Не смогли оплатить Trello: как Kaiten спас строительную фирму от неразберихи из-за срочного переезда

Директор строительной компании «Белый журавль» Ярослав Стерхов рассказал, как отечественная платформа Kaiten помогла команде полностью заменить Trello.

С 2014 года компания «Белый журавль» занимается строительством загородных домов и коттеджей из бруса в Ленинградской области и Санкт-Петербурге. Сегодня в каталоге компании – более 50 проектов построек для постоянного и сезонного проживания. «Белый журавль» производит все деревянные комплектующие для строительства, что позволяет полностью контролировать их высокое качество.

С 2020 года 15 человек активно пользовались премиум-аккаунтом Trello, где была организована работа бухгалтеров, снабженцев, отделов продаж и реализации. Но в марте 2022 года из-за санкций с платной подпиской пришлось распрощаться. Команде потребовалась аналогичная система, которая сохранила бы прозрачность всех работ с минимальным периодом адаптации к новой платформе. Решением стала отечественная разработка Kaiten.

Как возникла проблема

24 марта у компании заканчивалась платная подписка в Trello. Любые попытки продлить ее ни к чему не приводили. Система отсекала не только российскую платежную карту, но даже польскую и эстонскую. Запросы в службу поддержки тоже ни к чему не привели.

Конечно, можно было поискать какие-то технические средства для обхода запрета на оплату – например, попробовать подключаться через VPN-сервисы. Но поиски заняли бы массу времени, притом не факт, что все работало бы без перебоев. А значит, команда осталась бы без инструмента для работы.

К тому же возникла и финансовая проблема. Стоимость в долларах за подписку осталась неизменной. Но из-за обвала курса рубля расценки на аккаунт в отечественной валюте подорожали на 40 %!

Перед руководством встала срочная задача – найти такую же простую и функциональную канбан-платформу, как Trello.

По каким критериям искали

В компании отечественную альтернативу Trello искали еще задолго до введения санкций. В качестве критериев поиска было три ключевых требования:

• Удобные уведомления.
• Привычный интерфейс.
• Возможность подключить ботов.

Рассмотрим каждое из них подробней.

1. Возможность уведомлений для конкретного сотрудника, когда карточка перемещается в поле его ответственности

На одной доске работают 4–5 человек. Вся команда видит, как выполняется задача и кто конкретно за нее отвечает. Однако сотрудник получает уведомления только тогда, когда карточка переходит в его поле ответственности.

Нам критически важна функция настройки уведомлений. Помимо Trello, мы нашли ее только у Kaiten. Сотрудник получает уведомления только по той задаче, за которую отвечает непосредственно он. Иначе получается спам из уведомлений, который сильно мешает.

Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»

2. Быстрая адаптация к новой платформе

Команде необходимо было переехать на новую систему в сжатые сроки, чтобы в работе не возникало провисаний. Требовался аналогичный интерфейс, к которому сотрудники могли бы быстро привыкнуть, чтобы не тратить время на освоение новых функций.

Интерфейс Kaiten практически полностью повторяет Trello, поэтому адаптация происходит легко и быстро.

3. Возможность подключить ботов

Программисты компании помогли автоматизировать процесс работы. К системе Trello были подключены боты, которые получали команды при добавлении карточки на доску. Например, когда карточка попадала в определенное поле, бот через API получал сигнал, проводил определенные операции, и карточка перемещалась дальше. Таких же ботов компания смогла использовать и в Kaiten.

Почему выбрали Kaiten

Когда в компании изучали аналоги Trello, оказалось, что все три требования выполняет только система для управления проектов Kaiten.

Что еще повлияло на выбор:

• Подписка на аккаунт оплачивается в рублях, не нужно переплачивать за разницу в курсах валют.
• Платформа принимает карты всех действующих платежных систем: Visa, MasterCard, «Мир».
• Серверы Kaiten находятся в России – нет риска, что их отключат из-за санкций.
• Русскоязычная служба поддержки, которая отвечает в течение 5–7 минут.
• Не нужно беспокоиться из-за фискальных проволочек. Регистрироваться в Kaiten могут не только физические, но и юридические лица – платформа предоставляет закрывающие документы в соответствии с законодательством РФ. В Trello такой возможности нет.
• Kaiten поддерживает все гибкие методологии Scrum и Kanban.

Подробнее про аналог приложения Trello можно прочитать тут.

Процесс переезда занял у нас всего один день. Я заранее предупредил команду о миграции. Ночью запустили автоматизированный скрипт, за три клика импортировали все задачи, перенесли и протестировали ботов. В итоге утром команда без задержек смогла начать работу в новой системе.

Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»

Результаты миграции

Kaiten предоставил команде «Белого журавля» весь необходимый для работы функционал. Наиболее ценным для компании решением стала возможность создавать в одном пространстве несколько досок, комбинировать их и перетаскивать между несколькими пространствами. За счет этого сотрудники видят рабочие процессы на любом этапе и взаимодействуют между собой в единой среде.

Так, в Kaiten удалось визуализировать всю цепочку процессов от оплаты счетов до передачи задачи из отдела продаж в отдел реализации. На определенном этапе в системе подключается автоматизация:

● ответственный ставит карточку в стек и отдает команду боту «создай чат»;

● бот автоматически создает чат, добавляет нужных ботов и других пользователей;

● по завершении задачи бот передвигает карточку;

● для каждого объекта заводится отдельный чат в Telegram, где рабочие вопросы решают менеджеры, строители и прорабы.

Еще одной удобной для работы функцией Kaiten оказался раздел «Документы». Он представляет собой облако, которое находится на сервере разработчика. В облаке можно размещать документы, ссылки, медиафайлы, создавать информационную и обучающую базу знаний для сотрудников. При этом пользоваться разделом может одновременно несколько человек – в «Документах» предусмотрена опция совместного редактирования.

Команда осталась довольна. Сотрудники говорят, что Kaiten в целом соответствует поставленным задачам, а по некоторым функциям платформа даже удобнее, чем Trello. В планах у нас отслеживать через Kaiten более тонкие технические моменты. Например, процессы производства материалов и их транспортировку заказчику.

Ярослав Стерхов
Генеральный Директор компании «Белый журавль»