Срочно сменить таск-трекер и не сойти с ума: как переехать из ClickUp в Kaiten
Делимся опытом GoCPA о том, как быстро переехать в новый таск-трекер вместе с тысячью карточек задач
Перебраться из одного таск-трекера в другой — всегда непросто. А если нужно как можно быстрее, то это только усложняет ситуацию. Компания GoCPA осталась без таск-трекера из-за его резкого ухода в прошлом году. Пришлось за считанные дни найти новый трекер и полностью перестроить процессы. Дисклеймер: переход оказался не самым простым, но процессы не остановились. Разбираемся, как это было, с Егором Васильем, CTO фирмы.
GoCPA занимается разработкой технологий для программ и новых интерфейсов. С помощью продуктов GoCPA можно автоматизировать и упрощать процессы работы с партнерами, следить за метриками и платить партнерскую комиссию.
За 7 лет развития организация собрала 40 человек в своем штате и добралась до уровня, когда не обойтись без middle-менеджмента и оптимизации бизнес-процессов. Для управления важно выстроить работу в таск-трекере — это делает все задачи прозрачными и упрощает контроль за своевременным выполнением.
Первой идеей после ухода привычного трекера стало запустить свой. Он бы идеально вписывался в запросы и потребности команд, но для его разработки необходимо время, которого у руководства не было, — процессы сразу на 40 человек замирают или сильно усложняются без трекера.
Чтобы работа не вставала, требовалось как можно скорее найти замену в виде готового таск-трекера. Остановились на Kaiten — его предложил один из менеджеров, а также этим сервисом пользовался клиент, поэтому все в команде уже умели работать в нем.
Kaiten значительно отличается от привычного ClickUp, поэтому переезд требовал много времени. А еще следовало разобраться в инструментах и наладить работу.
Одним из сложных шагов оказался перенос данных. Из предыдущего трекера их скачивали через CSV-файлы и приложение Convertinator, который функционирует в Kaiten. Проблема заключалась в тысячах карточек, которые собрались за годы работы с ClickUp, поэтому импорт должен был занять как минимум несколько часов. Более того, регулярно отключался VPN, с помощью которого нужно было открыть ушедший сервис и запустить конвертацию — это тоже останавливало автоматический перенос. Поэтому часть данных пришлось переносить с помощью CSV-выгрузки, а часть — переносится вручную и сейчас.
Создали привычную оргструктуру компании в новом трекере
Организационная структура GoCPA состояла из трех уровней:
- руководство компании,
- менеджеры отделов,
- обычные работники.
Система для работы с проектами внутри трекера выстраивалась аналогично: руководитель компании создавал задачи и квартальные цели для руководителей внутри департаментов, а уже они — рядовым сотрудникам.
В ClickUp были спейсы или разделы, внутри которых создавали карточки. Существовал специальный спейс HQ, где выставлялись цели для руководителей сразу на квартал. Всё, что было в приоритете, выделялось цветными флажками.
Прочитать о том, как разбираться с целями, можно в статье «Правильно поставленная задача время бережет: как ставить цели и достигать их».
Для каждого департамента создали свой спейс: DevOps, Analytics, HR, Product и для других. В спейсе руководство отдела разбивало поставленные цели на множество задач: с помощью инструмента Task in multiple list дублировали цель из HQ в раздел департамента и делили ее на отдельные задания.
В Kaiten для спейсов есть аналог — пространства. Руководители GoCPA создали пространство под названием HQ, а в нем — по доске для каждого департамента. Сделали на каждой доске по одной карточке с должностью руководителя в качестве названия. От этой карточки идут дочерние, в каждой проставляются свои, более подробные и конкретные цели. Также можно указывать приоритеты в специальном поле, если это необходимо. Так все задачи собираются в одном месте и перестают теряться.
Для каждого департамента создали свои пространства, где цели превращаются в конкретные задачи.
Организовали работу по спринтам
Команде было привычно в ClickUp организовать работу по спринтам. В Kaiten тоже можно организовать работу с такими промежутками, поэтому перестроиться было легко. В каждом спринте создавали отдельные доски с нужными столбцами. Когда один из этапов задачи из карточки выполняется — она переходит в следующую колонку.
Когда команда начала анализировать спринты, она нашла между программами несколько различий. Например, в ClickUp можно было создавать и просматривать более детальные отчеты, а все показатели были видны на дашборде. Например, можно было проверить, на какие задачи сотрудник тратил свое рабочее время.
В Kaiten не всегда достаточно шаблонных отчетов. Зато с помощью открытого API можно собирать данные и формировать любые нужные аналитические данные. Так поступили и в GoCPA: создали таблицу для отслеживания изменений и незакрытых инцидентов. Например, с ее помощью можно было увидеть, как после исправления одного бага создалось сразу несколько новых.
Kaiten и ClickUp: чем отличаются сервисы
Переезд в новый для компании таск-трекер не обошелся без трудностей. Всё было бы проще, если бы ClickUp заранее предупредил пользователей и дал возможность выгрузить информацию.
Процессы. Они не остановились, все члены команды продолжили свою работу. Некоторых инструментов в Kaiten нет, но и, наоборот, есть такие функции, которых не реализовали в ClickUp и которые сейчас значительно упрощают работу.
Например, в Kaiten посчитать время и трудозатраты может любой участник команды в любой момент. В ClickUp приходилось создавать отдельный дашборд под эту задачу, а сделать это мог только администратор.
- Движение карточек. Оказалось очень просто переносить карточки по доске: чтобы задача попала в последующий столбец, нужно только кликнуть на стрелку внутри карточки или перетащить ее по доске
- Роли. От настроек ролей могут меняться условия уровня доступа и права пользователей внутри системы. Можно создать роль для сотрудника и выдать для нее любые полномочия, а можно открыть доступ к конкретным карточкам или доскам.
- Работа с карточками. Все участники могут создавать карточки и работать с ними: комментировать, устанавливать ответственных и сроки, прикреплять файлы. Через ClickUp полноценная работа с задачами доступна только для администраторов, обычные пользователи без повышенных возможностей могут пользоваться только минимальными возможностями. Например, редактировать карточки они не смогут.
- Скорость работы. У Kaiten намного быстрее загрузка и отклик, чем у ClickUp.
В результате компания может продолжать работать и пользоваться удобным, но уже российским таск-трекером. Он отличается от ClickUp, но во многом превосходит его. А кроме того — российская платформа не исчезнет с рынка из-за санкций.
