От Яндекс Трекера к Kaiten: как агентство разработки Amiga стандартизировало процессы и повысило лояльность клиентов

В вашей компании очень много дел, задач, команд. Запутаться во всём этом — проще простого. Чтобы избежать головной боли, важно придерживаться правила: и постановка, и отслеживание задач должны быть стандартизированными. В противном случае даже элементарное переключение между проектами сулит всё новые и новые проблемы. Расскажем, как студия Amiga успешно переехала на Kaiten, избежав головной боли и лишних телодвижений.

Путь к эффективному управлению проектами: от стартапа до зрелой компании

Современный рынок разработки программного обеспечения требует от компаний максимальной эффективности, прозрачности процессов. История digital-студии Amiga наглядно демонстрирует: правильный выбор инструментов проектного управления может значительно повысить производительность команды и улучшить взаимодействие с клиентами.

История становления и роста компании

Amiga основана в 2021 году — как небольшая студия разработки. И уже за короткий срок превратилась в серьезного игрока на рынке заказной разработки программного обеспечения. Сегодня компания предоставляет полный спектр услуг по созданию цифровых продуктов: от начального анализа и проектирования до запуска готового решения в эксплуатацию.

В портфолио компании входят проекты различной сложности и масштаба. Пример: разработка с нуля комплексной LMS-системы для крупного металлургического холдинга. Или создание инновационных решений для SOKOLOV, Сбера и ВТБ.

За три года штат компании вырос до 70 человек.

Поиск решения для управления проектами

Яндекс Трекер — слишком просто

На начальном этапе развития, когда в компании работало 5-10 человек, использовался Яндекс Трекер. Этот инструмент хорошо подходил для небольшой команды, но имел существенные ограничения:

• сложности при масштабировании,
• ограниченные возможности для координации между отделами,
• отсутствие гибкости в настройке рабочих процессов,
• недостаточная визуализация проектного прогресса.

Планфикс — слишком сложно

С ростом команды появилась необходимость в более функциональном решении. Выбор пал на Планфикс, который предлагал:

• расширенный набор функций,
• гибкие настройки процессов,
• более развитые возможности для командной работы.

Однако в процессе использования выявились существенные недостатки. Самые большие — избыточная сложность интерфейса и высокий порог входа для новых сотрудников. Дополнительные проблемы создавало отсутствие стандартизации процессов между проектами, а также затруднение в отслеживании KPI.

Переход на Kaiten: стратегическое решение

К концу 2023 года руководство Amiga столкнулось с необходимостью уже кардинальных изменений в системе управления проектами. Основными триггерами перемен стали:

• потребность в унифицированной системе метрик,
• необходимость стандартизации процессов во всех отделах компании,
• запрос на повышение прозрачности проектной деятельности,
• стремление к оптимизации ресурсозатрат.

Процесс выбора новой системы

При выборе новой платформы команда руководствовалась следующими критериями:

1. Наличие готовых решений для проектного управления.
2. Интуитивно понятный интерфейс.
3. Гибкость настройки под специфику компании.
4. Развитая система аналитики с отчетностью.
5. Возможность масштабирования.

После тщательного анализа рынка и досконального сравнения различных решений выбор пал на Kaiten. Ключевым преимуществом платформы стала предварительная настройка необходимых функций,а также метрик и отчетов.

Для начала взяли два месяца на тестирование — надо было настроить и проверить все важные для проекта показатели, убедиться, что система работает как нужно. В первое время Kaiten казался сложным, но со временем все заметили, что работать стало удобнее: стало заметно, как идут дела и что происходит в проектах. Когда убедились, что система подходит, за месяц перевели в новый таск-трекер всю команду. 

Разработка собственной методологии AmigaBan

Опыт работы с различными методологиями управления проектами привел команду к созданию собственного подхода — AmigaBan, основанного на принципах Канбан-системы, но адаптированного под специфику компании.

Для каждого проекта создано отдельное пространство. Это позволяет видеть все процессы, связанные с конкретным проектом. В каждом пространстве Amiga создает группы специализированных панелей:

• Requirements — здесь у нас задачи на разработку ТЗ, описание параметров, другие документы;
• Backlog — общее хранилище проектов, откуда они распределяются по соответствующим панелям;
• Features — для разработки ПО;
• Management — для менеджерских обязанностей (здесь собрания и планирование).

Особенностью методологии AmigaBan, используемой компанией, является разделение бэклога на 3 доски: Features, Requirements и Management. 

Каждая доска содержит несколько этапов, отражающих этапы работы над проектами. Например, на доске Features структура колонок соответствует циклу разработки: To Do → Development → Code Review → Ready for Test → Test → To Release → Done.

Дополнительно присутствует этап, на который переносятся проекты, потерявшие свою актуальность.

Важным принципом Канбана, которому следует Amiga, является запрет на перемещение задач влево по доске. Таким образом обеспечивается корректный учет ресурсов, затраченных на выполнение каждого проекта. В компании используется доска Requirements, на которой есть свимлайны (дорожки) — параллельные линии: по ним группируются карточки. Это дает возможность наглядно отображать итерации в работе над проектами и документацией.

В процессе создания ТЗ проходит разные этапы:

1. ТЗ составляется в черновом варианте.
2. Разные команды клиента по очереди проверяют ТЗ.

И здесь есть два варианта развития событий:

• если всё идет по плану и требования не меняются, ТЗ остается в своей колее;
• если клиент вдруг меняет свои пожелания, документ перемещается на новую линию выше.

Чем дальше вправо и выше находится ТЗ на схеме, тем больше времени и сил в него уже вложили. Такие «возрастные» ТЗ нужно завершать как можно быстрее.

Централизация финансовой документации

Кроме проектов для заказчиков, в Kaiten создано отдельное пространство для внутренней документации: соглашений, приказов и других финансовых бумаг. Здесь применяются специальные ограничения и зависимости, например: акт нельзя отправить на оплату без согласования финансового отдела.

Такой подход ускоряет процесс согласования, повышает эффективность коммуникации между отделами и хорошо оптимизирует общение с администрацией. Простыми словами, у менеджера все статусы как на ладони. Будь то задачи юристов  или финансового отдела: все документы теперь согласовываются в режиме одного окна. Это быстрее и проще.

Дифференциация типов задач

Amiga использует различные задачи и цели, каждая из которых имеет свой шаблон с уникальным набором атрибутов. Задачи отмечаются разными цветами, что позволяет быстро идентифицировать их тип (например, исправление бага или внедрение новой функции).

Для оценки выполнения задач и целей используются чек-листы. Это помогает:

• менеджерам убедиться, что задача выполнена надлежащим образом;
• исполнителям проверить выполнение всех необходимых пунктов перед сдачей работы. Пример: нужно срочно сдать макет, исполнитель ищет адаптивные версии. И сразу понятно, можно ли забирать задачу либо уже возможно передать ее на проверку куратору.

Функция блокировки карточек используется, когда задача выполнена со стороны компании, но ожидает информации от клиента. Это помогает:

• отслеживать причины задержек в проекте,
• своевременно напоминать клиентам о необходимых действиях с их стороны.

Ключевые метрики для анализа проектов

Для эффективного управления проектами Amiga регулярно проводит анализ следующих ключевых метрик:

• Накопительная диаграмма потока — показывает, где скапливаются задачи. Помогает вовремя найти заторы в работе, чтобы команда не простаивала.
• Трудозатраты — сколько часов команда реально работает по сравнению с тем, что планировали. Важно для понимания, правильно ли мы оцениваем необходимые ресурсы и хватает ли людей на проект.
• Динамика изменения времени цикла — сколько времени занимает каждый шаг работы. Очень помогает лучше планировать этапы проекта и находить места, где можно ускорить процесс.
• Пропускная способность команды — сколько задач команда может сделать за определенное время. Метрика важна для реалистичного планирования объема работ и сроков.
• Lead time — как быстро задача проходит путь от старта до финиша. Помогает точнее прогнозировать сроки выполнения разных типов задач и давать реалистичные обещания клиентам.
• Scope — какие задачи делает команда: исправление ошибок или новые функции. Отчет важен для оценки качества проекта: если много времени уходит на исправление ошибок, значит есть проблемы с качеством.
• Процент отмененных дефектов — сколько раз тестировщики ошибочно приняли нормально работающую функцию за ошибку. Пригодится для оценки эффективности работы тестировщиков и улучшения процесса тестирования.

Результаты внедрения Kaiten

После перехода на Kaiten компания Amiga отметила ряд положительных изменений:

• стандартизация процессов управления проектами (одинаковые доски и статусы на всех проектах), что упрощает переход специалиста с одного проекта на другой;
• повышение лояльности клиентов благодаря прозрачности процессов;
• улучшение отслеживания и анализа метрик проектов.

Благодаря Kaiten удалось повысить лояльность клиентов. Удалось наглядно продемонстрировать, как именно изменилась деятельность компании. Это и убедило клиента в ответственном подходе, привело к продолжению совместного сотрудничества.

Планы на будущее

Компания Amiga продолжает развивать свою систему управления проектами и планирует дальнейшие улучшения. Например — интеграцию Kaiten с другими системами через API. Сейчас выгрузка данных о тайм-трекинге делается через бот для Telegram.

Опыт Amiga показывает, что грамотное использование инструментов управления проектами, таких как Kaiten, может значительно повысить эффективность работы компании, улучшить взаимодействие с клиентами и обеспечить более точный контроль над проектами.