Работали в Битрикс24, Jira, Trello и YouTrack, но в итоге выбрали Kaiten. Опыт «Диван.ру»

• Задача
  Организовать работу отделов разработки и поддержки внутренних CRM-систем в одном пространстве, контролировать нагрузку и получать корректные отчеты о работе команды.
• Решение
  На опыте попробовали 4 разных таск-трекера, в итоге остановились на Kaiten.
• Результат
  Без потери данных перенесли все таски в Kaiten, организовали работу всех отделов в едином пространстве с WIP-лимитами и отчетами.

«Диван.ру» на рынке уже больше 6 лет. У компании есть офлайн-представительства в 44 регионах, а онлайн-заказ мебели можно сделать в любую точку России.

Компания «Диван.ру» понимала необходимость таск-трекера для IT-отдела, но подобрать сервис со всем необходимым функционалом было непросто. Команда попробовала 4 разных таск-трекера, и в итоге выбрала российский сервис Кайтен.

IT-директор компании «Диван.ру» Александр Пестов рассказал о плюсах и минусах каждого опробованного сервиса.

Зачем магазину мебели таск-трекер

«Диван.ру» на рынке уже более 6 лет. У нас есть офлайн-представительства в 44 регионах, а онлайн-заказ мебели можно сделать в любую точку России.

E-com для нас — очень важен. Поэтому в «Диван.ру» есть собственная IT-команда, которая занимается разработкой сайта и поддержкой внутренних CRM-систем. Без хорошего такск-трекера в такой команде будет полный хаос.

Шаг 1: Отказались от «Битрикса» в пользу Jira и Trello

Все сотрудники «Диван.ру» работают в «Битрикс24», поэтому сначала команда разработки тоже стала пользоваться этим сервисом. Но потом мы поняли, что нам приходится работать с двумя источниками — экспортировали задачи из Битрикс, а анализы из Excel-таблиц. Это было неудобно. Нужен был инструмент, который объединит обе функции.

Стали искать бесплатные аналоги Bitrix24. Нам было важно, чтобы таск-трекер мог:

• устанавливать различные типы задач, WIP-лимиты;
• производить отчетность по задачам;
• проводить анализ по стадиям работы канбана;
• моделировать Swimline, то есть группировать задачи в линии по командам исполнителей или отделам.

В итоге остановились на самых популярных в IT-сфере сервисах: Jira и Trello.

В «Диван.ру» на тот момент было два отдела разработки: веб и 1С. Каждому из них нужны были разные функции, поэтому мы решили протестировать оба сервиса.

• Первый отдел переехал в Jira. Там была удобная типизация задач, углубленная настройка досок и нужная им отчетность.
• Второй отдел перешел на Trello. Он был интуитивно понятным и простым в использовании и позволял работать по канбан-системе. Если где-то нужного функционала не хватало, мы сами дописывали нужные расширения.

Все шло нормально, пока отделы не начали разрастаться. Тогда мы поняли, что пора сливаться в одно крупное направление и заводить единое рабочее пространство. Чтобы работа всей команды была прозрачно организована в рамках одного сервиса, который всех устраивает.

Плюсы: каждый работает в своей системе, все довольны.

Минусы: разные рабочие пространства, нет возможности для масштабирования.

Шаг 2: Решили попробовать YouTrack

Каждая команда выдвинула свои пожелания к таск-трекеру, мы их обсудили и выделили основные функции, которые нам необходимы:

• гибкая настройка досок;
• изменение значения поля задач;
• WIP-лимиты;
• группировка задач в swimline;
• преднастройки отчетности.

В YouTrack были все эти функции. Так случился наш первый глобальный переезд — мы собрали все задачи в одном месте!

Это было очень непросто. Перенос всех задач из Jira и Trello занял много времени, а для интеграции с другими корпоративными решениями пришлось саморучно писать программу. Все это было долго, муторно, но это было важно для нас.

В новом сервисе команда могла следить за всем рабочим процессом в «одном окне». Точнее «в полтора окна»: с отчетами в YouTrack возникали проблемы, поэтому использовался сторонний сервис. И все равно такой рабочий процесс был удобнее предыдущего.

Плюсы: все рабочие процессы в одном пространстве.

Минусы: нет нужных отчетов, иностранный сервис.

Шаг 3: Очередной переезд — на этот раз в Kaiten

В марте 2022 нам пришлось снова искать новый таск-менеджер — YouTrack отказался принимать наши карты к оплате. Нужно было срочно искать российский аналог.

Когда команда узнала о возможном переезде на новый сервис, конечно никому это не понравилось. Вспоминая предыдущий опыт, предполагали, что потеряем кучу времени и нервов. Но делать было нечего — стали искать варианты.

Кто-то из команды предложил Kaiten, и мы решили попробовать бесплатный пробный период, чтобы понять подходит нам или нет.

Оказалось, что Kaiten — более функциональный аналог и Jira, и Trello. Всего за один день мы смогли настроить сервис под себя, посмотрели возможности организации рабочих областей и отчетности. Все устроило настолько, что решили больше не тратить время на тесты и поиски, а начать переход.

Первый взгляд на Kaiten

Легкий перенос данных

С помощью автоматизированной загрузки, мы оперативно перенесли все свои задачи из предыдущего таск-трекера и настроили интеграции через API. Нам не пришлось писать никаких костылей дополнительных блоков — все что нужно и так было.

Техподдержка быстро помогала решать все возникающие проблемы — это тоже очень упростило работу.

Небольшие лаги

Минусы во время переезда тоже были. В марте многие российские компании одновременно решили перейти на отечественный сервис: был пик нагрузки, и случались лаги. Например, сервис долго подгружался. Сейчас таких ошибок в сервисе уже нет. 10 марта мы полностью интегрировались и с тех пор работаем в Kaiten.

Приемлемая цена

Сначала мы думали, что за Kaiten придется платить больше. Но в итоге цена оказалась довольно выгодной. Оплата предыдущего сервиса зависела от курса доллара, и когда он подскочил, платить приходилось больше. В Кайтен все тарифы в рублях, это стабильно, и стоимость сервиса в итоге получилась даже чуть ниже, чем платили раньше.

Гостевой доступ

Это опция позволяет не покупать отдельные аккаунты для тех, кто только наблюдает за задачами. У нас есть менеджеры (грубо говоря, «заказчики») из другого отдела. Им важно смотреть за ходом выполнения задач, но участвовать в их обновлении не обязательно. В Kaiten за таких пользователей, которые только наблюдают, платить не нужно. Именно для этого предусмотрен гостевой доступ.

А раньше нам приходилось либо платить либо дублировать все в другую систему, чтобы коллеги из разных отделов понимали, на каком этапе находится та или иная задача.

Как мы работаем в Kaiten сейчас: плюсы и минусы нового сервиса

Мы обнаружили немало преимуществ Kaiten в процессе работы. Коротко о том, что понравилось.

Российская разработка

Этот критерий был очень важен. Серверы Kaiten находятся в РФ, подключена русская платежная система CloudPayments. Можно платить в рублях — в них зафиксированы цены.

Устройство рабочих пространств

Удобно выстроен рабочий процесс. К примеру, в том же Trello всего один уровень абстракции: каждая доска пространства существует в гордом одиночестве, поэтому, когда нужно перенести задачу с одной доски на другую, начинаются танцы с бубнами, не говоря уже о том, что целостность процесса теряется.

В Kaiten процесс выстроен максимально комфортно: в одном пространстве можно расположить доски так, как это удобно конкретному сотруднику (у всех рабочее пространство выглядит по-разному), а задачи легко перетаскивать не только с доски на доску, но и между пространствами.

WIP-лимиты

Work-in-progress (WIP) — ограничение количества задач, взятых в работу —  является одним из условий успешного выполнения проектов в методологиях Agile и Kanban.

Если у сотрудника больше определенного количества задач в один момент, то он не успеет их сделать или сделает плохо.

Раньше у нас не было возможности настроить отслеживание количества задач в каждой колонке ни в одном сервисе. Приходилось все мониторить «вручную».

Отчетность

В других сервисах, которые мы использовали, встроенные инструменты анализа не всегда работали корректно, и приходилось использовать сторонний сервис.

В Kaiten в рамках основных тарифов уже есть все необходимое для анализа продуктивности команд. Причем все работает корректно, графики строятся в соответствии с заданными параметрами.

Например, я часто пользуюсь готовым графиком пропускной способности. Он показывает, сколько карточек создаются и делаются нами еженедельно или ежемесячно. Это упрощает контроль рабочего процесса.

Служба поддержки

Очень отзывчивая и душевная. Ответы получаешь в течение 10 минут. Можно просмотреть все заявки, которые оставлял раньше, и статус по ним.

Самое приятное — что обратная связь не уходит в никуда. Если говоришь о каком-то недочете сервиса или вносишь предложения по улучшению, сотрудники Kaiten слышат и стараются максимально оперативно внести изменения, доработать функциональность.

Story map (Карта истории)

Инструмент для визуализации того, как реализовывался проект. Story map выстраивает туры, карты, сравнительные экраны, чтобы охватить все от потребностей до историй пользователей. Это вшито в стандартную версию.

Когда у нас только появился доступ к этому инструменту, мы активно начали использовать его в работе. Теперь можно визуально оценить весь ход работ, и вовремя заметить слабые места в процессе.

Минусы новой системы

Куда без них? Честно расскажу о недочетах, с которыми мы столкнулись:

• Не хватает массового закрытия задач, планирования user story, сворачивания колонок.
• При дополнении story map происходит дублирование задач. Это неудобно, приходится вручную мониторить дубли и удалять лишние.
• Нет предсохраненных фильтров для отчетов. Поэтому, чтобы сохранить отчеты, сейчас команда «коллекционирует» в файлик необходимые урлы.
• Не критичный минус, но команде некомфортно: закрытые задачи продолжают отражаться на доске.

Мы не страдаем из-за этих недостатков, потому что они не такие существенные. Плюс, рассказывая об этих минусах, я уверен, что в скором времени команда сервиса их поправит.

Подведем итоги

Мы пробовали работать с четырьмя разными сервисами и выбирали новый в сжатые сроки. Каждый из них был по-своему хорош, но не закрывал все потребности команды.

Мы рады, что в итоге перешли на альтернативу Битрикс24 Kaiten — сервис не уступает аналогам, а в чем-то их даже превосходит. И, главное, он надежный: российская разработка не уйдет с рынка и не удалит все ваши наработки.

Когда начался вынужденный переезд, казалось, что придется просто выбрать лучшее из худшего — мы привыкли, что российские сервисы уступают западным. Но оказалось, что это не так: российский Kaiten решает все наши задачи и даже предлагает классные инструменты, которые мы не использовали раньше.

Узнайте подробнее, как просто и быстро перенести ваши данные из Trello, Jira или других таск-сервисов в Kaiten.