Что такое WIP-лимит. Конспект подкаста Kanban Talks

Всем привет! Сегодня мы с вами обсудим одну из практик Канбан-метода — это WIP-лимиты или ограничение количества выполняемой в данный момент работы.

Об авторе подкаста Kanban Talks

Алексей Цыбульник — акредитованный Канбан-коуч Kanban University (KCP), автор и ведущий подкаста Kanban Talks.

Гость подкаста — Алексей Пименов, аккредитованный тренер Kanban University, первый российский специалист уровня Accredited Kanban Consultant, преподаватель, тренер и консультант по Kanban Method.

Что такое WIP-лимит?

WIP (work in progress) — сколько задач находится в работе, сколько рабочих элементов находится в производственной системе. Например, у вас есть какая-то команда, и они реализуют какие-то запросы клиентов. WIP — это сколько этих запросов сейчас находится в работе.

WIP-лимит — это практика, когда мы ограничиваем количество проектов или задач в производственной системе.

И здесь есть ряд вещей, с которыми люди путаются.
WIP ≠ WIP-лимит. WIP — это сколько всего рабочих элементов находится в системе. WIP-лимит — ограничение числа рабочих элементов в системе для достижения определенной цели.

WIP-лимиты не должны быть маленькими. Его размер зависит от ваших целей. Например, ваша цель — сократить время производства. Не факт, что для ее достижения вам надо сделать этот лимит как можно более маленьким. Но само наличие лимита — это уже хорошо.

Не существует универсальной формулы расчёта WIP-лимита. Нельзя взять и скопировать WIP-лимиты из одного подразделения в другое, и чтобы всё заработало. Они находятся эмпирическим путём на основании анализа потока и подбираются под некоторую оптимизационную цель.

Какую выгоду получает организация и сотрудники от использования WIP-лимитов?

Предсказуемость. Первое, что мы получаем, это мы убираем некоторую рандомность времени производства по рабочим элементам. У нас появляется нечто, что можно назвать предсказуемостью системы. Работая с WIP-лимитом, мы можем эту предсказуемость повысить, либо понизить в зависимости от того, что нам нужно.

Защита от выгорания на персональном либо командном уровне. С лимитами у вас появляется некоторое время, когда вы можете отдохнуть, порефлексировать над рабочим процессом и качеством работы, и т.п. В общем, работать без цейтнота и перегрузки.

Как определить WIP-лимит на уровне команды?

На уровне команды или отдела я рекомендую действовать следующим образом. Попробуйте посчитать, сколько работы находится у команды сегодня, вчера, позавчера и т.п. Нарисуйте график, и вы увидите, что этот график скачет: когда-то у нас работы больше, когда-то у нас работы меньше. Но, например, за последний год объём работы не превышал какого-то порога.

Если проанализировать, почему объём работы не превышал какого-то значения, то вы найдёте 3 причины:

• Руководитель команды или сама команда понимает, что задач достаточно. Они начинают противодействовать заказчикам или продакт-менеджерам, которые ставят задачи.
• Продакт-менеджер сам перестает добавлять задачи в бэклог команды после того, как их там скопилось определенное количество.
• Заканчивается фантазия у того, кто поставляет команде работу. Редкая история, но она тоже может быть.

Если рассмотреть с этой точки зрения, то WIP-лимит у вас уже есть. Это какое-то внутреннее чувство, то, что называют gut feelling. Дальше встает вопрос о легализации этого лимита, чтобы где-то была записана эта цифра. Если сделать так, то не будет больно ни заказчикам, ни вам.

Как понять, что можно уменьшить WIP-лимит?

Проводить собрания и на них просматривать задачи в работе. В первую очередь смотрим те, которые ближе к закрытию, потом остальные. Если в ходе такого просмотра вы понимаете, что в системе находятся рабочие элементы, которые давно не трогали, то значит есть превышение количества работы в системе, WIP-лимит можно легко понизить.

Если я хочу посмотреть максимальный WIP-лимит по команде, какой отчет мне нужен в таск-трекере?

CFD (cumulative flow diagram) или накопительная диаграмма потока. То есть у вас должны быть обозначены этапы, где команда начинает работу, и где заканчивает. Накопительная диаграмма потока, его высота в штуках задач будет показывать, сколько у нас незавершённой работы сейчас находится в системе.

Кто принимает решение по увеличению или уменьшению лимитов в end to end системе?

Зависит от ситуации. Вот у нас есть некоторый end to end процесс. И стоит задаться вопросом, кто отвечает за то, чтобы задача, попавшая в end to end процесс, получилась с предсказуемым результатом и в рамках бюджета заказчика?

Может получиться так, что поднимет руку продакт-менеджер, руководитель департамента или кто-то ещё. Вот тогда этот человек будет ответственен за оптимизацию производственного процесса и изменение WIP-лимита.

Может быть ситуация, когда никто руку не поднял. Тогда нужно найти сотрудника в компании или нанять нового, дать ему формальную власть над участниками этого end to end процесса. И он будет отвечать за изменение WIP-лимита и за результат. В Канбане это роль service delivery manager, читайте про нее в предыдущем выпуске конспектов.

А может быть ещё альтернативная история, когда есть групповая ответственность. Например, в Скраме за то, что будет сделано, отвечает вся скрам-команда. В этом случае роль service delivery manager выполняет группа людей, и они должны будут принять решение по изменению WIP-лимитов.

Как использовать WIP-лимиты в проектном управлении?

Декомпозировать проект на элементарные требования, которые должны быть сделаны. Эти требования должны быть по некоторому производственному процессу, который требует в начале детального анализа, по требованию реализации, интеграции, тестирования и т.п.

За декомпозицию и оптимизацию процесса, в том числе и за назначение WIP-лимитов, будет отвечать проджект-менеджер. По сути в этом производственном процессе он выполняет роль service delivery manager.

Для каких элементов следует использовать WIP-лимиты?

Давайте попробуем поразмыслить, возьмём 3 сущности: epic, story и task.

• Epic — это некоторое стратегическое направление, какой-то стратегический проект, который надо реализовать.
• Story — это некоторый функционал в рамках стратегического проекта, который несёт пользу клиенту.
• Task — это часть истории, которую могут сделать 1-2 человека из команды.

Если мы начнём ставить WIP-лимиты на task, мы получим производственную систему, в которой мы будем предсказуемо завершать task разного вида с разными классами обслуживания.

Если мы начнём вводить WIP-лимиты на story, то это будет полезно, потому что мы получаем предсказуемый клиентский сервис. То есть мы можем давать достоверные прогнозы для заказчика, когда будет сделано то, что ему нужно.

Если мы введём WIP-лимит на epic, то точно также мы получим предсказуемость по стратегическим проектам.

С чего начинать внедрение WIP-лимитов?

1. Ответить на вопрос: «Для чего они нам нужны и на каком уровне их нужно ввести?».
2. Проверить, есть ли у вас полномочия это сделать.
3. Если полномочия есть, то посмотреть на то, какая у вас культура в этом производственном процессе.
   
   - Если есть культура вовлечения, поддержки и ответственности, то сформировать коллективный совещательный орган, который будет анализировать данные и принимать решения по установке WIP-лимитов.
   
   - Если культуры нет, то установить эти лимиты на основании своего управленческого решения.

Что делать, если WIP-лимиты нарушаются?

Если какой-то руководитель установил WIP-лимит, и вы тайком от него нарушаете это правило, то это сигнал, что при установке лимита что-то не учли, кто-то не был услышан. Нужно разбираться.

Если вы лимиты нарушаете прям в открытую и на регулярной основе, то грош цена вашим договоренностям и решениям. Это не очень хорошая история. Проще отменить эту практику и работать без нее.

Я меняю лимиты на уровне команд в момент, когда кто-то из команды уходит в длительный отпуск или на больничный. Так можно?

Я бы лимиты не привязывал к численности команды. У вас есть статистика, которая собирается по завершённым рабочим элементам за достаточно длительный промежуток времени. Она уже учитывает, что у вас постоянно кто-то болеет или в отпуске, учитывает ваш годовой процент замены людей. Любое изменение лимитов может нарушить эту статистику и вы по ней уже не сможете адекватно делать прогнозы.

Кроме того, если вы будете менять лимиты на ежедневной основе, то вы даже не ощутите эффекта от того, что они у вас есть.

Интересные статьи