Сценарии согласования задач в Kaiten
5 способов согласования работы по задачам с помощью колонок, уведомлений, флажков, автоматизаций и запретов.
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten](/blog/content/images/size/w2000/2023/06/-------------------------------------.png)
Если в рабочем процессе нужно согласовывать работу исполнителей, важно чтобы менеджер своевременно узнавал о готовности задач и проверял их, не задерживая рабочий процесс. А сотрудники не передвигали задачи в «Готово» без его ведома.
![](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/---.png)
Чтобы подобных ситуаций у вас не происходило, вы можете ввести систему согласования задач с помощью инструментов Kaiten. Расскажем про 4 разных способа это сделать. Выбирайте любой из них.
Колонка «Согласование»
Добавьте на доску дополнительную колонку «Согласование». Разместите ее после того этапа работы, который нужно согласовывать:
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-1-1.png)
Если таких этапов несколько, добавьте такие колонки после каждого этапа:
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-2-1.png)
А чтобы своевременно узнавать о том, что карточки перемещены в эту колонку, можете подписаться на нее и настроить получение уведомлений в удобном канале в вашем личном профиле. Тогда вам придет уведомление, как только карточка будет готова к проверке.
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-3.png)
Выполнение шаблонных чек-листов
Можете создать для каждого этапа работы, который требует согласования, шаблонный чек-лист. Он будет автоматически создаваться в карточке при попадании в нужную колонку. Выполнив работу, исполнитель должен будет отметить пункты.
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, чеклист](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-4.png)
А когда все чек-листы в карточке будет выполнены, можно запустить автоматизацию. Например, добавить в карточку менеджера и автоматически отправить ему комментарий «Все готово».
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, автоматизация](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-5-1.png)
Либо можно автоматически добавлять в карточку метку «Готово к проверке»:
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, автоматизация](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-6.png)
Таким же образом можно запустить автоматизацию для согласования работы, когда выполнен один определенный пункт в шаблонном чек-листе:
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, автоматизация](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-7.png)
Пользовательское поле «Флажок»
Можете создать специальное пользовательское поле в формате чек-бокса, в котором можно проставить галочку и подтвердить соответствие заданному критерию.
![](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/08/------.png)
- В административном разделе «Пользовательские поля» создайте новое поле.
- Выберите тип поля «флажок»
- Задайте название. Название будет отображать необходимый критерий.
- Можете выбрать, нужно ли показывать отмеченный флажок на фасаде карточки и цвет отображаемого флажка.
При добавлении поля с типом «флажок» в карточку, пользователь сможет отметить его, поставив в нем галочку.
Например, когда менеджер проверил задачу и не имеет возражений, то может проставить галочку в поле «Согласовано». Исполнитель увидит, что работа принята.
![](https://files.kaiten.ru/f5400754-b31b-4af5-91e4-377ef250da7e/f0595e4f-547d-41b9-bac2-4509f88f3281.png)
Также можно использовать это поле совместно с модулем «Автоматизации».
Например, когда задача прошла все подготовительные этапы и готова к разработке, ответственный менеджер ставит галочку в поле «Готово к разработке», и карточка автоматически перемещается на на доску разработчиков.
![](https://files.kaiten.ru/f5400754-b31b-4af5-91e4-377ef250da7e/bfa649e3-d219-4266-bd21-a4960f8d7993.png)
А также совместно с модулем «Ограничения».
Например, если в карточке не поставлена галочка в поле «подписан договор», карточку нельзя перенести в колонку «В работе».
![](https://files.kaiten.ru/f5400754-b31b-4af5-91e4-377ef250da7e/ec386ef2-fc17-4021-a66f-a7375eaa43c7.png)
Автоматизация при добавлении комментария
Если вам удобнее обсуждать задачу в чате, то можете запускать процесс согласования с помощью автоматизации по комментарию:
- Настройте автоматизацию, условием запуска которой будет служить комментарий «Готово» от исполнителя в карточке.
- А в качестве действия выберите «Добавить участника / ответственного», и выберите того менеджера, который должен принять работу.
Он будет добавлен в карточку и ему уйдет уведомление о том, что работа готова к проверке.
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, автоматизация](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-8.png)
Запрет на перемещение карточки
Если вам важно не только своевременно согласовывать задачи, но и контролировать, чтобы исполнители не перемещали карточки на доске без вашего ведома, можете воспользоваться функцией «Ограничения».
Реализовать это можно таким образом:
- создайте пользовательское поле «Согласование»
- затем в разделе «Ограничения» настройте запрет на перемещение карточек, если поле «Согласование» не заполнено.
Тогда, пока менеджер не заполнит поле, сотрудники не смогут переместить карточку на следующий этап.
![Сценарии согласования задач в Kaiten, согласование работы, Kaiten, инструкция Kaiten, автоматизация](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/06/-9.png)
Рабочие процессы каждой команды уникальны. Поэтому вы можете выбрать удобный сценарий согласования задач в зависимости от конфигурации ваших пространств и алгоритмов взаимодействия с сотрудниками.
Мы рассказали лишь про несколько способов, но вы можете создавать свои алгоритмы согласования: настраивать «Автоматизации» и «Ограничения», добавлять метки в качестве визуальных сигналов, создавать соответствующие колонки и подключать уведомления.
Интересные статьи
![](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/03/---------------------------------------.png)
![](https://kaiten.ru/blog/content/images/2023/05/--------------------------------------------------------.png)
![](https://kaiten.ru/blog/content/images/2022/12/-----------.png)