Резюме проекта: как написать понятное и почему без него никак

В проектном менеджменте у проджекта, как у настоящего волшебника, есть различные артефакты — документы и инструменты, которые он использует чтобы управлять проектом на разных стадиях его жизненного цикла.

На первом этапе, когда идея будущего проекта еще только формируется, создается документ-сводка. В нем фиксируются основные аспекты проекта: его цели, сроки, ресурсы и стейкхолдеры (заинтересованные участники проекта). Структура и содержание документа будут отличаться в зависимости от того, какой подход/метод использует компания.

На этапе инициации Waterfall используют Устав проекта, когда работают по PMBOK — Project Charter, а в фреймворке P3.express используют Резюме проекта.

Устав проекта — многостраничный документ, в котором есть:

• описание проекта,
• его цели,
• задачи,
• этапы,
• сроки,
• ответственные,
• риски и прочие пункты.

По принципам и рекомендациям PMBOK некоторые менеджеры составляют Project Charter — одностраничную выписку из более детального документа с описанием проекта, которую менеджер может зафиксировать в описании доски таск-трекера или проекта на GitHub.В статье я подробнее разберу Резюме проекта (краткую, но емкую сводку данных по проекту) для методологии P3.express, которое легко можно адаптировать под любые нужды и задачи. Отдельно разберу некоторые отличия от других подходов к созданию Резюме.

В чем задача Резюме

Резюме проекта позволяет быстро понять, что за проект, кто в нем заинтересован, какие результаты и выгоды ожидаются, к кому обратиться для решения конкретного вопроса. Поэтому я выделяю 2 основные задачи Резюме проекта:

• упростить коммуникацию. Концентрированная информация позволяет всем одинаково понимать и видеть ограничения, ожидания и интересы;
• упростить принятие решений. Заинтересованные стороны могут быстро ознакомиться с проектом, оценить и принять по нему решение.

Структура Резюме проекта

В отличие от других подходов к управлению проектами, в P3.express Резюме составляется буквально на самом старте, чтобы выполнить дальнейшие шаги:

• описать ключевые результаты проекта и зафиксировать их в другом артефакте — карте результатов;
• описать риски и стратегии реагирования и зафиксировать в отдельном документе — Реестре последующих действий.

Поэтому в P3.express Резюме проекта содержит в себе только следующие пункты:

• цель и ожидаемые выгоды,
• ожидаемая стоимость и продолжительность проекта,
• требования и ожидания по качеству,
• перечень стейкхолдеров.

В других подходах к управлению проектами могут быть дополнительно внесены:

• ключевые результаты, основные вехи и/или этапы проекта. Например, завершение планирования до 1 мая, подписание договоров с подрядчиками до 10 июня и т. д. Это можно делать с помощью визуализации сроков в тайм-трекере или таск-менеджере. В Kaiten их можно обозначить с помощью диаграммы Ганта или таймлайна:

• риски и вероятность их наступления, стратегии реагирования. Это может быть перечень рисков и стратегия реагирования на каждый из них в виде таблицы, SWOT-матрицы, или тепловой карты рисков — в зависимости от используемого в компании подхода к риск-менеджменту;
• экономическое обоснование проекта. В него входят финансовая модель, инвестиционная модель, таблица с расчетами либо итоговые данные по ключевым показателям эффективности проекта (IRR, ROI, NPV и другие);
• коммуникационный план проекта. Описание, кто как кому какую информацию передает и как часто, в каком виде можно принимать информацию. Специальный шаблон коммуникативного плана вы можете забрать по ссылке.
  

Каждый из этих элементов играет важную роль в успехе проекта:

• цели проекта задают направление,
• описание помогает определить объем работ,
• этапы и сроки обеспечивают контроль за выполнением,
• ресурсы и бюджет позволяют оценить необходимые затраты,
• риски и меры по их управлению снижают вероятность неудач.

Заинтересованные стороны обеспечивают поддержку проекта, а коммуникационный план — прозрачность и согласованность действий.

Вы можете самостоятельно дорабатывать приложенный шаблон и корректировать его в соответствии со своими представлениями о необходимой информации в Резюме проекта.

Как надо и не надо составлять Резюме проекта. Примеры

Составим Резюме на примере конкретного проекта — создание сайта для городской библиотеки. Его задача помочь библиотекарям и читателям:

• посмотреть, какие книги есть в наличии;
• записаться в читальный зал;
• оформить читательский билет;
• посмотреть информацию о мероприятиях библиотеки.

Идем по порядку и заполняем пошагово все основные разделы Резюме. Я буду приводить пример корректного и неверного заполнения. Общее для всех пунктов:

• описывайте все пункты четко, конкретно и емко;
• избегайте расплывчатых и обобщенных формулировок.

Цель и ожидаемые выгоды

Здесь описываем желаемый конечный результат и причины, по которым мы хотим получить этот результат. Причинами чаще всего являются наши ожидаемые выгоды от этого проекта.

Без четкой формулировки, какой именно хотите получить результат в конце проекта, вы этот результат никогда не получите. В лучшем случае получите тот, который сформулировали (какой-никакой, да сайт без поиска и читательского билета, но вроде с новостями).

Ожидаемая стоимость и продолжительность

Здесь необходимо указать, какие есть ограничения по бюджету и срокам, а также причины этих ограничений, насколько они гибкие. Фиксированный ли это бюджет, потому что реализовывается проект по государственному контракту? Или это коммерческий проект, и дополнительное финансирование будет только после сдачи первых версий? Привязано ли завершение проекта к дате и событию (например, открытие школы к 1 сентября и началу учебного года)? Что будет, если нарушить бюджет и сроки? Описывайте это кратко, четко, емко.

Требования и ожидания по качеству

Здесь важно указать определенные характеристики, которыми должен обладать результат проекта, чтобы мы были удовлетворены реализацией. При этом нас не интересуют промежуточные результаты или элементы проекта — нам нужны именно характеристики результата.

Если бы мы стали детально прописывать, что у сайта должны быть личный кабинет читателя, личный кабинет библиотекаря, интеграция, новостная страница, главная страница, то мы бы формулировали требования к результату с точки зрения их наличия, а не характеристики этих результатов и элементов. То есть нам нужно не «что», а «как».

Перечень стейкхолдеров

Стейкхолдеры — это стороны (лица, группы, организации), заинтересованные в реализации проекта. Они могут быть как внутренними (например, сотрудники компании), так и внешними (например, клиенты, поставщики, государственные органы).

Мы указываем сам перечень стейкхолдеров, их ответственность, функции и зоны интересов, а также любую необходимую дополнительную информацию. Отдельно указываем, кто спонсор проекта, если работаем по PMBOK или P3.express. Например, требования к отчетности, желаемый способ коммуникации, контакты.

Этой информации должно хватать, чтобы быстро получить представление о проекте: его целях и участниках, ограничениях и ресурсах для реализации.

Резюме может дополняться, меняться в течение всего срока проекта. Но об изменениях нужно уведомлять команду и заинтересованные стороны в соответствии с теми правилами внесения изменений в документы, которые есть у вас в компании.

Типичные ошибки при составлении Резюме проекта

Не ошибается тот, кто ничего не делает, но в случае с проектной документацией есть самая первая ошибка:

• не делать проектную документацию, в том числе не делать Резюме проекта. Если его нет, оно в чертогах разума у прожекта или информация разделена по чатам, сообщениям и людям, то быстро дать кому-то ознакомиться с проектом вы не сможете. В том числе не сможете быстро ознакомить потенциального инвестора или нового сотрудника с проектом.

Ошибки, которые касаются составления Резюме:

• тратить много времени на его создание и указывать слишком много деталей. Вы как менеджер можете задать буквально несколько вопросов заинтересованным сторонам и заполнить документ в течение часа. Это ваша отправная точка, а не научная работа. Вы можете пропустить пункты, по которым у вас нет информации, а остальное заполнить самостоятельно. Например, вы не знаете, на сколько процентов администрация ожидает увеличить посещаемость библиотеки. Уточните это у ее представителя и вернитесь к Резюме;
• использовать абстрактные формулировки. Чем четче, проще, конкретнее и понятнее вы сформулируете свою мысль, тем проще будет каждому новому подключаемому к проекту сотруднику понять цели, риски и интересы сторон;
• не обновлять резюме в ходе выполнения проекта. Могут меняться сроки, требования к результату, команда и заинтересованные стороны — важно фиксировать все изменения в Резюме, чтобы в любой момент вы могли его открыть и увидеть актуальную информацию.Также зафиксируете хронологию изменеий и их причинно-следственную связь.

Резюме о резюме

Резюме проекта — это небольшой документ с основной актуальной информацией о проекте.

Документ должен состоять из нескольких элементов:

• цели и выгоды,
• стоимость проекта,
• продолжительность,
• требования к результату,
• заинтересованные стороны (стейкхолдеры).

Главная ошибка в Резюме проекта — это его отсутствие. Без него вам будет сложно быстро рассказать актуальную информацию о проекте новому участнику процессов или презентовать проект инвесторам.