Апокалипсис в документах: как благодаря системе Kaiten университет разобрал более 100 финансовых документов
В конце года во многих учреждениях наступает аврал из-за скопившейся документации. История, как с этим справились ДВФУ, применяя Kaiten
Много ответственных исполнителей, строгие сроки, большой оборот документов, риск что-то упустить и не передать на бюджетирование — со всем этим сталкивается каждая организация в декабре. И тем более бюджетным организациям, таким как университет, нельзя забывать или ошибаться в подобной документации: запросить бюджет на работу в другой месяц может и не получится.
Как в декабре 2023 года подразделение, которое отвечает за трансформацию образовательной деятельности ДВФУ, успешно оформило более 100 финансовых документов для развития университета и причем тут Kaiten? Рассказывает Василий Берке, директор отдела трансформации.
100 документов без единой ошибки
Главная сложность, с которой нужно было справиться дирекции, — оформить более сотни финансовых бумаг. При этом всё приходилось делать в сжатые дедлайны, а права на ошибку не было.
Все документы проходили 12 этапов работы: от разработки чернового варианта до согласования бухгалтерии. В процессе работы с документами мог возникнуть дополнительный этап, обеспечивающий более детальный контроль составления и отправки документации.
Также все этапы были поделены между разными коллегами: один разрабатывал поля в 1С, второй – согласовывал, третий — передавал в бухгалтерский отдел. В общей сложности над каждой бумагой трудились семь сотрудников. Без системы планирования было бы невозможно отследить, на каком этапе находится каждый документ, кто сейчас за него отвечает, сколько еще нужно времени для завершения работы.
Организация работы документооборота в Kaiten
Команда создала в системе Kaiten доску, которая содержала основные этапы оформления документа.
Каждая карточка на доске — это отображение документа. Движение карточки — наглядный процесс передвижения документа по этапам оформления. Это помогло дирекции не потерять ни один документ из виду и отследить в режиме реального времени, на какой стадии тот находится, сколько еще этапов он должен пройти до завершения цикла работы.
Сотрудники сами передвигали карточки по мере выполнения этапов по доске:
Чтобы сотрудники могли оперативно сориентироваться в пространстве и найти документ, над которым нужно произвести работу в ближайший срок, команда поделила доску на дорожки. Каждый трек «принадлежал» определенному сотруднику.
А благодаря системе уведомлений невозможно было пропустить свой этап. Каждый участник процесса автоматически получал уведомление в Telegram-боте, когда карточка попадала на стадию, на которой он должен произвести работу.
Например, сотрудник, отвечающий за согласование документа, сразу получал уведомление о том, когда документ попадал на его этап работы. После просмотра текста он двигал карточку дальше. Подобная функция существенно уменьшила сроки выполнения работы и сократила число простоев.
Итог работы
Такой подход дал возможность руководителю дирекции и всем коллегам отслеживать весь процесс документооборота и оформить всего за месяц более 100 документов. Также Kaiten помог сократить микроменеджмент и рутину: система сама напоминала о передаче ответственности следующему сотруднику, а доски отображали актуальное состояние работы.
В 2024 году с аналогичной задачей справились силами всего 2-х людей, которые смогли скоординировать в Kaiten работу 9 отделов и пройтись по всем этапам разработки и согласования технический заданий.
