Как telegram-бот Kaiten помогает выполнить все задачи и не упустить ни один комментарий по ним

Команда забывает заглядывать в таск-трекер и пропускает важные комментарии к текущим задачам? Вы, как руководитель, не понимаете, как обращать их внимание на все правки и новые поручения, чтобы не писать по каждому из них в личные сообщения? 

В этой статье мы разберем, как интеграция Telegram с системой Kaiten помогает экономить время команды с помощью автоматических уведомлений в боте. 

Что такое telegram-бот от Kaiten?

Telegram-бот от Kaiten — это чат-бот в мессенджере Telegram, через который вы можете:

  • получать уведомления о действиях на пространстве; 
  • ставить задачи, не выходя из бота; 
  • оставлять комментарии к задачам.

Практические сценарии использования 

Разберем примеры использования бота.

Уведомления о событиях

Получайте уведомления о всех действиях на пространстве. 

События, о которых оповещает бот, разделены на подгруппы:

Персональные события

События в карточке, в которых вы участвуете

Вас добавили в карточку

Карточка заблокирована или разблокирована

Назначили ответственным в карточке или пункте чек-листа

Новый комментарий в карточке

Вы были исключены из карточки

Изменение в описании

Ваш ник упомянули в комментарии

Изменение срока выполнения

Напоминание о сроке завершения задачи


Также вы можете настраивать подписку на определенные колонки, чтобы следить за тем, как карточки перемещаются между ними. Или получать уведомления о том, что происходит во всех карточках пространства. 

События с карточками в колонках, на которые вы подписаны, чтобы получать уведомления об изменениях в них:

  • перемещение карточки,
  • создание карточки.

Это полезно для тех руководителей, которые работают по Канбан-системе с четкими этапами, по которым должны продвигаться задачи. Например, если вам нужно согласовать текст перед публикацией, то вы можете «подписаться» на колонку «Согласование». И когда сотрудник будет перемещать в нее новую карточку, то вы будете получатьу уведомление о том, что вам нужно посмотреть текст перед его выходом.

Если вы хотите выбрать конкретные события, на которые нужно быть подписанным именно вам, то вы можете сделать это в настройках профиля. 

Там же можно выбрать, через какие другие источники вы хотите получать уведомления о действиях на пространстве:

  • почта,
  • Slack,
  • внутренние уведомления в таск-трекере,
  • мобильное приложение Kaiten.

Еще вы можете настроить отправку уведомлений не только лично себе, но и их пересылку в групповой чат, чтобы вся команда могла наблюдать за действиями на пространстве.  

Постановка задач из бота 

После подключения бота вы можете создавать карточки на пространствах Kaiten прямо из мессенджера. Для этого в боте есть отдельная команда, в которой вы можете назначить:

  • пространство,
  • доску,
  • колонку,
  • дорожку (при наличии).

Чтобы поставить через бот новую задачу, введите ее название, и бот предложит вам создать карточку с этим наименованием. 

Затем система предложит вам сохранить путь создания карточки, чтобы сэкономить ваше время на постановку задачи в следующий раз. 

Ответ на комментарии

Увидели новый комментарий в карточке и хотите быстро ответить? Сделайте это прямо в боте. 

Когда вам придет уведомление о новом сообщении в чате задачи, то бот сразу предложит ответить на него по кнопкам:

  • Добавить комментарий,
  • Ответить «Имя пользователя».

После того, как вы оставите комментарий, бот уведомит вас о том, что тот добавлен в карточку.

Комментарий, оставленный из бота, будет выглядеть так же, как и тот, что вы писали внутри карточки в Kaiten.

Telegram-бот для службы поддержки

Если у вас подключен модуль «Служба поддержки», то ваши пользователи могут оставлять заявки в службу поддержки через подключенный telegram-бот. Это упрощает коммуникацию между клиентами и специалистам. 

В боте пользователи могут проверить статус по текущему запросу или оставить новую заявку.

Если вы уже используете модуль и хотите подключить telegram-бот, воспользуйтесь наглядной инструкцией по интеграции

Новые запросы будут отображаться на пространстве специалистов, как обычные карточки. 

Что еще можно делать в боте 

Разберем, какие еще функции есть в боте. Так через меню бота вы можете вызвать команды:

  • настройка подписок,
  • управление путями создания карточек,
  • вызов списка дедлайнов,
  • отсоединение учетной записи от бота.

В боте тоже можно подписаться на выбранные события. И настроить отправку уведомлений не только в личные сообщения, но и групповый рабочие чаты. 

При выводе всех сроков вам придет сообщение с приближающимися дедлайнами и ссылками на все незавершенные карточки. 

Чтобы создать новую задачу, введите команду «Создать карточку».

Если вы хотите получить напоминание о конкретном сроке, то настройте его в карточке задачи. Когда вы выставляете срок выполнения задания, то нажмите под календарем кнопку «Напомнить».

И если у вас в настройках уведомлений (в вашем профиле) поставлена галочка напротив строки «Напоминание о сроках», то вы получите уведомление в боте в тот момент, на который установили напоминание. 

Как подключить telegram-бот 

Подключается бот очень просто: за несколько кликов в настройках профиля. Или вы можете подключить и настроить бот сразу в Telegram. Для этого введите в поиске @KaitenBot и следуйте инструкциям внутри.

Более подробные шаги подключения мы внесли в Базу знаний Kaiten. По ссылке вы также найдете шаги, как создать карточку с заданием прямо в боте, чтобы она отобразилась на нужной доске и в нужной колонке. 

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно
Попробовать