Как провести PI-планирование на 100+ человек в Kaiten
Скрам-мастера IT-компании RDP рассказали, что такое как PI-planning и как его провести с помощью Kaiten
![PI-планирование, PI-планирование в Kaiten, Kaiten кейс, safe, safe kaiten, этапы PI-планирования](/blog/content/images/size/w2000/2024/03/RDP.png)
Когда над созданием продуктов работает множество команд (в нашем случае 16) возникают сложности в их синхронизации. Это приводит к задержкам поставки и неудовлетворенности заказчика. Решить проблему можно с помощью планирования, на котором владельцы бизнеса и все команды определяют высокоуровневые цели и согласно этим целям планируют свою работу на квартал.
Мы пообщались с Ириной Бобрихиной, одиним из скрам-мастеров IT-компании RDP. Она поделилась подробным кейсом проведения PI-планирования в крупной компании с помощью Kaiten.
Пару слов о компании
Компания RDP входит в группу компаний «Ростелеком» и специализируется на разработке инновационного программного обеспечения и программно-аппаратных комплексов для высокопроизводительной обработки сетевого трафика. Продукция компании широко востребована в сетях операторского класса, крупных предприятиях и Госсекторе.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/---.png)
Какие проблемы помогают решить Kaiten и PI-планирование
В процессе сотрудничества с одним из ведущих клиентов из госсектора, мы столкнулись с препятствиями в общении и отсутствием прозрачности в процессах. Традиционные подходы и инструменты для взаимодействия показали свою неэффективность, что заставило нас искать пути оптимизации коммуникации.
Основные трудности, требовавшие решения:
- Проблема №1: клиент стремился к прямому диалогу с инженерами и разработчиками, минимизируя количество посредников, чтобы ускорить процесс общения и передавать свои идеи непосредственно тем, кто работает над проектом.
- Проблема №2: работа различных команд над отдельными продуктами, которые в совокупности формировали комплексное решение, представляющее ценность для клиента, иногда сталкивалась с трудностями синхронизации и взаимопонимания, особенно при учете зависимостей между продуктами. Это приводило к задержкам в поставке конечного решения и недовольству со стороны клиента.
Мы решили использовать Kaiten. Цель состояла в том, чтобы создать кросс-функциональный бизнес-процесс, который бы объединил всех участников проекта — от руководителей до заказчиков и исполнителей, позволяя им наблюдать за ходом работы в реальном времени и получать необходимую аналитику без посредников.
В ответ на растущую сложность взаимосвязей между командами и расширение масштабов нашей компании, мы обратили внимание на фреймворк SAFe 6.0. Этот фреймворк предназначен для интеграции гибких методологий в крупных организациях с численностью более 100 человек. Он подходит для бизнесов, переходящих от стартапа к более сложной матричной структуре, стремящихся сохранить гибкость в управлении.
Что такое PI-планирование
PI-планирование, стоящее в центре методологии SAFe, представляет собой ключевое событие, в ходе которого руководители бизнеса и команды Agile Release Train определяют стратегические направления и формируют планы на следующий квартал, опираясь на поставленные цели.
Двухдневное PI-планирование собирает всех участников проекта для установления новых целей, анализа их достижимости и обмена мнениями с заказчиками.
На этих встречах ключевым элементом является визуализация работы и создание связей между различными уровнями задач, от больших эпиков до конкретных задач, что позволяет лучше понять взаимосвязи и зависимости между разными аспектами работы.
В результате формируется комплексный план на квартал, включающий скоординированные цели команд, предстоящие задачи и оценку возможных рисков, что способствует созданию предсказуемости и укреплению связей между командой и заказчиком.
- Работающие над проектом команды имеют возможность напрямую получить от заказчика информацию о его ожиданиях и задачах на предстоящий период, что обеспечивает ясность направления движения.
- Заказчик, в свою очередь, может увидеть, как команда планирует работу над задачами и разбивает их на компоненты, задавая уточняющие вопросы напрямую исполнителям.
- Все участники проекта принимают на себя ответственность за выполнение задач и имеют четкое представление о том, какие результаты будут достигнуты по истечении квартала, минимизируя риск недопонимания или неучтенных рисков. Это обеспечивает открытость и готовность к обсуждению насущных вопросов на месте, а не откладывание их на будущие встречи.
Таким образом, PI-планирование является мощным инструментом для ускорения мыслительных процессов и эффективного взаимодействия в рамках больших проектов.
Процесс PI-планирования в действии
В нашей организации PI-планирование проводится как очное мероприятие каждый квартал, где принимают участие 16 разнопрофильных команд, владельцы бизнеса и наши заказчики. На сегодняшний день, мы успешно реализовали 5 таких встреч.
Структура рабочих элементов на трех уровнях
Мы определились с тремя уровнями иерархии рабочих элементов для нашего проекта:
- наивысший уровень занимают эпики, которые представляют собой крупные бизнес-цели;
- на среднем уровне располагаются фичи и энейблеры. Фича отвечает за конкретную функциональность, приносящую пользу клиенту, в то время как энейблер представляет собой техническую поддержку, необходимую для реализации этой функциональности;
- и, наконец, фичи и энейблеры дробятся на таски, представляющие собой ежедневные рабочие задания команд.
Для каждого из этих уровней предусмотрен свой тип карточек в Kaiten, а также особое место для визуализации — отдельные доски и пространства.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image12.png)
Цель PI-планирования заключается в том, чтобы настроить синхронизацию деятельности всех участников, обеспечивая, чтобы задания каждой команды способствовали достижению общих целей и были согласованы между собой.
Подготовка к PI-планированиею
До начала совместного мероприятия участники на разных уровнях приступают к разработке и детализации рабочих элементов:
- ключевые цели формулируются представителями бизнеса;
- менеджер продукта, системный архитектор и Release Train Engineer приступают к декомпозиции этих целей, разрабатывая основные направления идей;
- Agile-команды в кооперации с владельцем продукта делят полученные идеи на конкретные задачи, формируя свой список предстоящих работ.
Эта предварительная работа позволяет всем участникам планирования заблаговременно определить и отобрать идеи и задачи для дальнейшей координации, выявить зависимости и согласовать, какие этапы какая команда должна будет реализовать для достижения общей цели.
Мы визуализировали этот процесс в Kaiten.
На уровне эпиков у нас расписан верхнеуровневый end-to-end процесс всего Agile Release Train, который обеспечивает поставку ценности. Для этого в Kaiten у нас есть верхнеуровневое пространство, на котором мы отображаем эпики. На нем показаны все этапы от зарождения идей, до их проработки, реализации и релиза.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image10.png)
Когда бизнес выдвигает идею, она прорабатывается сначала на верхнем уровне, а затем попадает в колонку «Предварительная оценка командой» и отправляется на пространство команд для технической оценки:
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image9.png)
Команда, ответственная за определенный подпродукт, раскладывает идею на фичи и энейблеры на своем пространстве. В эту стадию входит подготовка описания, установление критериев выполнения и оценка в стори-поинтах. Завершается этап перемещением карточек в колонку «К планированию», сигнализирующую о готовности к PI-планированию и завершении этапа подготовки.
Погружение команд в бизнес-контекст
Процесс PI-планирования занимает два дня и проводится в формате личных встреч всех ключевых участников в конференц-зале.
На первом этапе ключевая задача — интегрировать команды в контекст текущих бизнес-задач. Заказчики делятся информацией о предстоящих вызовах, в то время как высшее руководство акцентирует внимание на стратегических целях организации.
Этот процесс дает командам возможность оценить общую ситуацию и выйти за рамки мышления точечными задачами. В итоге, разработчики не просто выполняют поставленные перед ними задачи, но и осознают, к какой конечной бизнес-цели это ведет. Такой подход открывает пространство для креатива и инициативы в предложении оптимальных решений для достижения поставленных целей.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image13.png)
Планирование итераций
Дальше люди расходятся по своим командам. Их задача — договориться и разложить фичи и энейблеры по двухнедельным итерациям на квартал вперед. Из колонки «to plan» они распределяют карточки по колонкам на доске планирования на уровне команды:
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image4-2.png)
Далее им также нужно разложить по итерациям таски, которые являются составными элементами фичей или энейблеров.
Ключевым аспектом здесь является учет возможностей команды — определение объема задач, который команда способна выполнить в течение итерации. В этом помогает отчет Kaiten о средней скорости команды. Мы точно знаем, сколько стори-поинтов может выполнить команда и, соответственно, сколько работы она может взять за итерацию.
В процессе планирования итераций предусматриваются резервы времени для неожиданных задач, обеспечивая командам гибкость и возможность адаптации к изменениям.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image8.png)
Определение зависимостей
Организация задач в рамках итеративного планирования требует от команд внимательного изучения взаимозависимостей между различными аспектами проекта.
Для наглядности взаимосвязей мы используем инструмент Miro, где разрабатываем специальную доску. На этой доске выделяются ключевые итерации и основные цели проекта. В точках пересечения размещаются задачи с потенциальными несоответствиями или проблемами. Все взаимозависимости между задачами обозначаются при помощи красных стрелок.
После того как взаимозависимости выявлены, необходимо, чтобы команды скоординировали свои действия и пришли к соглашению о распределении обязательств и сроках выполнения задач в соответствующие итерации.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image3-1.png)
Анализ рисков в контексте PI-планирования
Важной составляющей PI-планирования является выявление и анализ потенциальных рисков, которые могут возникнуть в процессе реализации плана.
Сначала команда фиксирует бэклог рисков на специальной доске. А далее они разбиваются на 4 колонки по категориям (по модели ROAM):
- Принятые (Accepted) – риски, с которыми мы согласны работать и берем на себя ответственность за их управление;
- Ответственные (Owned) – риски, для которых определяется конкретный человек, ответственный за мониторинг ситуации и принятие мер по минимизации или устранению;
- Минимизированные (Mitigated) – риски, для которых заблаговременно разрабатывается стратегия действий в случае их реализации;
- Решенные (Resolved) – риски, которые были урегулированы на этапе планирования.
В каждой карточке содержится детальная информация о риске, при необходимости выделяются ответственные лица, а специальные метки помогают определить, какие команды и продукты могут быть затронуты данным риском.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image14.png)
Презентация и оценка планов команд
После учета зависимостей и анализа рисков команды защищают свои планы. Этот процесс обычно разделяется на две фазы:
Первоначальная презентация черновиков планов происходит в конце первого дня PI-планирования, где команды делятся первыми наработками, а руководители предоставляют свои отзывы и рекомендации.
Затем, учитывая полученную обратную связь, команды финализируют свои планы и представляют их на заключительной сессии второго дня.
Для визуализации этого процесса у нас есть отдельное пространство в Kaiten, на котором видно, с какими фичами будет работать каждая команда в разбивке по итерациям:
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image5-1.png)
Одной из ключевых частей обсуждения планов является оценка уровня уверенности в их выполнении по пятибалльной шкале. Каждый член команды показывает жестом, насколько он верит, что этот план выполним. Если кто-то ставит низкую оценку, это повод поговорить о том, какие риски он видит, и найти решение.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/2024-03-12-16.12.54-1.jpg)
Заключительный этап PI-планирования и реализация
Следующий шаг — это оформление финального плана и вступление в очередной квартал работы.
На доске с общими целями (эпиками) карточки разделяются на две категории:
- Обязательные (Committed) — задачи, выполнение которых гарантировано;
- Условные (Uncommitted) — задачи, реализация которых планируется, но под влиянием потенциальных рисков.
Ключевым моментом является оценка бизнес-ценности каждой цели представителями бизнеса и заказчиками, отраженная в карточке по шкале от 1 до 10. Это позволит в дальнейшем оценить степень достижения запланированной ценности.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image11.png)
Далее начинается этап реализации: команды, имея четкий план на каждую итерацию, распределяют задачи на Канбан-доске в соответствии с установленными процессами.
Во время двухнедельных итераций команды Agile Release Train проводят совместные встречи для обсуждения прогресса, эффективности решения взаимозависимостей и возможных препятствий.
По окончании каждой итерации команды демонстрируют заказчикам результаты своей работы, получая от них ценный фидбек.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image2-2.png)
В конце итерации команды указывают реально достигнутую бизнес-ценность в карточках. Например, если цель была оценена в 10 и достигнута полностью, в графе реальной бизнес-ценности (Actual BV) также отмечается 10.
Этот процесс обеспечивает непрерывный контроль за тем, как выполнение конкретных задач влияет на итоговую ценность проекта для заказчика.
![pi планирование, pi planning, pi система, pi диаграмма, program increment](https://kaiten.ru/blog/content/images/2024/03/image6-3.png)
Удалось ли достичь поставленных целей?
Пройдя через несколько циклов PI-планирования и визуализировав работу команд в Kaiten, мы можем смело говорить о достигнутых результатах на уровне всей компании.
- В разы увеличилась продуктивность. Теперь каждая команда четко осознает, какие задачи необходимо выполнить (и какие нет) для достижения стратегических целей, минимизируя тем самым бессмысленную занятость.
- Появилась прозрачность и доверие между исполнителями и заказчиками. Благодаря Kaiten, доступная аналитика позволяет прослеживать нагрузку, прогресс выполнения и другие ключевые показатели. Это становится хорошим аргументом для конструктивного диалога с заказчиками.
- У менеджмента компании появился инструмент для быстрого отслеживания прогресса с минимальными издержками. Достаточно отслеживать задачи верхнего уровня, в которых автоматом отражается весь прогресс по подчиненным задачам. Это позволяет нам быстро получать актуальную информацию для принятия управленческих решений.
Выводы и работа над ошибками
В заключение хотим рассказать об ошибках, которые компании часто допускают при проведении PI-планирования, вследствие чего результат не совпадает с ожиданиями, а сам инструмент считают неэффективным.
Ошибка №1: Ожидание идеального планирования с первой попытки. Навыки организации и коммуникации команд развиваются со временем, и первый цикл часто служит обучающим опытом.
Ошибка №2: Недопонимание цели планирования на всех уровнях организации. Крайне важно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность и необходимость мероприятия, в противном случае оно может восприниматься как потеря времени.
Ошибка №3: Отсутствие глубокого погружения в бизнес-контекст на начальном этапе. Важно, чтобы в начале планирования команды получали от заказчиков и владельцев продукта всю необходимую информацию о текущем состоянии и стратегических целях.
Ошибка №4: Игнорирование различий в работоспособности команд. Время, необходимое для планирования, может значительно варьироваться в зависимости от опыта и подготовленности команд.
Ошибка №5: Приглашение всех команд без отбора на первое планирование. Лучше начать с команд, имеющих наибольшее количество взаимосвязей, и постепенно расширять круг участников, избегая приглашения тех, кто не вносит прямого вклада в глобальные цели. Это предотвратит потенциальное недовольство и сопротивление участия в мероприятии. Возможно, стоит включать по одному представителю от менее вовлеченных команд для обеспечения коммуникации и быстрого реагирования на вопросы.
![вкусвилл](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/vkusvill.png)
![СБЕР](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/sber.png)
![додо пицца](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/dodo.png)
![Альфа-Банк](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/alfa-bank.png)
![МегаФон](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/megafon.png)
![самолет](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/camolet.png)
![Эксмо](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/exmo.png)
![Сколково](https://kaiten.ru/blog/assets/img/kw-logo/sk.png)