Как победить хаос: 7 to-do list приложений, которые упрощают жизнь

Вы когда-нибудь писали список дел, а потом забывали на него посмотреть или вовсе теряли? Или, наоборот, пытались все держать в голове, пока не осознали, что какая-то важная задача канула в Лету?

Приложение to-do list – это не просто электронный блокнот с пунктами, а инструмент, который заставляет дела двигаться. Расскажем, какие сервисы помогут держать задачи под контролем. 

To-do лист: что это и зачем он нужен

To-do list — приложение для составления списка дел, который помогает не забыть важные задачи. По сути, это ваш личный менеджер, который напоминает: «Эй, ты же сегодня хотел сделать работу для одного проекта».

Есть классические бумажные списки — хорошие, но неидеальные. Их легко потерять, невыполненные задачи придется постоянно переписывать вручную, и к тому же нет напоминаний, что пора выполнить какое-то дело.

Поэтому электронные версии намного удобнее: они структурируют задачи, напоминают о дедлайнах, синхронизируются между устройствами и даже могут распределять приоритеты.

Каким должно быть приложение to-do list 

• Простым. Добавлять задачу должно быть так же легко, как заказать бургер в приложении. Вы каждый день используете сервис, поэтому он не должен создавать вам дополнительные сложности;
• Гибким. Категории, метки, подзадачи — в нем должно быть всё, что поможет визуализировать задачи и информацию о них;
• Умеет напоминать. Вы можете забыть о задаче, а приложение — нет. Оно не только напомнит о приближающихся дедлайнах, но и самостоятельно будет создавать повторяющиеся задачи. Например, заранее напомнит о дне рождении коллеги, который много раз выручал вас по рабочим вопросам;
• Синхронизируется с другими устройствами. Записал задачу в ноутбуке — увидел в телефоне; 
• Интегрируется  с другими сервисами. Хорошее приложение должно «дружить» с календарями, почтой и мессенджерами;
• Можно делиться списками задач. Иногда важно делиться планами — с коллегами, семьей, друзьями.

7 to-do list приложений для организации ваших задач

Мы отобрали лучшие приложения, которые помогут вам организовать работу и личные дела.

Все приложения в обзоре доступны в России. 

Kaiten

Kaiten — простое решение для визуализации задач и организации работы над проектами любой сложности, созданное на основе Канбан-методологии. Вы можете использовать его для личных и рабочих задач.

Возможности:

• Работа по Канбан-методу. Kaiten предлагает не только визуализацию задач в виде списка, но и создает платформу для работы по Канбан. Здесь есть все необходимые для этого функции, например, WIP-лимиты, колонки и дорожки;
• Отображение задач на календаре и диаграммой Ганта. Эти функции помогают не только визуализировать задачи, но и распределять нагрузку на день;
• Несколько досок на одном рабочем пространстве. Это можно использовать, когда нужно разделить несколько видов задач или разграничить личные и рабочие;
• Всё необходимое в карточке с задачей. Сроки, ответственные, файлы, метки, комментарии, ссылки. Можно настроить кастомные поля;  
• Поддержка сложных проектов. Есть возможность создавать задачи и подзадачи для организации работы с крупными проектами;
• Широкие возможности для аналитики. Позволяет отслеживать эффективность работы, выявлять узкие места и оптимизировать процессы;
• Уведомления об изменениях в карточке. Если в карточке есть изменения, например, появился новый комментарий, пользователь получит уведомление по почте, в Telegram, Slack или внутри приложения.
• Telegram-бот для работы с карточками. Через Telegram можно ставить задачи и оставлять комментарии. Вам не нужно заходить в мобильное приложение, чтобы быстро ответить на вопрос по проекту;  
• Интеграции с популярными сервисами. Подключение к Google Календарь, Slack, Telegram, GitLab, Github, Tilda и другим сервисам. 

Недостатки:

• Больше ориентирован на команды. Хотя его можно использовать для личного планирования, по-настоящему раскрывается в командной работе.
• Ограниченная кастомизация внешнего вида. Некоторые пользователи хотели бы больше возможностей для изменения дизайна.

Цена

Есть бесплатный тариф с широкими функциями для планирования задач. Этого может быть достаточно для личных нужд. В платных тарифах есть дополнительные возможности, например, можно создавать дочерние и родительские карточки, несколько досок на одном пространстве. Стоимость такого тарифа — от 420₽ в месяц за пользователя. 

Кому подойдет

Тем, кто хочет настроить персональный канбан, и увеличить личную продуктивность, а не команды. Также широкие возможности Kaiten подойдут и компаниям, работающим по гибким методологиям.

Microsoft To Do

Microsoft To Do — бесплатное облачное приложение для управления задачами от Microsoft. Оно позволяет пользователям организовывать свои дела на различных устройствах, включая смартфоны, планшеты и компьютеры. 

Возможности:

• Синхронизация между устройствами. Составляйте список на компьютере и контролируйте выполненные задачи на телефоне или планшете;
• Совместная работа. Можно делиться списками, назначать задачи и следить, кто что делает;
• Настройка задач. Настраивайте повторяющие задачи, устанавливайте сроки и напоминания, а также добавляйте подзадачи, заметки и файлы до 25 Мб;
• Интеграция с другими сервисами Microsoft. Если вы уже используете Outlook, OneNote и Teams, то этот сервис дополнит инструментарий для организации работы;
• Группировка задач. Можно создать категорию и собрать в нее подходящие задачи.

Недостатки:

• Мало возможностей для фильтрации. Есть только сортировка по дате, важности и алфавиту. Если задач много, найти нужную поможет только поисковая строка; 
• Нет настроек для подзадач. Невозможно установить дедлайн или сделать заметку.

Цена

Бесплатно. Никаких скрытых подписок и пробных версий.

Кому подойдет

Microsoft To Do — вариант для тех, кто уже живет в экосистеме Microsoft и хочет простой инструмент для списков и задач. Не хватает продвинутых функций для управления работой? Тогда стоит посмотреть на другие сервисы. Если нужен минимализм — это ваш вариант.

Todoist

Todoist — приложение для управления задачами, которое поможет не только составлять списки дел, но и настраивать автоматизацию, отслеживать прогресс и работать в команде. 

Возможности:

• Три режима отображения задач: классический список, Канбан-доска и календарь;
• Система приоритетов. Важные задачи можно отмечать флажками разного цвета, чтобы разбить их по важности и срочности;
• Можно разбивать проекты на задачи и подзадачи; 
• Дополнительная информация. Добавляйте заметки, сроки выполнения, записывайте голосовые сообщения и прикрепляйте файлы как к задачам, так и к подзадачам;
• Интеграции. Работает с Google Календарем, Google Таблицами и другими сервисами;
• Автоматизация. Настраивайте повторяющиеся задачи, напоминания и фильтры, чтобы минимизировать рутину;
• Напоминания по геолокации. Приложение может отслеживать ваше местоположение и присылать напоминания, когда вы, например, подходите к офису;
• Совместная работа. Можно делиться списками, назначать задачи коллегам и следить за их выполнением.

Недостатки:

• Продвинутые функции только в платной версии. Бесплатная сильно ограничена;
• Не самый интуитивный интерфейс. Например, чтобы настроить повторяющуюся задача, нужно в ее названии прописать периодичность. Например, «Отправлять отчет каждую неделю». Другого способа нет. 

Цена

Есть бесплатный тариф, но с ограничениями: 5 проектов и 3 фильтра. Платные тарифы — от $4 в месяц.

Кому подойдет 

Людям, которые хотят не просто вести свой список дел, но и организовать работу небольшой команды.

ЛидерТаск

ЛидерТаск — планировщик задач для тех, кто хочет эффективно управлять своим временем. Это простой to-do лист с базовыми функциями для визуализации задач.

Возможности:

• Создание и управление задачами. ЛидерТаск позволяет создавать задачи и подзадачи, присваивать им статусы, метки и цвета, а также устанавливать даты выполнения. В каждую задачу можно добавлять заметки, чек-листы и прикреплять файлы;
• Канбан-доски. Помогают визуализировать проекты как личные, так и командные. Позволяет наглядно отслеживать прогресс и распределение задач по этапам;
• Ежедневник. Планируйте дела на день, неделю или любой другой период. В отличие от Канбан-доски отображает только список дел;
• Задачи можно создавать из писем. Если у вас нет доступа к ЛидерТаск, можно отправить письмо с задачей на x@leadertask.com. Карточка с описанием работы автоматически появится в списке дел;
• Офлайн-режим и синхронизация. Можно работать с задачами без подключения к интернету. Данные синхронизируются при следующем подключении.

Недостатки:

• Нельзя создать подзадачи. Есть только чек-листы. Может быть неудобно отслеживать прогресс при работе с крупным проектом;
• Устаревший дизайн. С ним непривычно работать пользователю, который знаком с современными дизайнами интерфейсов.

Цена

Есть бесплатный тариф. Ограничения — 100 карточек, 10 проектов и 3 доски. 

Также доступны уведомления об изменениях в задачах. Больше возможностей на платном тарифе — от 266 ₽ в месяц. 

Кому подойдет

Он будет полезен фрилансерам и пользователям, которым необходим инструмент для планирования личных дел и управления небольшим потоком задач.

Yonote

Yonote — российская платформа для организации совместной работы и управления знаниями. Дизайн и функциональность похожа на Notion. Можно сказать, что это его близнец. Сервис позволяет создавать и вести базы знаний, управлять проектами и задачами, а также совместно работать над документами.

Возможности:

• Создание и управление задачами. Есть инструменты для создания списков дел, установки приоритетов, назначения ответственных и отслеживания прогресса. Поддерживаются разные виды задач, включая Канбан-доски и календари; 
• Совместная работа. Можно одновременно редактировать документы нескольким пользователями. Есть возможность комментирования и обсуждения. Подойдет фрилансерам при работе с внешними заказчиками;  
• Бесконечные доски для проведения мозговых штурмов и визуализации идей, как в Miro. На них можно размещать заметки, схемы и другие элементы;
• Таблицы и базы данных. Yonote позволяет создавать интерактивные таблицы с различными типами данных;
• AI-помощник. Вы можете попросить его подготовить текст письма или пост для блога;
• Интеграции с Google Docs, Figma, Miro, Telegram и другими сервисами.

Недостатки:

• Yonote по сравнению с Notion — незрелая система. Нет многих функций. Например, при создании статьи нельзя сделать выпадающий текст; 
• Некоторые пользователи отмечают сложности с импортом данных из Notion. 

Цена

Есть бесплатный тариф. Ограничения — до 5 пользователей и 5 Гб для хранения файлов. Если нужно большое хранилище и AI-помощник, платный тариф — от 149 ₽ в месяц.

Кому подойдет

Тем, кто работал с Notion и не хочет привыкать к другим сервисам. Также пригодится пользователям, которым нужны не только инструменты для ведения to-do листа, но и организации базы знаний и управления проектами с учетом локальных требований безопасности и хранения данных.

Yandex Tracker

Yandex Tracker — облачный сервис для управления проектами и задачами, разработанный компанией Яндекс. 

Возможности:

• Отображение задач в виде списка или Канбан-доски. То есть можете просто записывать дела или создавать персональный Канбан;
• Интеграция с другими сервисами Яндекса. Сервис тесно связан с Яндекс 360: Почта, Диск, Мессенджер. Например, вы можете получать уведомления об изменениях в задачах в Яндекс Почту;
• Аналитика. Следите за своей продуктивностью на одной странице с помощью дашбордов. Виджеты с данными можно отображать в удобном порядке;
• Можно ставить цели и связывать их с проектами. Поможет сфокусироваться на важных задачах. 

Недостатки:

• Долгое подключение. Настройка Yandex Tracker начинается со страницы Yandex Cloud, поэтому инструмент для работы с задачами еще нужно найти. Затем вас ждет пять вопросов, на которые нужно ответить, чтобы настроить доску; 
• Теги и дедлайны не отображаются на свернутой карточке. Чтобы их увидеть, нужно открыть карточку;
• Сложный интерфейс. При первом знакомстве с приложением непонятно, как ставить задачи и переключаться между списками и Канбан-доской. Приходится возвращаться к обучающим материалам. 

Цена

Бесплатный тариф подойдет для индивидуального использования, так как на нем может работать до 5 человек. Платные тарифы — от 360 ₽ в месяц. 

Кому подойдет

Тем, кому нужен простой to-do list, с минимальным набором функций. А также тем, кто уже использует инструменты Яндекса. 

Strive

Strive — инструмент для управления задачами и проектами, который сочетает в себе простоту использования и широкий набор функций.

Возможности:

• Проекты и задачи. Создавайте сколько угодно задач и проектов, распределяя их по колонкам, которые отражают этапы работы над проектом;
• Уведомления. Подписывайтесь на обновления по конкретным задачам и получайте актуальную информацию в реальном времени;
• Мои задачи. В разделе «Задачи — поручено мне» собраны все карточки, назначенные конкретному пользователю, что облегчает персональное планирование и контроль; 
• Таймлайн. Визуализируйте рабочие процессы с помощью временной шкалы; 
• Регламенты. Разрабатывайте подробные инструкции и правила для команды. Обучайте новых сотрудников и делитесь накопленными знаниями;
• Пользовательские вкладки. Добавляйте ссылки и веб-сервисы прямо в проекты. Открывайте их, не переходя в браузер;
• Дублирование и перемещение задач. Перемещайте и дублируйте задачи между проектами и пространствами;
• Ярлыки и цвета для задач. Выделяйте приоритетные задачи с помощью цветовых меток и ярлыков.

Недостатки:

Ограниченная кастомизация. Некоторые пользователи отмечают, что хотелось бы больше возможностей для настройки внешнего вида и функций под индивидуальные потребности.

Цена

Есть бесплатный тариф. Ограничений — до 10 участников, 3 пространства, 10 документов. Платный тариф — 225 ₽ в месяц. 

Кому подойдет

Тем, кому нужно простое решение для ведения ежедневных задач. 

Заключение

Выбор лучшего todolist зависит от ваших целей и предпочтений. Если вам нужен простой список дел — Google Tasks или Microsoft To Do станут отличным вариантом. Хотите больше гибкости и возможностей? Обратите внимание на Todoist, Any.do или Notion. А если вам важен визуальный контроль и работа с командой, то это к Kaiten или Trello. 

Главное — выбрать инструмент, который поможет вам не просто записывать задачи, а реально их выполнять. Заботливо напомнит о дедлайнах и спланирует задачи на день.