Методология P3.express: в нескольких шагах от результата

Управление проектом подразумевает контроль над множеством процессов. Нужно не только грамотно организовать работу команды, но и достичь поставленных целей точно в срок.

В этом может помочь методология ведения проектов P3.express, работу с которой удобно организовать в Kaiten. Как именно — рассказываем в нашей статье.

Что такое P3.express и для чего применяется

P3.express — это методология управления проектами. Она предлагает циклическую систему работы над проектом и охватывает все его этапы: от начала работы до полного завершения и получения выгод.

Эта методология была специально разработана для простого и эффективного управления проектами без сложных схем и алгоритмов. Как альтернатива более фундаментальным системам, таким как PRINCE2 и PMBOK. В основе P3.express лежат почти универсальные проектные принципы (NUPP):

Также методология опирается на Закон Парето, который гласит: 20% усилий приносят 80% результата. Этот принцип предлагает фокусироваться на ключевых задачах, приносящих максимальный эффект.

С помощью P3.express можно формировать цельную проектную культуру: единый подход к выполнению всех проектов в компании, при котором любой сотрудник знает порядок выполнения работы.

Методология подходит для большинства команд, она проста в освоении и используется как опытными специалистами, так и начинающими менеджерами.

33 шага и 7 этапов методологии P3.express

Особенность методологии — последовательное выполнение конкретных шагов для эффективной реализации проекта. Согласно P3.express, управление проектом включает шаги для налаживания коммуникации, определения зон ответственности, решения проблем, предотвращения рисков, анализа ошибок и др. Все они помогают контролировать ход работы и своевременно достигать поставленных целей.

Всего в основе методологии P3.express лежит 33 шага. Шаги разделяют на 7 этапов, каждый из которых имеет свои особенности. Мы не станем останавливаться на каждом шаге подробно, но приведем их все в таблице ниже.

Проектные этапы P3.express включают:

1. Запуск проекта. Назначить спонсоров и роли в команде, подготовить описание проекта, определить риски и цели, провести ревью и решить: стартуем или нет. Последнее — особенно важный шаг, который повторяется и в следующем этапе. Он позволяет остановить проект, если тот кажется провальным. Так бизнес сэкономит время и деньги.
2. Планирование цикла. В начале каждого цикла нужно подготовиться: обновить и детализировать планы, провести ревью, снова решить «Go/No-Go» и встретиться с командой. Также на каждом этапе методология предлагает направлять фокусированную коммуникацию — то есть сообщать стейкхолдерам, как идет работа над проектом.
3. Еженедельные действия. P3.express рекомендует каждую неделю оценивать и фиксировать прогресс, реагировать на отклонения от плана и проводить встречи.
4. Ежедневные действия. Главная работа проджекта — управлять рисками и отслеживать результаты. И это две главные ежедневные задачи по P3.express.
5. Закрытие цикла. На этом этапе стоит узнать, все ли устраивает стейкхолдеров в проекте. Исходя из фидбека, извлечь уроки, запланировать улучшения и направить фокусированную коммуникацию.
6. Закрытие проекта. Методология предлагает не просто передать продукт заказчику, а собрать со стейкхолдеров фидбек по проекту и не забыть заархивировать всю документацию.
7. Послепроектная работа. Оценить выгоды от работы и предложить улучшения для будущих проектов.

Если следовать этому плану — управление проектами будет структурированным и прозрачным.

Кроме самого процесса в методологии есть ряд документов, которые помогают контролировать ход работы над проектом:

• Карта результатов;
• Реестр последующих действий;
• Резюме проекта;
• Реестр «Здоровье проекта».

Далее мы покажем, как работать с этими документами в Kaiten.

Инструменты для управления проектами по методологии P3.express в Kaiten

Инструменты Kaiten позволяют управлять проектами по методологии P3.express с удобной визуализацией всех задач, шагов и этапов. При помощи Kaiten можно контролировать каждый шаг методологии, назначать ответственных, ставить дедлайны и многое другое. Наглядность и возможность быстрого сбора информации ускоряют и повышают эффективность работы по проекту.

Бэклог задач и Карта результатов

Согласно методологии P3.express, команды формируют бэклог верхнеуровневых задач по проекту, далее декомпозируют на составляющие и планируют их на месяц и на неделю вперед.

В Kaiten для визуализации бэклога задач можно использовать специальные доски-очереди:

• Бэклог проекта — для верхнеуровневых задач;
• Бэклог на месяц — декомпозиция задач на месяц;
• Бэклог на неделю — декомпозиция задач на неделю с конкретным результатом (продуктом).

Для удобства можно присвоить карточкам из бэклога определенный тип, а также связать верхнеуровневые цели с точечными задачами с помощью системы родительских и дочерних карточек.

Карта результатов представляет собой доску, на которой фиксируется ход работы над задачами проекта в течение недели. По мере работы над задачами карточки передвигаются по этапам доски.

Здесь стоит отметить, что названия задач следует формулировать в виде конкретных результатов, которые вы хотите достичь. Например, если для проведения мероприятия нужно составить программу выступлений, то в названии задачи вместо «Составить программу» стоит указать «Программа выступлений» — это будет отражать конкретный результат.

В карточках на доске «Карта результатов» можно фиксировать всю необходимую информацию о задачах проекта: ответственных, сроки, дополнительные документы, список подзадач и др.

Реестр последующих действий

Доска «Реестр последующих действий» позволит визуализировать потенциальные и свершившиеся риски проекта:

• В колонке «Очередь» фиксируются все возможные риски (а также возможности);
• Перемещая карточку в колонку «В работе», ответственный специалист начинает проработку этого риска, чтобы его предотвратить или сгладить последствия;
• Когда риск решен, он переходит в следующую колонку, а дальше также рекомендуется занести результаты и шаги работы с подобным риском в Базу знаний проектной команды.

В карточках на этой доске можно задать специальный шаблон описания, который поможет зафиксировать причину, последствия, угрозы и шаги по его разрешению.

Резюме проекта

Резюме проекта — это короткое описание проекта, которое нужно составить еще до запуска. В нем указывается название и краткое описание проекта, цель и ожидаемые выгоды, стоимость и продолжительность, требования по качеству и перечень стейкхолдеров.

👉 Посмотрите и сохраните шаблон этого документа: https://p3express.kaiten.site/d22f47b2-dfeb-4484-96c3-f9cd25c2a71d

Документ помогает сверяться с верхнеуровневыми целями проекта на всем его протяжении. Также это удобный источник информации о проекте для новых членов команды, менеджеров и других людей вне команды.

В Kaiten можно создать Резюме проекта и прикрепить его к пространству проекта:

Реестр здоровья проекта

Методология P3.express предлагает мнеджерам проектов проверять друг друга, как это делают разработчики при парном программировании. То есть проджект-менеджер может попросить другого эксперта посмотреть на ход проекта со стороны и проверить, все ли он делает правильно:

• на старте проекта;
• на каждом цикле;
• в конце проекта.

Это позволяет получить свежий взгляд и оценку проекта. В ходе такого ревью проджекты проходятся по списку и проставляют оценку каждому пункту. Этот список и есть Реестр здоровья проекта.

👉 Посмотрите и сохраните шаблон этого документа: https://p3express.kaiten.site/23648f21-5620-41c4-a44c-2266668b957c

Если коллега выставляет низкую оценку действий, значит следует вернуться к предыдущим шагам и попытаться их улучшить.

Документ с шагами P3.express

Также для удобства команды можно зафиксировать в отдельном документе все этапы и шаги P3.express.

👉 Посмотрите и сохраните шаблон этого документа: https://p3express.kaiten.site/b447c508-43cf-4037-a66c-17331219eba1

Все инструменты для работы над проектом на одном пространстве

В Kaiten вы можете объединить все доски и документы для работы над проектом по методологии P3.express на одном пространстве.

Сервис позволяет объединить несколько досок на одном экране, а также привязать к пространству папку со всеми необходимыми документами.

👉Пример папки с документами P3.express в Kaiten: https://p3express.kaiten.site/e003eac8-1bef-4f55-9470-ab9b3639ab62

👉Пример пространства со всеми досками для работы над проектом: https://demo-ru.kaiten.ru/space/344958

Пространсво для верхнеуровневого управления портфелем проектов по методологии P3.express в Kaiten

Также в Kaiten можно создать пространство для управления сразу несколькими проектами по P3.express. Оно поможет топ-менеджменту контролировать ход работ в целом.

👉 Рассказывали подробнее о таком подходе в кейсе компании Экспресс 42.

Для каждого проекта создается отдельная доска, колонки которой отображают каждый этап работы над проектом, а карточки представляют собой сами шаги.

Внутри карточек отмечены ответственные за каждый шаг, расписаны чек-листы с действиями и дано подробное описание каждого шага.

Пространство с портфелем позволит:

• топ-менеджерам следить за статусом работы над проектами;
• разным командам обмениваться мнениями о выполнении задач,
• понимать нагрузку своих коллег по их занятости в других проектах,
• анализировать ошибки,
• предлагать новые идеи по улучшению работы.

Где обучиться P3.express

Еще одна особенность P3.express — в открытости методологии. В интернете опубликовано множество материалов, по которым можно учиться самостоятельно.

Так, на официальном сайте P3.express есть подробный гайд на русском языке с описанием каждого шага и шаблонами.

Но для глубокого погружения в тему часто этого недостаточно: нужна практика, поддержка экспертов и реальные кейсы. Все это предлагает онлайн-школа PMCLUB — единственная в России с аккредитацией P3.express Education Partner. Она не только дает широкие знания по методологии, но подготавливает и дает доступ к международной сертификации P3.express Practitioner.

Выводы

Методология P3.express помогает разделить выполнение даже сложных проектов на конкретные этапы и понятные шаги.

В свою очередь, Kaiten помогает визуализировать все задачи по проекту для организации эффективной работы. В таск-трекере вы можете настраивать пространства с досками проектов для комфортной работы и прозрачного управления процессами по P3.express, а также планировать ресурсы с помощью диаграммы Ганта.

При использовании сервиса растет и вовлеченность команды. Наблюдая за ходом проекта в Kaiten, сотрудникам проще вносить предложения по совершенствованию работы и участвовать в решении возникающих проблем.

Благодарим за помощь в подготовке этого материала и шаблонов пространств команду PMCLUB.