Управление

Как наладить устойчивый рабочий процесс в стартапе и почему это необходимо

Короткая инструкция для фаундеров, у которых всё горит, идей миллион, а инвесторский раунд вот-вот закончится

Viacheslav Tsyrulnik

18 июля 2018 г. • 7 min read

Короткая инструкция для фаундеров, у которых всё горит, идей миллион, а инвесторский раунд вот-вот закончится.

работа в стартапе, рабочий процесс, приоритизация, CEO стартапа, Кайтен, Kaiten

Запуск стартапа – это сложная, долгая, неблагодарная работа, интернет полон статистикой о том, что 95% стартапов не проживают и трех лет, а вероятность стать единорогом вообще настолько мала, что ею можно пренебречь. Однако, каждый год, люди по всему миру продолжают запускать компании, создавать продукты, выводить их на рынок, закрывать и начинать заново. Мы – Kaiten – тоже еще стартап, мы знаем о чем говорим.

Работа в стартапе сильно отличается, от работы во взрослой компании и тому есть несколько причин. Пожалуй, одна из основных – высокие риски смерти компании. У вас мало денег на счету в банке, продукт есть пока только в виде идеи или прототипа, вам никто за него не платят, а без зарплат разработчики скоро уйдут. Эти факты отрезвляют и заставляют действовать быстро, вы либо запуститесь и заработаете, либо закроетесь, отсидеться не получится.

Все усугубляется тем, что вы –начинаете спешить, суетиться, хвататься за все подряд – то есть бежать во все стороны сразу:

нужно закодить новую фичу;
написать статью в блог, запустить рекламу;
поговорить с потенциальным клиентом;
а еще в фейсбуке друг написал, что нужно заниматься неким Кастдевом, сейчас все стартаперы так делают, надо почитать что это;
и т.д.

Где-то в глубине души вы понимаете, что это не помогает компании. Только посчитайте, по исследованиям психологов, если человек работает одновременно (переключаясь) над двумя задачами, общая продуктивность падает на 20%, если задач 3 – на 40%. А сколько задач сегодня у вас?

Если вдруг ваша команда растет и появляются наемные сотрудники, ситуация еще усложняется, ведь нужно как-то всех организовать, а вам и так времени ни на что не хватает.

Ужас.

Не переживайте, так у всех. Каждый из нас хоть раз бывал в такой ситуации, у некоторых она длилась по несколько лет.

Ситуацию можно взять под контроль, если вплотную заняться организацией рабочих процессов.

– Но у меня же и так нету времени, когда мне еще рабочие процессы налаживать?

– Настроить процессы у вас займет немногим дольше, чем прочитать эту статью, а на нее вы вроде время нашли. А эффект вы заметите уже завтра. Но вам решать, конечно.

Поехали!

Шаг первый. Остановитесь и подумайте

Ха-ха, вы же не думали, что без этого обойдется?

На самом деле, мы крайне рекомендуем делать это почаще. Только честно-честно остановитесь. Не “сейчас я подумаю, а заодно почту проверю”, не “сейчас приду домой, включу сериал и подумаю”, а отложите все дела, выключите нотификации и начните думать. Некоторым помогает лист бумаги и ручка – попробуйте.

О чем думать?
О том, что должно измениться в вашей компании в ближайшие 1-2 месяца.

В большинстве случаев, главная цель компании – зарабатывать деньги. Но мы просим подумать о более краткосрочных целях и вот почему:

В зависимости от стадии развития вашего продукта, цели, на самом деле, могут сильно отличаться;
Заработать как можно больше денег может быть целью, когда у вас есть поток клиентов и продукт, который они покупают. Стоит подумать как повысить монетизацию, как расширить канал или привлекать пользователей дешевле.

Но если вы сейчас только начинаете разработку, гораздо важнее может оказаться получение знаний о том:

кто ваши клиенты;
какая у них есть проблема;
готовы ли они платить за ее решение.

Пересматривайте свои цели регулярно, чтобы не потерять фокус

Вот пример целей, которые бывали в Kaiten:

Подтвердить Product / Market Fit совершив 10 продаж
Добиться целевых показателей по производительности системы
Увеличить конверсию в активацию пользователя после регистрации до 10%

Еще одна частая проблема стартапов – не фокусироваться на рынке, клиентах и деньгах, а уделять все внимание техническому совершенству. Это даже более серьезная проблема, чем ставить себе целью просто “заработать денег”. Заметьте, что у нас в примере всего одна техническая цель, и та была связана с тем, что из-за деградации производительности клиенты были сильно недовольны.

👉 Как ставить цели по SMART

Шаг второй. Определите направления вашей деятельности

Вся организация это сеть неких взаимосвязанных сервисов, проще говоря, направлений работы. В большой компании каждая деятельность ложиться на отдельный отдел или команду, в стартапе, чаще всего, на каждом сотруднике лежит сразу много ролей. В любом случае, необходимо обозначить все важные направления, выпишите их на бумагу.

Если направлений деятельности получается слишком много, либо остаются задачи, которые ни к какому направлению не относятся – подумайте о том, как объединить связанные направления. Например, ведение контекстной рекламы, smm и написание рассылки это разные направления и в большой компании ими бы даже занимались разные люди, но в стартапе – это все маркетинг, занимаетесь им только вы и делить его на отдельные каналы – не имеет смысла.

У нас, в Kaiten, на сегодня есть следующие направления деятельности:

Рост (маркетинг, контент, партнерства, эксперименты и тд)
Разработка
Продажи
Операционная текучка

👉 Статья с примером с примером SWOT-анализа

Шаг третий. Визуализируйте ваш рабочий процесс

Представьте, какой путь проходит задача, которая появляется по каждому из направлений деятельности. Подумайте, откуда она приходит и по каким стадиям двигается, пока не будет считаться выполненной.

Например, у нас есть процесс разработки. Задачи приходят от директора по продукту, либо CEO компании, и проходят по стадиям Очередь, Разработка, Тестирование, Продакшн.

Визуализируйте каждое направление в виде доски, вы можете использовать маркерную или пробковую доску у себя в офисе, либо смоделировать все в Kaiten.

Ваша главная задача – визуализировать весь процесс таким образом, чтобы он был понятен вам и вашей команде. Нету “правильной” и “неправильной” визуализации, есть так, которая показывает вам реальную картину, а есть та, в которой ничего не понятно.

Используйте визуальные сигналы, они очень помогают. Задача не может двигаться дальше? Заблокируйте ее (если используете физическую доску, повесьте красный стикер). Задача должна быть сделана до 31 декабря, иначе она не имеет смысла – поставьте дедлайн (но дедлайн не нужен, если он просто придуман от балды, чтобы кого-то торопить)

Наш поток разработки, превратился вот в такие доски:

А направление Роста и Операционная текучка, вот в такие:

Шаг четыре. Сфокусируйтесь, ограничивая одновременное количество выполняемых задач

На прошлом этапе, если вы честно визуализировали свои процессы, вам наверняка стали видны застои в работе. Куча задач, все в работе и ни по одной не идет настоящая работа.

Лимиты количество незавершенной работы, помогут вам фокусироваться и завершать задачи.
Вы можете выбрать их из головы, либо использовать формулу 2n-1, где n – количество людей, которые могут заниматься задачей на этом этапе. После того, как вы начнете работать используя лимиты, вы сможете экспериментировать с их изменением, пока не найдете такие, которые позволят вам работать на максимальной скорости.

Это самый психологически сложный шаг. Вам будет казаться, что ограничивая одновременно-выполняемую работу, вы позволяете себе и своей команде простаивать, в то время, как этого нельзя допускать. Это – иллюзия, поработайте так хотя бы неделю и вы увидите результат. За счет фокусировки вы будете завершать намного больше задач.

Как видите, проблемы с этим у всех =)

Шаг пять. Выкидывайте лишнее.

Вы не можете сделать всё.

Вы не можете, ваша команда не может, никто не может.

И не сможет.

Карточка заблокирована последние три месяца, вы уверены, что вы собираетесь решать проблему? Нет – тогда удалите ее.

В очереди 100 задач, из которых 20 САМЫХ важных? Выкиньте остальные 80, вы даже не дойдете до них.

Постоянно чистите мусор, он вас только отвлекает.

Тут вам пригодятся цели, которые вы формулировали на первом шаге.

Шаг шесть. Регулярно отслеживайте эффективность процесса и оптимизируйте его

Самая популярная проблема: “мы начали вести процесс в трекере, но были так заняты, что забили на него”. Вы можете забить на неделю, но потом вы потеряете общую картину и опять попадете в хаос.

Регулярно делайте обзор вашего рабочего процесса.

Что-то изменилось? Измените доски, измените лимиты, удалите или добавьте что-то.

Измеряйте эффективность. Тут вам помогут наши графики, например Кумулятивная диаграмма.

Отслеживайте движение к вашей цели.

Если цель поменялась – обсудите это с командой. Движетесь в другом направлении – остановитесь, уберите лишние задачи и скорректируйте путь.

Стартап, это не бег куда угодно, главное быстро. Стартап, это бег к цели, которая постоянно перемещается. Надо постоянно корректировать направление, чтобы не упустить ее из виду. А когда догоните – бежать к следующей.

Удачи вам. А Kaiten поможет всегда видеть, куда бежать.