Уравнение успеха: Канбан + закон Литтла = эффективность
Как работать меньше, но успевать больше, используя закон Литтла
Ситуация: в очереди 1000 срочных и важных задач, а работа идет медленно. В итоге сотрудники пытаются одновременно работать над несколькими задачами, чтобы хоть что-то довести до конца. Но это не приносит результата: ухудшается качество работы, коллектив нервничает, а заказчики недовольны.
Конечно, любому руководителю хочется исправить эту ситуацию, распределить работу так, чтобы задачи завершались в срок и не висели на доске мертвым грузом.
А что, если мы скажем, чтобы успевать делать больше, нужно работать меньше? Не верите? Значит вы еще не слышали про закон Литтла. О нем рассказали ниже.
Что такое закон Литтла
Парадокс — чем меньшее количество задач выполняется одновременно, тем большее количество задач сотрудники доводят до конца. Именно этот факт и доказывает закон Литтла.
Закон Литтла — закон, согласно которому чем больше элементов находится в работе в определенное время, тем большее количество времени нужно на их завершение.
Закон был сформулирован в 1954 году Джоном Литтлом — профессором Массачусетского технологического института. Через несколько лет Литтл опубликовал доказательства закона, которые позже легли в основу теории массового обслуживания, главная цель которой убедиться, что люди не перегружены работой и могут закончить задачу к поставленному сроку.
У закона Литтла есть формула: L = λ x W, в которой:
L — количество задач в работе,
λ — пропускная способность,
W — среднее время производства одной задачи (Lead Time).
Проще говоря, с помощью закона можно оценить объем работы и рассчитать оптимальное количество задач, которые команда может взять в работу и довести до завершения в определенное время. Делается это для улучшения продуктивности — сотруднику не нужно заниматься несколькими задачами сразу, заново вникать в каждую и тратить ценное время.
Если переводить на жизненные примеры, то представьте любую очередь. Например, в кофейне выстроилась очередь из 20 человек. Работает сегодня всего 1 бариста, который ничего не успевает. В результате посетители нервничают: кто-то громко возмущается, кто-то уходит.
Как решить эту проблему? Можно воспользоваться законом Литтла и рассчитать количество напитков или посетителей, которые действительно может обслужить кофейня. В качестве решения, к примеру, можно нанять 2 баристу или ограничить количество посетителей, которые могут находиться внутри кофейни.
Отсюда делаем вывод, что цель закона — анализ работы, постоянное улучшение рабочих процессов и рост эффективности сотрудников.
Как применять закон на практике
Для начала расскажем о терминах, которые тесно связаны с законом Литтла — WIP, WIP-лимит, Время производства и Пропускная способность .
WIP (work in progress) — количество задач, которые находятся в работе.
WIP-лимит — Kanban-практика, в которой команда ограничивает количество проектов или задач, которые могут находиться в работе одновременно.
Lead Time — это время производства, потраченное на выполнение задачи: с момента взятия в работу до полного ее выполнения.
Throughput — метрика пропускной способности, которая показывает объем работы, выполненной за определенный период.
Теперь возвращаемся к формуле Литтла — чем больше элементов находится в работе в определенное время, тем больше времени нужно на их завершение. Получается, чтобы завершать как можно больше задач, нужно ограничить их количество на разных этапах работы. Для этого команды и устанавливают WIP-лимиты.
В качестве примера посмотрим на Канбан-доску команды разработчиков, состоящей из 5 человек. На этапе «В работе» — 7 задач. Сотрудники распределили их между собой и установили дедлайн к пятнице. Но через пару дней появилось еще 3 задачи в колонке «Очередь», которые также взяли в работу. В итоге ни одна из 10 задач не перешла на следующий этап — в колонку «Проверка», потому что внимание сотрудников было рассредоточено.
Чтобы избежать появления «лишних» задач и доделать начатое, разработчики применяют закон Литтла. Напомним формулу L = λ х W, где L (WIP) = λ (пропускная способность) х W (время производства задачи).
λ
Пропускная способность (λ) — индивидуальная метрика в каждой команде. Например, пропускная способность «3» означает, что команда может взять в работу и довести до конца 3 задачи в неделю.
Обычно пропускную способность определяют с помощью специального графика — Throughput. Он показывает, сколько задач создаются и делаются еженедельно или ежемесячно.
Для нашего примера возьмем значение 1,5.
W
Теперь нужно узнать время производства задачи — Lead Time. Один из способов узнать Lead Time — посмотреть на Накопительную диаграмму потока. На горизонтальной оси отображается время, на вертикальной — количество задач на каждом этапе (колонке) по дням.
Например, можно измерить время, сделав отрезок: начало отмечаем на графе «В работе», а конец — на графе «Готово». Так вы увидите, сколько дней должно пройти, чтобы задача была выполнена.
Время производства задач команды разработчиков из нашего примера равно 4.
Итого: L (рекомендуемый WIP) = ?
Подставляем значения в формулу и получаем L (WIP) = 1,5 x 4 = 6.
Получается, чтобы команда могла работать эффективно и доводить все начатые задачи до конца, их количество не должно превышать 6 штук.
Но предупреждаем, для грамотного ограничения работы придется пользоваться не только формулой Литтла, но и методом проб и ошибок. Каждая команда уникальна, в ходе работы могут возникать различные обстоятельства, которые придется учитывать. Поэтому свой идеальный WIP-лимит команда вычислит спустя какое-то время.
Как только рассчитаете свой первый WIP-лимит, попробуйте поработать по нему 1-2 недели. Если понимаете, что команда не справляется с количеством задач, пересчитайте L по формуле и уменьшите WIP-лимит.
Повышать лимит просто ради увеличения работы не стоит. Не забывайте, что главная задача закона Литтла — помочь команде оптимизировать работу так, чтобы сотрудники могли сосредоточиться задаче и, взяв в работу меньшее количество задач, выполнить большее количество.
Закон Литтла на Канбан-доске
В Кайтен вы можете визуализировать WIP-лимиты, чтобы сотрудники понимали, какое количество задач они могут взять в работу одновременно, не перегрузив себя. Делается это в специальном меню колонки и дорожки — подробная инструкция есть в нашей Базе знаний.
Чтобы не накапливать карточки, WIP-лимит можно рассчитать для каждого этапа работы, например, для этапов: «В работе», «Проверка», «Тестирование». Важно — для колонки «Готово» WIP-лимит не устанавливают, потому что задачи в ней — итог работы.
👉Подробный гайд про WIP-лимиты
Для каких проектов подойдет закон Литтла
На первый взгляд, с законом Литтла всё просто: вставляешь значения в формулу → получаешь ответ. На деле же закон подойдет не для каждой компании, потому что его используют с позиции детерминизма.
Детерминизм — это теория о взаимосвязи и взаимообусловленности. Согласно ей, все поступки и явления можно объяснить предшествующими событиями.
Из этого и вытекает минус — закон Литтла смотрит в прошлое, а не в будущее. То есть, чтобы применить закон и рассчитать допустимый объем работы, нужна аналитика об уже проделанной работе. Как отмечает сам Литтл, закон был специально разработан, чтобы изучить прошлое, а не прогнозировать будущее, в котором возможно множество разных исходов.
Данные из прошлого могут просто потерять свою актуальность при изменении одной шестеренки в рабочем процессе, например, увольнение сотрудника, расширение штата, работы с новым проектом и т. д.
Если компания переживает нестабильные времена, то прогнозирование по закону Литтла будет иметь сомнительную ценность. Поэтому расчет по закону Литтла «на будущее» имеет ряд допущений — гипотез.
Если рабочий процесс стабилен и команда принимает ряд допущений, то закон Литтла поможет определить оптимальное количество задач, которые могут находиться в работе:
- Средний объем входящего потока задач должен быть равен среднему объему выходного потока.
- Каждая начатая задача должна быть закончена и должна покинуть систему.
- Объем незавершенной работы (WIP) не должен изменяться во время тестирования формулы.
- Среднее время для незавершенных задач также должно быть стабильным — не увеличиваться и не уменьшаться.
- Такие метрики, как время цикла, объем незавершенной работы и пропускная способность, должны постоянно измеряться в правильных значениях.
Получается, что закон Литтла — это про прогнозирование при ряде условностей. Поэтому вы не получите четкую цифру, которой должны строго следовать. Не забывайте, что, рассчитывая оптимальное количество задач по закону Литтла, вы получаете усредненное значение, которое может изменяться.
В чем ценность закона Литтла для бизнеса
Безусловно, такой прогноз может принести пользу для бизнеса, к примеру:
- Повысится эффективность сотрудников. Руководство сможет оптимизировать работу команды, грамотно распределяя ресурсы и нагрузку между сотрудниками.
- Улучшится обслуживание клиентов. С помощью закона гораздо проще спрогнозировать время выполнения задач, что позволит быстрее производить продукт или предоставлять услугу клиенту. Благодаря этому вырастет и лояльность аудитории.
- Оптимизируются рабочие процессы. Используя закон Литтла, можно оценить и проанализировать эффективность работы каждой команды по каждой задаче. Это позволит найти слабые места в работе, которые стоит улучшить или вовсе отказаться от невыгодных проектов.
- Повысится прибыль. Если команда быстрее поставляет готовые продукты, то она получает конкурентное преимущество на рынке, что влияет на ее прибыль.
Заключение
Применяя закон Литтла, вы сможете найти оптимальное количество задач, которые могут одновременно находиться на разных этапах работы. В дальнейшем это поможет оптимизировать рабочие процессы, правильно ограничить количество взятых задач и позволит сотрудникам работать в спокойствии (без спешки и гонки за дедлайнами). А руководство сможет найти слабые места, исправить их и грамотно отрегулировать ценные ресурсы.
