Миграция крупного банка из Trello в Kaiten: как бесшовно перенести задачи нескольких отделов

Эта история про банк, который входит в топ 20 банков России по количеству портфелей кредитных карт. Его команда продуктовой разработки поделилась, как она внедряла и пропагандировала по всей компании Kaiten. Как новая система управления задачами ускоряет коммуникации между отделами, автоматизирует повторяющиеся задачи и помогает достигать бизнес-целей банка.  

За полгода после внедрении таск-менеджер стал незаменимым инструментом для эффективного планирования и координации работы нескольких департаментов: маркетинга, разработки продуктов, аналитики и коммуникации с клиентами банка.

Как департаменты банка решили внезапно переехать в Kaiten

Банк, где постоянно работают несколько тысяч человек, — место, где без системы управления проектами невозможно выстроить эффективную работу. Раньше, до 2022 года, банк использовал для этого иностранные решения:

• Trello,
• Jira,
• Redmine и другие.

Trello был основным инструментом планирования — им команды пользовались на продвинутом уровне. Но после ухода платформы из России компания начала задаваться вопросом «Как теперь управлять задачами, следить за прогрессом проектов и дедлайнами?». При этом банк искал решение, которое не отличалось бы кардинально от Trello по функциям и интерфейсу, но гарантировало бы безопасность конфиденциальных данных пользователей с помощью качественной коробочной версии.

«Если бы мы вернулись после стольких лет продвинутой работы в Trello к электронным письмам и Excel, то это был бы шаг назад в планировании — мы бы точно снизили продуктивность работы и мотивацию сотрудников».

Антон Л., руководитель департамента по управлению продуктами и портфелем

Особенность работы банка и выбор сервиса

Поиском новой системы управления задачами, которая отвечала бы высоким стандартам банка, занялась руководитель управления разработки продуктов и продвинутый пользователь Trello Гунала А.

Она предложила внедрить Kaiten, так как платформа лучше всех подходила для Канбан-планирования, что помогло командам сохранить темп работы и упростить назначение ответственных и контроль дедлайнов. Также банку было важно, что систему можно установить внутри корпоративного контура. Так компания может полностью нести ответственность за сохранность пользовательских данных.

Основные требования, которые установила Гунала при поиске нового таск-менеджера:

• Kanban-планирование. Банк уже давно работает по системе Kanban, которая помогает оперативно структурировать большое количество задач. Поэтому новая система должна была подходить под этот тип планирования;
• простая миграция. Департаменты банка хотели быстро перейти на новую платформу. Чтобы этот процесс был максимально быстрым, а бизнес-процессы не прерывались, система должна походить на Trello;
• мощная автоматизация процессов. Эффективная автоматизация задач ускоряет выполнение рутинных заданий;
• российское решение. Банку важно, чтобы производитель был из России и не покидал страны из-за мировой обстановки;
• хранение данных. В системе есть хранилище данных, где команда может совместно редактировать документы;
• локальное ПО в контуре. Это самый главный критерий для банка — возможность локальной установки программного обеспечения в защищенном контуре компании. В Kaiten для этого есть on-premise версия с возможностью установки ПО на серверы компании.

Инициатива «снизу»: миграция в планировщик без приказа от руководства

Главный герой истории — отдел из 30 человек, где сотрудники решили постепенно изучать и внедрять в работу Kaiten. Освоение планировщика началось с руководителей команды, затем обросло еще группам в 5-10 человек. И уже потом Kaiten начали пользоваться все 30 сотрудников департамента. Это помогло не только внедрить новые рабочие пространства, но и улучшить коммуникацию между коллегами департамента благодаря подключению корпоративной почты.

После удачного освоения нового инструмента департамент активно делился своим опытом с коллегами, что привлекло еще 4 команды. Сейчас в таск-менеджере работает 5 департаментов. У каждого из них свое продуманное рабочее пространство в Kaiten.

Как банк отразил организационную структуру в архитектуре пространств

Kaiten команды внедряли в тесной связке с внутренней структурой компании. Например, один из департаментов делится на 5 направлений: разработка, продвижение, аналитика, поддержка и коммуникация.

Каждое управление создает отдельное пространство с доской под свои задачи. Каждая доска делится на горизонтальные дорожки, где собираются задачи по отделам. При этом руководители видят на своих верхнеуровневых досках объем поступающих поручений и их решения. Так начальники отделов могут анализировать и эффективно распределять работу между сотрудниками.

Пример такого пространства с доской, разделенной на дорожки по отделам и на столбцы с этапам работы:

Подобная структура задач дает:

• прозрачность поручений по всем процессам направления. Все сотрудники видят текущие и будущие задачи в своем департаменте.
• разграничение доступа к данным по задачам. Руководители могут легко контролировать потоки информации о задачах внутри своих команд.

Аналитика работы

Начальник департамента видит все карточки, которые завершает команда, в своем отдельном пространстве, куда интегрируются все задания. Еще руководитель может перенести себе доски подчиненных на одно пространство, чтобы не заходить в каждое пространство по отдельности, а оперативно отслеживать прогресс по всем поручениям на одной странице. Эту страницу видит только руководитель департамента. С помощью нее он может:

• корректно приоритизировать задачи и проекты;
• видеть объем поручений, над которым трудится департамент;
• учитывать занятость каждого сотрудника и направления отдела, чтобы сокращать переработки;
• контролировать продвижение задачи по Kanban-этапам.

Как банк использует базу знаний

Kaiten стал не просто инструментом планирования в банке, но и агрегатором документов и регламентов банка. С помощью функций базы знаний сотрудники создали корпоративное пространство, куда входит вся информация о всех продуктах банка.

Благодаря внедрению базы знаний в работу команды стажеры могут быстро изучить все данные о продуктах и регламенты компании.

В реализации этой задумки сотрудники могут использовать в базе знаний:

• распределение по папкам,
• разные уровни доступа к документам,
• собственный домен для публикации базы,
• поиск в хранилище.

Пример подобной базы знаний с инструкциями по работе в Kaiten:

Промежуточные результаты, которых добилась команда в работе с Kaiten

Такая система планирования помогает создать гибкие пространства по Kanban-методологии, что удовлетворяет все нужды банковских департаментов в вопросе построения эффективной работы. Сотрудники могут адаптировать Kanban-доски системы под любой проект, а на протяжении работы упрощать внутренние бизнес-процессы и повышать продуктивность в выполнении задач.

«Kaiten — это импортозамещение, за которое не стыдно, даже после работы в Jira и Notion. Сейчас мы ждем, когда разработчики добавят автоматизированные списки задач, чек-листы. Но система и без них заметно облегчает рабочую жизнь банка».

Антон Л., руководитель департамента по управлению продуктами и портфелем

В целом этот кейс — отличный пример того, как банки со сложной организационной структурой могут эффективно работать в Kaiten. И он показывает, что инициатива отдельных сотрудников может превратиться в главный фактор перехода с одной системы планирования на другую, даже при жестком централизованном управлении.