Как перевести сотрудников на удаленку. Рекомендации Kaiten

Актуальность

Коронавирус это серьезно! Основная мера безопасности, которая показала наибольший эффект – самоизоляция и гигиена.

Во многих странах введен режим чрезвычайной ситуации, в России сотрудникам начали разрешать работать удаленно либо вводят эту меру принудительно.

Работа удаленно это совершенно другая культура коммуникаций, и если вы никогда с ней не сталкивались с ее организацией, то рекомендуем вам прочитать нашу статью, сделайте все по уму сразу!

Базовые напутствия коллективу

Просто перешлите следующие 7 пунктов коллегам.

1. Организуйте рабочую зону дома и согласуйте с семьей время, в которое вы работаете. В рамках этого времени попросите родных не отвлекать вас, а в случае необходимость спрашивать – готовы ли вы прервраться на определенное количество времени. Воспримите данную рекомендацию серьезно, если домашняя обстановка не изменится, она возьмем верх над рабочей. Лучше всего если вы сможете работать в отдельной комнате.

2. Обозначьте рабочие часы в первую очередь для себя. Учтите, что работа теперь находится буквально в шаговой доступности, и для того чтобы уйти с работы нужно волевое решение. Перерывы/обеды лучше спланировать заранее и согласовать с коллегами и семьей. Рекомендуем в это время также минимизировать просмотр новостных сайтов и социальных сетей. Если есть ощущение, что это может стать проблемой — сразу поставьте себе программу, которая ограничит вам доступ на отнимающие время сайты.

3. Будьте доступны для рабочих коммуникаций. Если вы привыкли на работе не реагировать на телефон, то здесь вам нужно быть готовым ответить начальнику / коллеге на звонок. Это не значит что вам нужно начать реагировать на каждую вибрацию / сигнал телефона, это лишь значит что вам нужно взять за правило поглядывать на телефон раз в 15-30 минут.

4. Удаленная работа — асинхронная. Это значит что если вы кому-то что-то напишите в мессенджер, и он сразу не ответил — то попросту человек занят и отреагирует чуть позже, не стоит сразу перезванивать, если это несрочный вопрос.

5. Заранее проверьте, есть ли у вас все необходимые доступы к ресурсам компании (почта, файлы и т.д.). Также немаловажно попросить их проверить наличие у вас актуальной версии антивируса. Для этого вам скорее всего надо будет поставить программу TeamViewer, чтобы коллега мог подключиться и сделать нужные настройки прямо у вас на компьютере, если вы уже дома.

6. Убедитесь что у вас работает интернет. Если в вашей семье принято использоавть стриминговые сервисы просмотра видео, имеет смысл на время удаленной работы рассмотреть использования тарифа с пропускной способностью не менее 100мб, иначе вы можете испытывать проблемы с онлайн-совещаниями.

7. Дом конечно не офис, но общая рекомендация – в течение дня одевайтесь так, как вы ходите обычно в офис (хотя бы в пятницу). Тельняшки, толстовки и т.д. – можно только если такой культурный код существовал в компании и раньше. Тапочки, конечно же, можно :) Помните, видео-звонок может настигнуть вас в любое время.

Удаленная работа в компании

Оперативное общение между двумя сотрудниками

Если вы заметите, что общаться с сотрудниками по телефону непривычно, т.к. раньше всегда общались лицо в лицо, то с помощью следующих программ можно делать звонки c видео совершенно бесплатно:

WhatsApp
Google Duo
Facetime (только между смартфонами Apple)

Звуковые сообщения скорее всего не подойдут, разве что в очень маленьком объеме. В любом случае стоит сперва уточнить у коллеги, будет ли ему удобно получать от вас такие сообщения.

Проведение совещаний (3 и больше участников)

Скорее всего потребуется наличие компьютера и видеокамеры, но смартфон может все еще подойти.
Если вы работаете со стационарного компьютера, то купите самую простую видеокамеру, сейчас любая камера неплохо передаст ваше изображение, если в комнате достаточно света.

Для проведения онлайн-совещаний подойдут следующие инструменты.

Whereby.com – звонки прямо из браузера, бесплатно до 4-х человек одновременно
Zoom – один из самых популярных способов организовать видео-связь. Качество связи на высоте, но если совещания длятся долго (40 минут и более), возможно лучше сразу рассмотреть платную версию
Hangouts – прекрасный продукт от Google, также позволяет бесплатно организовать онлайн-звонки для группы лиц

Обсуждение рабочих вопросов

Скорее всего групповые чаты вы уже освоили, так как группы в Telegram и WhatsApp уже плотно вошли в нашу жизнь. Основная идея здесь – организовать группы по темам «юридические вопросы», «маркетинг» и т.д., чтобы была возможность обсудить детали задач оперативно.

Здесь есть одна важная рекомендация – отключите уведомления. Это не шутка. Учитывая, что количество групп резко возрастет, вы можете столкнуться с тем, что компьютер / смартфон начнет разрываться от нотификаций и мешать вам работать. Просто проверяйте основные чаты раз в некоторый интервал времени. Вы приятно удивитесь, что некоторые вопросы при таком подходе начинают разрешаться сами собой. Если ищите более продвинутый корпоративный чат, то рассмотрите продукт Slack.

👉 Полезная статья про SMART-цели

Ведение плана работ

В интернете есть несколько сотен планировщиков задач, которые позволят вам вести задачи онлайн, но мы рекомендуем в первую очередь освоить так называемые «канбан-доски». А если вы уже используете их, то узнать как делать это эффективнее.

Канбан-доска это простой и понятный инструмент визуализации рабочих задач. Колонки это стадии задачи (в самом простом варианте просто «план», «в работе», «готово», но вы можете создавать любые этапы и называть их в соответствии с вашим рабочи процессом.

Простая канбан-доска

Доска бухгалтерии могла бы иметь следующие колонки:

Входящее
В работе
На проверке у руководителя
Готово

Также на таких досках можно очень удобно управлять приоритизацией, если они поддерживают горизонтальное разделение доски на разные полосы.

Канбан-доска с дорожками для срочных и обычных задач

Рекомендуем сразу рассматривать такие канбан-доски, которые имеют визуальные сигналы блокировки (информация о том, какая проблема есть прямо на фасаде карточки) и шаблонизацию этапов.

Карточка с чек-листом необходимых действий по задаче

Планерки у канбан-доски

Канбан-доски также прекрасный инструмент для утренних планерок, за 15 минут на онлайн-звонке вы сможете обсудить с коллегами самые основные задачи, выявить проблемы и прояснить планы до следующей аналогичной встречи.

Секрет такой планерки в следующем – обсуждать задачи на доске лучше справа налево, отвечая на один простой вопрос «какой минимум действий по задаче остался, чтобы завершить ее или передвинуть в сл. стадию».

Канбан-доска. Цифрами отмечен предпочтительный порядок обсуждения карточек на планерке

ВАЖНО – не давайте коллегам грустить!

Удаленная работа – работа одного человека. Такой формат работы некоторые сотрудники найдут крайне комфортным, а вот другие начнут натурально грустить от одиночества.

В общем подбардивайте коллег и давайте приоритет видео-звонку над сообщением в чате по рабочим вопросам, особенно если кто-то запрашивает именно такой формат связи!

Кстати, вы можете организовать виртуальные аудио-комнаты, куда люди могут заходить и общаться друг с другом, как если бы они сделали это в офисе. Так можно сделать в инструментах Zoom или Discord.

Попробуйте Kaiten, удобный инструмент для организации канбан-досок! По ссылке регистрация в Кайтен, вы сможете получить расширенный пакет бесплатных действий, который позволит несколько месяцев совершенно бесплатно пользоваться сервисом!