Меньше обсуждений, больше работы: кейс компании Инферит FinOps

Маленькие команды часто обходятся простыми инструментами для управления задачами с минимумом возможностей. Но с ростом компании и увеличением объема работы неизбежно возникают трудности: задачи теряются, а эффективность сотрудников падает. 

В компании «Инферит FinOps», которая развивает платформу «Клаудмастер», столкнулись с этой проблемой и нашли ее решение в Kaiten. Руководитель маркетингового отдела Дарья Нечаева рассказывает, как сервис помог упорядочить процессы и отказаться от ненужных встреч по итогу спринтов.

Из Miro в Kaiten

«Клаудмастер» — это FinOps-решение, позволяющее компаниям контролировать расходы на облачную инфраструктуру. Платформа помогает анализировать облачные IT-ресурсы, выявлять нестандартные отклонения и прогнозировать будущие затраты. Благодаря этому бизнесы могут снижать затраты на облачные сервисы на 25–30% и организовывать прозрачную систему управления инфраструктурой в облаке.

Сегодня в компании работает около 40 сотрудников. Разработчики по-прежнему используют Jira, так как этот инструмент удобен для технических специалистов. Однако бизнес-командам он не подходит из-за обилия специализированных функций.

Маркетологи, дизайнеры и продуктовые менеджеры работают в отдельном таск-трекере. Изначально эти команды предпочитали Miro, но с ростом компании этот инструмент перестал быть удобным: при большом количестве задач управлять процессами в рамках одной доски стало сложно.

Весной 2024 года мы перенесли проекты в Kaiten. Идею предложил мой руководитель, который уже был знаком с этим инструментом. С первых дней работы с сервисом нас впечатлили следующие функции:

• Гибкость настроек и кастомизация. В Kaiten можно легко адаптировать рабочие пространства, доски и карточки под специфику работы разных отделов. Например, процессы в маркетинговой команде и у дизайнеров заметно отличаются, и в системе для них можно настроить удобные индивидуальные рабочие среды.
• Общее рабочее пространство. Все отделы получили возможность взаимодействовать в одном сервисе, переключаться между рабочими пространствами и ставить задачи коллегам из других команд.
• Прозрачная ценовая политика. Kaiten предлагает несколько тарифов, среди которых можно выбрать оптимальный по стоимости и функциональности. При этом цена не зависит от курса валют, что делает расходы на сервис предсказуемыми.

Успешные компании уже используют Kaiten Попробуйте расширенный функционал на своем проекте бесплатно

Попробовать

Как мы организовали операционную работу команд в Kaiten

Маркетинговый, продуктовый и дизайнерский отделы ведут текущие задачи в Kaiten. Пока мы не используем этот инструмент для постановки глобальных целей, а сосредоточены на управлении операционными процессами.

Работа построена по системе спринтов. Для каждой команды создано свое рабочее пространство.

Маркетинг

В этом разделе мы организовали три основные доски, каждая из которых выполняет свою функцию:

• Бэклог. Здесь фиксируются все запланированные задачи на квартал. Из этого списка выбираем актуальные для текущего спринта. Благодаря наглядному представлению удобно отслеживать, какие задачи предстоит выполнить в ближайшие месяцы.

• Спринты. Доска отражает классический процесс работы в спринтах с колонками: «Бэклог спринта», «В работе» и «Готово». Перемещаем карточки задач по колонкам этапов, позволяя команде видеть их текущее состояние. А еще любой сотрудник может просматривать эту доску, получать нужную рабочую информацию и быстро ставить задачи отделу маркетинга, не залезая в мессенджеры.
• Мероприятия. На этой доске мы собираем все конференции, форумы и другие события, в которых компания может принять участие.

Дизайн

Для управления задачами и контроля хода работы команда дизайна использует три основные доски. Они помогают структурировать процессы, следить за прогрессом и поддерживать порядок в задачах.

• Основная доска спринта размещена в общем рабочем пространстве, доступном для всех команд. Это позволяет любому сотруднику быстро посмотреть, над чем сейчас работают дизайнеры и на каком этапе находятся текущие поручения.
• Две внутренние доски предназначены для тактического планирования и внутренних процессов. Они не публикуются в общем доступе, так как включают рабочие моменты, не требующие вовлечения других отделов.

Доска с квартальными OKR

На этой доске фиксируются стратегические цели на квартал, которые детализируются в виде Objectives and Key Results. Все объемные задачи разбиваются на более мелкие, которые оформляются в виде отдельных дочерних карточек. Эти задачи сразу попадают в бэклог команды дизайна, откуда их постепенно переносят в активные спринты с учетом приоритетов и последовательности выполнения.

Бэклог команды дизайна

В бэклог поступают задачи из нескольких источников: стратегические цели (OKR), внутренние инициативы, такие как развитие дизайн-системы, а также запросы от других отделов. Сюда попадают задачи от маркетинга, вроде разработки офферов, создания баннеров и внесения изменений на сайт, а также доработки технического плана и поручения по оптимизации рабочих процессов, запланированные к внедрению в ближайших спринтах.

Основная доска дизайн-спринта

Эта доска — ключевое рабочее пространство команды в процессе спринта, длящегося 2 недели. В начале каждого цикла мы проводим планирование, где распределяем задачи с учетом зависимости от других отделов, например, запросы маркетинга или правки по продукту.

Двигаясь по доске, задача проходит следующие этапы:

• «Бэклог спринта» – сюда попадает работа, запланированная на актуальный спринт.
• «В работе» – сотрудник берет задачу и начинает ее выполнять. В карточке автоматически активируется чек-лист для проверки готовности каждого этапа. Для перехода на следующий этап необходимо закрыть все пункты.
• «Дизайн-чек» – команда оценивает макеты. Если правок с их стороны нет, задача двигается дальше.
• «Готово (Парковка)» – здесь задачи ожидают PBR (Product Backlog Refinement) с разработчиками. Если замечаний нет, они передаются в разработку.
• «Разработка» – задача остается в этой колонке до финального дизайн-ревью.
• «Дизайн-ревью» – команда проверяет, соответствует ли реализованные функции макетам и первоначальному замыслу.
• «Готово за спринт» – эта колонка собирает все завершенные задачи. Они архивируются перед стартом нового спринта.

Этот подход дает полный контроль над жизненным циклом задачи – от появления идеи до ее финальной реализации. В любое время можно увидеть, кто ответственен за задачу и в каком она статусе сейчас. Благодаря чек-листам проще избежать ошибок, а за счет прозрачной системы работы простые задачи, не касающиеся продукта, выполняются оперативнее.

Этот метод также улучшает синхронизацию между командами, повышает контроль качества и помогает завершать работу в срок.

Продакт

Процесс Discovery в продуктовой команде организован на трех досках.

Бэклог идей
Здесь мы фиксируем все идеи и потенциальные улучшения, описываем их согласно принятым в команде принципам и приоритезируем перед дальнейшим исследованием.

Доска содержит три колонки:

• «Свободная форма» – здесь любой сотрудник может оставить гипотезу или идею, не прорабатывая ее подробно.
• «Точная форма» – сюда перемещаются идеи, оформленные по чек-листам, принятым внутри команды.
• «Готово к исследованию» – на этом этапе собираются гипотезы, прошедшие детальную проработку и приоритизированные по методике WSJF (Weighted Shortest Job First).

Discovery-спринт
Для дальнейшей работы с гипотезами из бэклога идей мы используем отдельную доску. Она разделена на горизонтальные дорожки «Проблема» и «Решение».

Любая гипотеза рассматривается нами как потенциальная проблема пользователей, требующая подтверждения и решения. Такой подход позволяет нам не только проверять обоснованность выявленных проблем, но и тестировать возможные решения, прежде чем передавать их в разработку.

Обе дорожки имеют следующие колонки:

• «Бэклог» – здесь размещаются гипотезы, переходящие из общего пула идей в бэклог спринта.
• «Создание гипотезы» – на этом этапе идея дорабатывается до четко сформулированной гипотезы или сразу отправляется дальше.
• «Валидация гипотезы» – в этой колонке происходит основная работа по гипотезе: сотрудники проводят исследования, выявляют ключевые болевые точки пользователей и тестируют возможные решения.
• «Парковка гипотез» – временная остановка. Сюда переносятся гипотезы, которые не могут двигаться дальше из-за блокеров или нехватки данных.
• «Готово за спринт» – финальный этап, на котором гипотеза проходит финальное оформление с добавлением описания и итогов исследований.

Результаты
Эта доска выполняет одновременно две функции: служит бэклогом приоритетных гипотез, подготовленных к передаче в разработку, и позволяет просматривать их статус без необходимости переключаться в Jira.

Структура доски включает несколько стандартных этапов Канбан-доски:

• PBI (Product Backlog Item) – здесь находятся полностью подготовленные карточки, которыми разработчики могут просмотреть и дать оценку.
• Ready to commit – сюда задачи перемещаются, когда команда разработки провела оценку предстоящей работы, зафиксировала требования и готова приступить к реализации.
• «В разработке» – колонка, отражающая текущую работу разработчиков.
• «Готово» – здесь фиксируются завершенные задачи.

Почему мы выбрали Kaiten вместо Miro

В Kaiten даже при большом объеме работы легко ориентироваться: система поиска позволяет быстро находить нужные задачи и отслеживать всю историю действий по ним. Структурированные пространства и доски предотвращают хаос и путаницу в задачах.

После перехода в Kaiten управление процессами стало более прозрачным и оперативным — все данные теперь хранятся в карточках, исключая необходимость дополнительных уточнений. Благодаря этому мы смогли отказаться от встреч по закрытию спринта, что позволило командам эффективнее использовать свое время.