Онбординг: как помочь сотруднику адаптироваться в компании
HR-эксперт рассказал, как проводить онбординг персонала, чтобы снизить текучку и начать работать с более вовлеченными людьми
Как только вы выбираете подходящего кандидата и направляете ему оффер, начинается процесс онбординга. Именно от него зависит, как быстро сотрудник вольется в компанию. А чем быстрее он почувствует себя комфортно, тем быстрее начнет самостоятельно решать задачи.
Если же забить на онбординг, компания не просто потеряет сотрудника, но и такие ценные ресурсы, как время и деньги. Также время простоя без работника отразится на текущей команде, работающей на пределе возможностей. Но всего этого можно избежать, если проводить погружение сотрудника качественно.
Ирина Филякина, эксперт в области HR более 10 лет, экс-директор по персоналу в компании Рег.ру, рассказала, что такое онбординг, из каких этапов он состоит и какие ошибки можно допустить при адаптации персонала.
Что такое онбординг сотрудников
Онбординг (onboarding), или адаптация сотрудника, — это комплекс инструментов и процессов, которые направлены на снижение стресса у нового сотрудника.
Зачем нужен онбординг? Человеческий организм устроен таким образом, что любое изменение, даже самое позитивное, требует от нас сил и энергии на адаптацию к новым условиям.
Выход человека на новую работу в незнакомый коллектив со своей культурой и привычками — это всегда стресс. Но компания может его минимизировать и помочь новичку быстрее выйти в комфортный и эффективный режим работы с помощью качественного онбординга.
Важность онбординга подтверждают и исследования:
- 26% новых сотрудников уходят с работы, потому что остаются недовольными обучением и процессом адаптации.
- 44%опрошенных сотрудников признаются, что задумывались об увольнении в первый месяц.
- 86% HR-специалистов считают, сотрудники принимают решение остаться или уйти из компании в течение полугода.
- Более 20% сотрудников увольняются в течение первых 45 дней.
- Более 60% сотрудников остаются работать в компании, если у них был качественный онбординг.
Получается, что онбординг — это не просто адаптация в команде. Это критический период, который может определить, останется ли сотрудник на длительный срок или уйдет, не проработав и года.
Этапы онбординга
Пребординг
Онбординг начинается еще до выхода человека на работу. Этот период часто называют пребординг. Он нацелен на снижение стресса от неопределенности, в котором оказывается будущий сотрудник, ожидая выход на новую работу.
На этапе пребординга хорошо работают приветственные письма, welcome-книги и видео. Обычно в них рассказывают про формальные процедуры первого рабочего дня, необходимые документы для трудоустройства, рабочее место и оборудование, а также оставляют контакты для связи в случае возникновения вопросов.
Welcome-формат можно сравнить с презентацией компании. Книги, письма и видео позволяют заранее рассказать об истории компании, продуктах, ее миссии, ценностях и правилах общения в команде.
Классно, когда новый сотрудник может увидеть представителей компании и топ-менеджеров, прочитать их напутствия и лайфхаки. Это может вдохновить новичка, чтобы сотрудник почувствовал себя частью чего-то важного.
Также сотруднику будет приятно ощутить заботу от руководства. В этом поможет информация о бенефитах компании и инструкции о том, как ими воспользоваться: где можно вкусно и бесплатно поесть, как записаться к врачу по ДМС и т. д.
Первые рабочие дни
Следующий важный этап — это первые три дня на новом месте. Тут работает правило первого впечатления, которое нельзя произвести дважды.
В первый рабочий день всё должно работать слаженно и четко: сотрудник должен увидеть, что к его приходу готовились, а слова из welcome-писем и видео — правда.
Сделать этот этап максимально комфортным помогут:
- быстрое и четкое оформление в штат. Если оно соответствует трудовому кодексу (ТК), то у сотрудника формируется доверие к компании;
- встреча с HR-специалистом, который покажет онбординг-план на испытательный срок и познакомит новичка с его наставником;
- наличие наставника. Наставник — это проводник и помощник для новичка на протяжении всего испытательного срока. В первый день он покажет офис, расскажет про культурный код и действующие правила, ответит на бытовые вопросы и др.;
- встреча-знакомство с командой поможет новичку быстрее влиться в коллектив;
- подготовленное рабочее место. Лучше заранее позаботиться об оборудовании сотрудника и выдать нужные доступы к системам;
- первая встреча с руководителем, на которой предметно обсуждаются рабочие обязанности, формат взаимодействия, первые задачи, доступные инструменты и работа в команды в целом;
- welcome-pack. Простыми словами, это своего рода подарок, который заряжает позитивом и лояльностью новичка, а также это символ посвящения, зачисления в новую команду.
Погружение в работу
Следующий этап — погружение в работу. В нем запускаются уже более серьезные инструменты.
- Обучение. Оно может быть в виде электронного курса с тестированием или проходить под присмотром наставника. Сюда же можно отнести парную работу с коллегой или руководителем, которые постепенно передают знания и погружают сотрудника в продукт.
- Фиксация ожиданий. На этом этапе руководитель фиксирует ожидания от работы нового сотрудника в испытательный срок в виде конкретных целей и критериев оценки результата. Именно по этим результатам в дальнейшем принимается решение о качестве прохождения испытательного срока
- Точечные встречи или опросы от HR-менеджера. В зависимости от компании они могут проходить с различной периодичностью, но не реже одного раза в месяц. На таких встречах HR анализирует эмоциональное состояние сотрудника, наличие коммуникаций с наставником и руководителем, выясняет текущие сложности и проблемы новичка, понимание целей сотрудника и его промежуточные результаты.
- Корпоративные мероприятия. Командные ритуалы, праздники, встречи помогают новичку легче и быстрее влиться в коллектив. Всё это помогает сформировать вовлеченность человека в новую среду, что сказывается на решении остаться или уйти из компании. Если человек останется в компании, то уровень вовлеченности определит стиль его работы: будет ли сотрудник прикладывать максимум усилий для достижения качественного результата или работать в стиле «и так сойдет».
Итоговый этап адаптации — это оценка прохождения испытательного срока. Чаще всего ее проводит руководитель и HR. В случае успешной адаптации сотруднику стоит об этом четко проговорить, поздравить и проинформировать команду о таком классном событии.
Возникающие проблемы и ошибки
Самая страшная и банальная ошибка — забить на онбординг. Некоторые руководители даже используют фразу в такой ситуации: «Выплывет, значит выплывет».
Но не забываем, что рекрутинг и замена сотрудника в среднем стоит от 3 до 6 окладов такого специалиста. Кроме основной стоимости поиска и простоя, есть стоимость команды, которая снижает свою продуктивность ввиду повышенной нагрузки из-за отсутствия человека. Прибавим сюда голод на рынке, который позволяет хорошим кандидатам выбирать не только человеческие, но и комфортные условия.
Качественный автоматизированный онбординг — это всегда экономия времени самого руководителя. Так как, чем быстрее новый сотрудник войдет в нужный ритм, тем быстрее руководитель получит от него ожидаемые результаты
Вторая ошибка — отсутствие целей на испытательный срок и критериев их выполнения. Такой подход грозит тем, что оценка результатов новичка будет необъективной и скорее эмоциональной.
Часто случается, что руководитель приходит к HR и говорит: «Мне не нравится новичок, он слабый, его надо заменить». Но при дальнейшем исследовании оказывается, что руководитель не может объяснить, почему ему не нравится сотрудник и что он делает не так. Его ожидания просто не совпадают с реальностью. Но вся соль в том, что новичок и не знает этих ожиданий и сам ждет конкретики от руководителя, который остается недоволен проделанной работой. Поэтому важно зафиксировать все договоренности на испытательный срок.
И третья ошибка — проводить этапы онбординга некачественно. Запомните, что каждый из них одинаково важен для нового сотрудника, потому что:
- плохой пребординг грозит контроффером от другой компании и не выходом человека на работу;
- плохое первое впечатление — быстрый уход из компании. Не забывайте, что человека еще ничего не связывает с командой и компанией. А значит, он может быстро и безболезненно принять решение о поиске другой работы и более внимательных работодателей.
- Отсутствие обучения, поддержки и объективной обратной связи усложняют и удлиняют адаптацию, что нервирует и сотрудника, и работодателя. В результате это снижает эффективность работы команды в целом. Если новичок уйдет, компания потеряет такие ценные ресурсы, как время и деньги.
Как сделать процесс более быстрым и технологичным
На данный момент есть большое количество способов сделать онбординг более качественным и управляемым, при этом удобным и быстрым.
Основные поинты, которые необходимы для запуска онбординга:
- четко прописанные чек-листы онбординга в вашей компании и их наполнение,
- закрепленные ответственные за каждым этапом в списке,
- четко выделенные даты и время проведения всех этапов погружения,
- фоллоу-апы встреч, анализ результатов, подведение итогов.
То есть, даже если у вас нет огромных ресурсов, можно сформировать качественный процесс адаптации сотрудника с помощью гугл-таблиц и календаря. Также можно автоматизировать эти этапы с помощью ботов, средств low-code или визуализировать их в специальных сервисах.
Из классных фич есть различные конструкторы ботов, в которых можно самостоятельно собрать помощника для разных целей. Например, бот будет отправлять уведомления о предстоящей встрече или необходимых пунктах вашего чек-листа. Еще один пример использования бота — возможность рассказывать о компании в качестве справочника.
Если же в компании есть бюджет, можно присмотреться к готовым решениям, например: Potok, Connectable, HR Messenger или ЧАТМИ.
Онбординг в Kaiten
Еще один способ — визуализировать этапы онбординга в таск-трекере, как Kaiten. Например, в некоторых компаниях есть специальные пространства для онбординга. На них добавляют новых сотрудников и заранее подготовленные задачи, которые новичок должен выполнить.
Если вы обучаете сразу несколько сотрудников, можно создать отдельные доски для каждого или разделить доску на несколько дорожек, например, указав имена новичков.
Чтобы сотрудники не упустили ни одной важной детали, можно сделать чек-листы или шаблонные описания карточек.
Также чек-листы пригодятся и HR-специалистам. Например, можно создать отдельные карточки для каждого нового сотрудника на доске «Трудоустройство». Внутри каждой будет появляться чек-лист со списком действий, которые нужно выполнить, чтобы сотрудник оказался в штате.
Также с помощью Kaiten можно сделать внутреннюю базу знаний с инструкциями для новичков. Внутри есть удобная система папок и гибкая настройка доступов для каждого документа.
👉Подробнее о том, как организовать работу HR-команды в Kaiten
Что важно запомнить
- Онбординг — это процесс, который помогает новичкам быстрее и проще адаптироваться в компании.
- Онбординг состоит из трех этапов: пребординг, первые рабочие дни и погружение в работу.
- Главные ошибки, которые можно допустить, — забить на онбординг или его этап, и не зафиксировать цели сотрудника на испытательный срок.
- Собирать обратную связь — важно.
- Чтобы сделать процесс онбординга комфортным, лучше автоматизировать его в специальных сервисах.
