Таск-трекер Kaiten в Дальневосточном федеральном университете: технологии на службе образования

20 000 студентов учится в федеральном университете Дальнего Востока. Чтобы справляться с таким потоком учащихся и качественно совершенствовать образовательную систему, университету необходим таск-трекер.

Как такой крупной образовательной организации удалось внедрить в работу Kaiten и к каким результатам пришел университет, рассказывает директор по трансформации образовательной деятельности Василий Берке.

Новый департамент — новая система организации задач

В 2023 году Дальневосточный университет открыл новую дирекцию по трансформации образования. Она стала центром и источником изменений в работе университета. При этом команда подразделения занимается повышением качества образовательной программы университета, но операционные рутинные задачи она не решает.

Дирекция трансформации запускает изменения в обучающие программы и контролирует их внедрение. Ее задача помогать сотрудникам адаптироваться к изменениям и активно улучшать образовательный процесс. И департамент имеет большую «сетку» сотрудников, с которыми он должен взаимодействовать. Чтобы не упустить ни одну связь и задачу из виду, ему необходима гибкая система планирования.

В поиске таск-менеджеров команда подключила к работе бесплатную версию Kaiten.

«Нам понравилась пробная версия Kaiten тем, что она многофункциональная, несмотря на то, что бесплатная. Нас это привлекло, так как при запуске нового отдела ты никогда не можешь спрогнозировать, какие задачи предстоит решать, какие функции понадобятся».

Василий Берке, директор по трансформации образовательной деятельности

Также Kaiten отвечал другим важным требованиям университета:

• отечественный производитель, который подходит государственной организации и не уйдет с рынка из-за санкций;
• адаптивность и широкая функциональность. Kaiten имеет много гибких настроек, что дает командам выстраивать любые бизнес-процессы в таск-трекере.

В процессе работы в новом планировщике департамент понял, что ему нужны дополнительные функции для построения эффективных процессов:

• «Учет времени». Модуль для учета времени, которое сотрудник затрачивает на выполнение той или иной задачи. Помогает эффективно планировать и распределять дальнейшие поручения, чтобы не перегружать коллег;
• «ГАНТ и ресурсное планирование». Помогает выстраивать логику работы внутри компании и видеть нагрузку и сроки по задачам сторонних подрядчиков, которых нет в Kaiten. С помощью него университет понимает, сколько проектов и за какой срок он может выполнить и при этом не перегрузить команду;
• «Автоматизация». Обязательная опция для упрощения работы с задачами и планированием. Модель освобождает время сотрудников от рутины и позволяет уделять больше внимания важным задачам. Также с помощью него команда получает сообщения в Telegram о смене статуса поручений, что кратно ускорило общение между сотрудниками.

Каскадная система управления задачами и детализация

Особенность департамента изменений — это каскадная иерархия задач от общего к частным задачам. Команда декомпозирует масштабные проекты на более мелкие задачи и распределяет их по сотрудникам.

С помощью подобного подхода отдел видит все поручения и проекты на одной доске и соблюдает иерархию с помощью дочерних и родительских карточек. Благодаря этому каждый сотрудник понимает, что ему нужно сделать сегодня, а что можно отложить, к какому проекту относится задача и в каком статусе она находится. Так команда сократила время на обсуждение поручений и их статусов.

Структура пространств проектов для сотрудников

Иерархическая структура обеспечивает прозрачность всех проектов. Помогает не упустить из виду мелкие задачи, в любой момент посмотреть по каждой из них исполнителей и сроки.

Иерархия пространств — многоуровневая. Есть:

• общее пространство со всеми проектами,
• отдельные пространства каждого проекта,
• пространства с задачами определенных команд или сотрудников, на которые продублированы только доски проектов, которыми они занимаются.

Такая сложная структура позволяет не смешивать задачи: каждый работник видит свои задания на своем пространстве.

В верхнем пространстве «Образовательная политика» хранятся все текущие проекты, которые распределены по категориям. Каждая из четырех категорий обладает отдельной доской, за которой закреплен проект. Так сотрудники сразу видят, к какой сфере тот относится.

На общей странице руководитель может отслеживать распределение задач по категориям, а участники команды смотрят в режиме TimeLine этапы запуска проекта и сроки по ним.

Еще они используют формат «Таблицы», чтобы посмотреть конкретные значения полей: ответственных, руководителя, метки и прогресс.

«Проекты развития» — пространство, где детализируется каждый проект: разделяется на конкретные этапы и задачи. У каждого из проектов есть своя одноименная доска, одна или несколько — в зависимости от количества необходимых трекеров. Доска содержит список задач, необходимых для запуска определенного проекта. Задания распределяются по колонкам доски. Каждая колонка — это этап: от «Очереди» до «Готово».

Такая структура пространств помогает наглядно отображать количество проектов в каждой категории. При этом каждая задача находится на своем месте и не попадает в другие проекты. Статусы дочерних карточек позволяет отслеживать готовность задания.

Также руководитель может переформатировать в таск-трекере любой проект в таймлайн, чтобы детально посмотреть сроки по задачам.

Именные пространства сотрудников. В Kaiten команда может дублировать доски на разные пространства. И дирекция университета активно использует эту функцию, чтобы распределять доски проектов по пространствам участников. Это помогает каждому члену команды фокусироваться на своих задачах. Например, сотрудник целый день планирует заниматься переработкой расписания или образовательной программы по конкретному предмету. Он может зайти на свое пространство и сфокусироваться на этих задачах, не отвлекаясь на более глобальные проекты дирекции. А в «Образовательной политике» каждый сотрудник может в любой момент увидеть все проекты и оценить объем работы департамента.

НЕпроекты — пространство для отдельных задач, которые не входят ни в один из текущих проектов. Без учета таких задач гибкое планирование невозможно, но Kaiten позволяет внедрять в процесс работы даже внезапные задачи, которые не отвлекают от выполнения основных.

Декомпозиция поручений и заполнение карточек задач

Каждому проекту отведена своя карточка одного из трех типов:

• трансформация различных отделов и учебных процессов. Например, это может быть введение мультиформатной практики для студентов или разработка экосистемы студенческого предпринимательства;
• предотвращение кризисных ситуаций в виде пропущенного обращения в дирекцию или срыва сроков по подготовке нового мероприятия для студентов;
• улучшение. Это отдельный тип карточек, схожий с трансформацией, но с более локальными задачи. Примеры: процесс по автоматизации какого-либо учебного отдела или поставка новых материалов в учебные центры школ.

Каждую карточку команда подробно заполняет. Поля, которые сотрудники должны заполнить:

• Куратор проекта. Начальник департамента, ответственного за проекты;
• Трекер. Человек, который фиксирует все данные по проекту в таск-менеджере;
• Количество участников. Число задействованных сотрудников;
• Показатели. Конкретные параметры, на которые влияет проект в процессе своей реализации;
• Подразделения. Департаменты, чьи работники работают над проектом.

Любой сотрудник может зайти в эту карточку и увидеть всю информацию по задаче, не дергая коллег в личных чатах.

Дневник для совещаний

Еще команда использует «Документы» в Kaiten. В специальном шаблонном файле сотрудники конспектируют совещания, чтобы не забыть важные моменты обсуждения и выводы, а затем превращают их в конкретные задачи.

База знаний с правилами работы

Еще в «Документах» команда собрала правила работы и информацию об организации пространств. Дирекция хранит в базе знаний основные принципы и правила работы в Kaiten, важные фишки, которые могут использовать сотрудники. Также такой сборник с кратким описанием Kaiten помогает быстро вводить в работу стажеров.

«Окно» руководителя

Kaiten дал возможность дирекции трансформации образовательной деятельности выстроить каскадную модель работы, в которой детализируются все этапы и задачи по каждому из проектов отдела. При этом карточки задач не путаются друг с другом за счет четкого распределения по пространствам и доскам.

«Со стартом работы в Kaiten мы начали больше понимать свои ресурсные возможности, границы производственных сил. Стали соотносить ресурсы сотрудников с планируемыми проектами и выделять приоритеты. Также мы стали системно вести проекты в одном месте, чтобы видеть всё происходящее в подразделении».

Василий Берке, директор по трансформации образовательной деятельности