5 шаблонов плана проекта: дорожки, лимиты и блокировки
Как выстроить рабочий план проекта, если требования постоянно меняются, а задачи добавляются
План утвердили, работу начали, а уже через неделю файл уже устарел — дизайнер заболел, заказчик изменил требования, разработчики не обновили статусы.
Потому что статичные документы не могут работать в динамичной среде. Для этого нужна адаптивная система-конструктор, в которой можно собрать и строгий план-конвейер для завода, и гибкую среду для стартапа. А чтобы вам было проще, мы подготовили 5 шаблонов таких планов — от классического Waterfall до агентского управления. Попробуйте их и реализуйте на своей доске в Kaiten.
Что такое план проекта
В классическом понимании план проекта — это маршрут из точки А в точку Б. Документ, который отвечает на четыре главных вопроса:
- что делаем;
- кто делает;
- когда должно быть готово;
- какие ресурсы нужны.
В контексте Kaiten шаблон плана проекта не просто документ со списком задач, а предварительно настроенная система из пространств, досок и правил, внутри которой работает команда. Как это происходит:
- Если разработчик передвинул задачу в «Готово» — план обновился автоматически.
- Если этап затянулся — сроки на таймлайне сдвинулись сами.
- Если возникла проблема — блокировка на карточке сразу сигнализирует об этом руководителю.
Настраивать такую среду с нуля под каждый новый проект долго и сложно. Ведь нужно продумать этапы, настроить права доступов, типы карточек и автоматизацию.
В Kaiten есть шаблоны планов проекта с готовой структурой и правилами. Их можно скопировать себе в два клика, и команда сразу поймет, что делать и по каким правилам работать.
Как скопировать себе шаблон:
- Перейдите по ссылке шаблона.
- Кликнуть на кнопку «Импортировать себе».
- Вставить ссылку на нужное пространство.
- Дождитесь, когда система перенесет шаблон — обычно это занимает не больше минуты. После этого можно им пользоваться.
Ниже мы разберем 5 универсальных шаблонов, которые подходят под разные сценарии. Их легко скопировать из статьи в свое пространство, адаптировать под проект и начать работу.
Классический Waterfall
Самый строгий и линейный шаблон реализации плана проекта, где не может начаться следующий этап, пока не завершен предыдущий. Waterfall подходит для проектов с заранее известными требованиями, фиксированным бюджетом и жесткими дедлайнами.
Основной рабочий инструмент здесь — Timeline. Вы видите задачи не просто в столбиках, а на временной шкале.
Удобно применять, если:
- важна последовательность выполнения этапов и работ;
- этапы сдачи работ жестко прописаны в договоре;
- нужно успеть подготовиться к мероприятию с несдвигаемой датой;
- команда производит контент — съемка роликов, написание статей, подготовка постов.
Польза. В шаблоне Waterfall легко отследить критический путь. Если этап «Согласование» затянулся на 3 дня, вы сразу видите, как это сдвигает дату финального релиза.
Какие инструменты можно использовать:
- Режим Timeline. Переключите отображение доски на Timeline. Карточки превратятся в полоски на временной шкале. Вы сможете двигать их мышкой, менять длительность и выстраивать «лесенкой». А еще в этом режиме можно расставить связи между задачами с помощью линий так, чтобы новая задача не начиналась, пока не завершится предыдущая.
- Поля «Даты старта» и «Срок». Без заполненных полей не получится построить Timeline. С датами проще планировать выполнение и загрузку команды.
- Блокировка. Одна карточка может блокировать другую. Например, свяжите карточку «Залить фундамент» и «Возвести стены». Так Kaiten покажет связь, и вы не сможете случайно передвинуть «Стены» на дату раньше «Фундамента».
Совет. Не оставляйте на доске одну карточку на «Строительство» длительностью в месяц. Разбейте ее на дочерние карточки: «Первый этаж», «Второй этаж», «Крыша». В Kaiten эти подзадачи также можно визуализировать на Timeline для детального контроля.
Scrum-спринты для итеративной разработки
Scrum предлагает двигаться короткими спринтами по маршруту: «Спланировали → сделали → показали → повторили».
Часто этот подход выбирают для проектов с высокой неопределенностью, где требования могут меняться прямо в процессе работы. Scrum-шаблон плана проекта помогает команде держать фокус и регулярно выдавать результат.
Главная фишка реализации Scrum в Kaiten — это комбинированные пространства. Вы видите планирование и выполнение на одном экране:
Удобно применять, если:
- ведется разработка приложений, сайтов, сервисов;
- нужно быстро проверить гипотезу, получить фидбек от рынка и скорректировать курс;
- стратегии меняются в зависимости от реакции аудитории;
- нет четкого ТЗ и заказчик говорит «Я пока не знаю, что хочу, давайте попробуем вот так».
Польза. Если рынок изменился, можно поменять приоритеты в бэклоге. Следующий спринт начнется уже с новыми, актуальными задачами.
Какие инструменты можно использовать:
- Поля для оценки. Добавьте в карточки поле для оценки сложности. Kaiten умеет суммировать эти баллы, чтобы вы видели общую нагрузку на спринт.
- Автоматизация. Настройте правило: «Если все дочерние задачи перешли в колонку Done → то нужно перенести родительскую карточку в Done». Это избавит менеджера от ручного обновления статусов.
- Дорожки для User Stories. На нижней доске добавьте несколько дорожек по одной для каждой крупной задачи — например, «Личный кабинет». Внутри каждой дорожки одни и те же подзадачи — «Сверстать форму», «Написать API», «Протестировать». Так вы будете видеть, ради какой большой цели делают мелкие задачи.
Совет. Договоритесь с заказчиком: как только задачи перетащили на нижнюю доску в спринт, этот список замораживается на 2 недели. Новые задачи и пожелания падают только в бэклог.
Kanban для непрерывного потока
Этот шаблон — основа для команд, которые работают по методу Kanban. Здесь нет спринтов, начала и конца итерации. Главная цель — обеспечить быструю и равномерную проходимость задач от идеи до результата, а также избавить команду от перегрузки и многозадачности.
Шаблон плана проекта в виде Kanban подходит для процессов, где задачи поступают непредсказуемо или где важна скорость реакции, а не планирование на две недели вперед.
Удобно применять, если:
- от пользователей постоянно падают тикеты, их нужно разбирать в порядке живой очереди;
- отдел продаж ведет клиента по воронке;
- нужно работать с инцидентами или администрированием серверов;
- команда занята конвейерным маркетингом: производством баннеров, версткой статей, монтажом видеороликов.
Польза. Можно менять приоритет задачи до тех пор, пока она не взята в работу.
Какие инструменты стоит использовать:
- WIP-лимиты. Можно установить количество задач для каждой колонки или дорожки. Например, если установлен лимит в 3 карточки, то Kaiten подсветит колонку красным при попытке добавить четвертую задачу. Оптимальный лимит для колонки «В работе» — число сотрудников + 1.
- Колонки-буферы. Вместо простых переходов используйте структуру: В работе → Готово к проверке (Очередь) → Проверка → Готово к релизу (Очередь) → Релиз. Так исполнитель следующего этапа сможет сам забирать задачи из очереди, когда освободится.
- Блокировки. Заблокированные карточки будут привлекать внимание руководителя, у команды будет стимул быстрее снять блок и выполнить работу.
Совет. Не придумывайте идеальные колонки. Сначала назовите их так, как вы работаете сейчас, даже если это «Согласование у Ивана Петровича». Улучшать будете потом.
Читайте также: Как перейти на Kanban: пошаговое руководство для вашей команды
Стратегическое дерево
Если предыдущие шаблоны помогали команде ответить на вопрос «Как делать», то стратегическое дерево дает понимание, зачем мы это делаем». Этот шаблон пригодится компаниям, где работает много команд и нужно удерживать общий фокус.
В обычных таск-трекерах цели живут в презентации гендиректора, а задачи — в бэклоге и они не связаны. В шаблоне бизнес-плана проекта можно выстроить иерархию так, чтобы было видно, как закрытие ошибки влияет на цель «Выход на рынки Азии».
Удобно применять, если:
- есть амбициозные цели на квартал/год и нужно отслеживать их достижение;
- один руководитель курирует 10+ разных проектов и хочет видеть статус по всем на одном экране;
- нужно связать бизнес-метрики с конкретными фичами;
- компания внедряет новые процессы во всех отделах сразу.
Польза. Разработчик видит, что он не просто «делает кнопку», а выполняет задачу «Увеличить конверсию», которая ведет к общей цели «Рост прибыли».
Какие инструменты можно использовать:
- Родительские и дочерние карточки. Если связать между собой задачи, то при открытии карточки на верхнем уровне можно увидеть все вложенные проекты и задачи.
- Прогресс-бары. На родительских задачах может отображаться, сколько дочерних задачи или пунктов чек-листа уже выполнено, а сколько еще нужно сделать.
- Дорожки по направлениям. Если в компании много департаментов, которые двигают задачи по схожему маршруту, можно создать для каждого свою дорожку.
Совет. Стратегические цели спускаются сверху, но способы их достижения (задачи уровня 3) должны предлагать сами команды. И помните, что не стоит создавать больше 3–5 глобальных целей на квартал. Иначе дерево станет необъятным, а фокус размоется.
Агентский или клиентский сервис
Работа почти любого агентства или студии — это «управляемый хаос». У компании есть ограниченный пул ресурсов из дизайнеров, копирайтеров, маркетологов и разработчиков. А еще есть десятки внешних заказчиков, каждый из которых считает важным только свой проект.
Шаблон реализации плана проекта помогает решить проблему «переключения контекста» и коммуникации в командах.
Также через шаблон можно выстроить работу Service Desk: клиент пишет задачу через внешнюю форму (или на почту), она падает в колонку «Входящие», а менеджер перетаскивает ее на дорожку нужного проекта.
Удобно применять, если:
- компания ведет 10+ сайтов или рекламных кампаний параллельно;
- консалтинговая или юридическая фирма ведет дела разных доверителей;
- аутсорс бухгалтерия готовит отчетность для всех клиентов;
- внутренний сервисный отдел обслуживает заявки от других отделов компании — например, команда дизайнеров закрывает задачи для отделов маркетинга, HR и продаж.
Польза. Вы четко видите, на каком этапе находится проект каждого заказчика, а специальные статусы, например, «Ждем ответа» или «Согласование», показывают причину остановки работы агентства.
Какие инструменты можно использовать:
- Дорожки по клиентам. Карточки двигаются строго внутри дорожки, чтобы исключить путаницу.
- Колонки статусов ожидания. Например, колонки «Согласование клиента» или «Ждем доступы». Это делает работу прозрачной и исключает это время из общего, потраченного сотрудниками на выполнение задачи.
- Метки. Используйте метки для обозначения услуги: SEO, PPC, Design. Так в конце месяца можно отфильтровать все задачи по метке и увидеть, сколько часов команда работала над дизайном или SEO.
Совет. Если вы продаете типовые услуги, например, «Аудит сайта», создайте шаблон карточки с уже готовым чек-листом из 20 пунктов. Это сэкономит время на постановку задач.
Или другой вариант пространства:
Используйте инструменты Kaiten по максимуму
Если хотите глубже разобраться в работе сервиса и детальнее настроить свои шаблоны, то вот несколько ссылок, которые помогут разобраться, как это сделать:
- Модуль Kanban — короткий обзор возможностей модуля для работы по методу Kanban.
- Модуль Scrum — основные особенности работы модуля по методу Scrum.
- Как удобно организовать доски в Kaiten — как можно навести порядок на пространствах, настроить навигацию и быстро найти любую информацию.
9 готовых шаблонов Agile: быстрый старт работы для гибких команд — какие готовые решения в Kaiten сэкономят время и помогут быстро настроить доску под работу.
