Все о группах в Кайтене

Если у вас большая компания и вы используете много пространств, то рекомендуем настраивать права и доступы сотрудников с помощью групп.

Группы помогут

• дать новому сотруднику доступ сразу ко всем нужным пространствам,
• следить, чтобы рядовой сотрудник не получил доступ к закрытой информации,
• редактировать права сразу у группы человек,
• добавлять на пространство или в карточку сразу всех участников группы, вместо того, чтобы приглашать по-одному.

Как создать группу

Группы может создать тот, у кого есть права доступа к разделу «Пользователи». Первоначально такие права есть у самого первого пользователя Кайтена — владельца компании.

У всех компаний по умолчанию уже создана группа «Все пользователи компании». Используйте ее, чтобы поделиться общей информацией.

Какие группы создавать и создавать ли вообще — решать только вам.

Откройте меню → Пользователи. Перейдите во вкладку «Группы». Нажмите фиолетовую кнопку с плюсом.

Введите название группы и основные настройки.

Если вы хотите добавлять группу на пространство или в карточку, то поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». На других вкладках настройте доступ группы к административным разделам и пространствам. Нажмите «Закрыть».

Добавление участников в группу

Теперь можно добавить участников. Кликните на иконку с человечками справа от названия группы.

В любой момент вы можете добавить в группу новых участников или изменить настройки группы.

Удаление из группы

Откройте меню → Пользователи. Кликните на строчку с именем пользователя, которого вы хотите удалить.

В открывшемся окне нажмите крестик рядом с названием группы.

При удалении пользователя можно выбрать, удалять его с пространств группы или нет.

Для удаления в появившемся окне поставьте галочку напротив «Удалить пользователя из пространств, доступ к которым определен настройками данной группы». Нажмите «Удалить».

При удалении пользователя из группы доступы к административным разделам, которые дала группа, у него сохранятся. Чтобы закрыть доступ, нужно отредактировать доступы пользователя вручную.

Сложение и вычитание прав при добавлении в группу

Есть несколько нюансов при добавлении пользователя в группу

1. Личный доступ к административным разделам складывается с групповым.
2. Роль на пространстве задает группа. Если роль, указанная в настройках группы, ниже, чем текущая роль пользователя, то его роль снизится при добавлении в группу.
3. Одного пользователя можно добавить в несколько групп. В этом случае права и доступы складываются.

Рассмотрим на примере. У нас есть Маша, админ пространства «Бухгалтерия», у которой есть доступ к разделу «Типы карточек». Мы хотим добавить ее в группу «Руководители». Группа дает доступ к разделу «Учет времени», доступ на пространство «Бухгалтерия» с ролью комментатор, а также доступ на пространство «Для руководителей»

Когда Машу добавили в группу, то вот, что произошло:

1. У Маши появился доступ к разделу «Учет времени». Доступ к разделу «Типы карточек» у нее тоже остался.
2. Роль Маши на пространстве «Бухгалтерия» понизилась с администратора до комментатора, так как роль на пространстве задает группа.
3. Маше доступны пространства «Бухгалтерия» и «Для руководителей» с теми ролями, которые указаны в настройках группы.

Попробуйте самостоятельно создать несколько групп, добавить в них коллег с разными правами, а затем в разделе «Пользователи» посмотреть, что кто по итогам получил.

Добавление группы на пространство

При создании группы поставьте галочку напротив пункта «Разрешить добавлять группу на пространства и в карточки». Без этой настройки не получится добавить группу на пространство или в карточку.

Нажмите иконку с человечками в правом верхнем углу Кайтена.

Нажмите на иконку с плюсом, в открывшемся окне выберите вкладку «Добавить группы». Нажмите на название группы, которую вы хотите добавить.

Подтвердите ваш выбор.

Добавление группы в карточку

Откройте карточку, нажмите «Добавить участников». В открывшемся окне перейдите на вкладку «Группы» и кликните на название группы.

Важный момент! Если во вкладке «Группы» вы не видите нужной вам группы, то проверьте доступ группы к пространству, на котором находится карточка. Для этого откройте меню → Пользователи → вкладка «Группы».

На этом пока все, настраивайте группы, разграничивайте права, ведь так работать в Кайтене станет еще удобнее и проще.

Интересные статьи