбрать участок, составить проект, рассчитать бюджет, оформить кредит — это уже подзадачи, которым можно задать четкие таймлайны на временной шкале.

Погулять с женой по парку, сделать поделку с ребенком, починить диван дома — это задачи «бэк-офиса», которые, может быть, и не не помогают в реализации основного проекта, но без их выполнения ваша «компания» не сможет нормально функционировать.

В реальности все сложнее — глобальных целей в разы больше, приоритеты меняются, ресурсы ограничены, делегировать некому. Так что проект «Жизнь» оказывается даже сложнее, чем организация бизнес-процессов в крупной компании.

Герой нашего кейса — пользователь Кайтен — выпускник МФТИ, эксперт разработки, бывший предприниматель, муж, отец, христианин — Лев Безбородов. Он подошел к организации быта как к работе над крупным проектом, начиная с верхнеуровневого планирования разных сфер жизни и заканчивая реализацией каждой подзадачи.

2 уровня планирования — детализация планов и реализация

На прошлом месте работы и за годы предпринимательства я приобрел культуру ведения задач в таск-менеджере. А со временем начал понимать, что семья — это в общем-то тоже бизнес, которому не помешает оптимизация.

Всю организацию жизнедеятельности можно разделить на две части:

• Есть верхний уровень — планирование, когда нужно определить, чего именно я хочу добиться за определенный период.
• И нижний уровень — исполнение, то есть как именно, когда и за счет каких ресурсов я буду эти цели реализовывать.

Проблема в том, что невозможно одновременно находиться на обоих уровнях, держа всю информацию в голове. Когда углубляешься в исполнение, теряется общая картина. А если сфокусироваться только на верхнем уровне и строить новые и новые планы — ничего не реализуешь.

С Kaiten я смог решить эту проблему. Он стал для меня инструментом как планирования верхнего уровня, так и реализации своих деятельностей — рабочих и не только.

Story-maps для планирования и пространства для реализации

Для верхнеуровневого планирования крупных целей я использую Story maps. Отдельные сторимэпы для каждого направления деятельности:

• Домохозяйство
• Работа
• Здоровье
• Супружество
• Проекты
• Управление
• Отцовство
• Христианство

Как все устроено, объясню на примере сторимэпа Домохозяйство.

На верхнем уровне отмечены глобальные цели: ремонт в одной квартире и ремонт в другой квартире. Ниже каждая из них декомпозируется на цели поменьше: ремонт на кухне, ремонт в туалете, интернет-кабель, установка дверей и т.д.

И так по всем сферам. Есть долгосрочное планирование и понятная декомпозиция — все наглядно отмечено на карте, понятны взаимосвязи.

Дальше от планирования нужно перейти к реализации — выполнять точечные задачи, которые способствуют достижению выбранных направлений. Исполнение регулируется на пространствах Kaiten.
Опять же, для каждой сферы жизни — свое пространство, и каждое из них связано с соответствующим сторимэпом. Все они имеют схожую структуру — я воспользовался готовым шаблоном досок Kaiten. Есть доска с колонками «В плане», «В работе» и «Готово», а также горизонтальное деление по приоритетам «Срочно», «К дате», «Стандартно».

Такой формат помогает вытащить всю информацию из головы и зафиксировать ее, чтобы ничего не упустить. Что определенно способствует достижению цели.

Грубо говоря, для ремонта в ванной нужно купить смеситель к определенной дате монтажа — создаю соответствующую карточку на дорожке «К дате», ставлю срок. Или нужно собрать вещи для переезда — добавляю в карточку чек-лист и составляю список, чтобы ничего не забыть.

Вся важная информация собрана в одном месте

Еще для меня важно хранить данные в одном месте. Чтобы не было разных сервисов, блокнотов, заметок в телефоне и т.д. Потому что это все забывается, теряется, добавляет хаоса.

Документы в Kaiten — отличный инструмент для хранения информации. Здесь удобная структура из папок и подпапок с документами, можно разграничить доступ для разных пользователей или опубликовать по ссылке для всех.

Я тут храню и рабочую документацию, предоставляя доступ коллегам, и личную — какие-то расчеты, ссылки, файлы.

Инструмент для структуризации и систематизации своей деятельности и жизни в целом

У каждого человека свой подход к жизни и свои мыслительные паттерны. Я как айтишник привык представлять, что наш мозг похож на огромную файловую структуру — не известно, где какие файлы лежат, и как они связаны. И чтобы погрузиться в какой-то контекст, нужно найти определенную ссылку на этот файл у себя в голове.

Когда я спускаюсь на уровень исполнения, мне нужно потратить какое-то время, чтобы погрузиться в контекст той или иной задачи. И наоборот, чтобы подняться на уровень планирования, нужно погрузиться в глобальный контекст, — то есть найти нужные «ссылки» и взаимосвязи.

Kaiten как раз выступает в роли проводника, позволяя быстро получать доступ к нужным «файлам», не грузить себе голову белым шумом задач и освободить больше пространства для новых полезных мыслей.