Kick-off встреча: что это такое и как проводить эффективно

Что такое kick-off встреча и для чего она нужна

Kick-off встреча проекта — это установочная встреча, которая означает официальный старт проекта. Она получила свое название от английского термина «kick-off», который означает первый удар по мячу в регби (американском футболе). 

Кто смотрел футбол и видел, как после старта игроки осторожничали или, наоборот, вели агрессивную и быструю борьбу за мяч? Точно так же настрой определяется на кик-оф встрече — она задает тон последующей реализации проекта, определяет правила, план действий и объединяет всех участников вокруг общих целей.

Значение установочной встречи на этапе инициации проекта 

Этап инициации — это стадия работы перед запуском и реализацией. На ней принимается решение, стоит ли игра свеч: будет ли проект успешен, принесет ли он прибыль.  

Разложим этап инициации проекта на таймлайне.

Сначала определяется идея проекта. Затем нужно найти спонсора, управленцев, сотрудников. Далее составить резюме — краткое описание проекта — и определить ключевые результаты, рассмотреть возможные риски и стратегии реагирования. Помимо этого, нужно принять решение о запуске проекта. И в случае положительного ответа мы проводим kick-off встречу. Но зачем? 

Кик-офф встреча позволяет собрать участников и презентовать всю информацию стейкхолдерам, чтобы:  

• провести знакомство с командной;
• установить единое понимание проекта среди всех участников;
• понять цель проекта;
• минимизировать разногласия на ранних этапах;
• поддержать вовлеченность и мотивацию команды;
• привлечь внимание к потенциальным рискам и способам их предотвращения.

Виды kick-off встреч 

Чтобы грамотно организовать kick-off встречу, менеджеру нужно знать ее тип. Какой она будет — внутренней или внешней. Также ему важно определить участников и повестку встречи. 

Внешняя встреча

Представим, что есть компания, которая является подрядчиком для другого бизнеса. Менеджер этой компании встречается с заказчиком и презентует ему:

• основные вехи реализации,
• стоимость проекта.
• технологии выполнения заказа. 

В этом случае участники встречи:

• проектный менеджер;
• представители заказчика — заинтересованные лица и ЛПР;
• специалист, который отвечает за определенную технологию. Например, тимлид команды разработки или аналитик. 

Внутренние встречи 

Встречи внутри команды делятся на два типа, в зависимости от деятельности компании:

• запуск внешних проектов. Менеджер встречается с командой, которая работает вместе с ним над реализацией внешнего проекта, и презентует ей информацию о проекте. Такая встреча, как правило, проводится раньше внешней, чтобы обсудить с командой все детали работы. Ее участники — это менеджер и сотрудники, которые будут работать над проектом;
• запуск работ внутри компании. В этом случае менеджер собирает внутреннего заказчика и команду, которая будет выполнять этот заказ. Например, это может быть руководитель подразделения, который хочет внедрить новый таск-менеджер, и команда администраторов нового пространства. В этом случае внутренний заказчик — руководитель отдела, исполнительная команда — сотрудники, которые будут отвечать за внедрение ПО и помощь коллегам.

Подготовка к встрече

В зависимости от типа встречи нужно подготовить список участников и назначить роли встречи. Есть спикер, или докладчик, и есть слушатели, они же «спрашиватели». Менеджер чаще всего выступает в роли спикера и организатора. Иначе участники встречи могут начать спорить там, где это не нужно, «спрашиватели» могу брать роль оратора на себя и обсуждать сторонние вещи. 

Перед стартом встречи он должен выслать повестку встречи (агенду) в виде плана выступления  всем приглашенным и подготовить ответы на потенциальные вопросы.  

Пример повестки

Например, есть менеджер проекта в компании, которая разрабатывает сайты для внешних проектов. Он уже проводил внутреннюю встречу, на которой рассказал команде из дизайнера, разработчика, тестировщика и маркетолога о клиенте, нужном сайте и его функциях, об аудитории заказчика. 

Вместе с командой он распределил ресурсы: сколько примерно потребуется часов на работу, какие инструменты и лицензии нужно купить для старта работы. Также проработал риски, собрал предложение по продаже дополнительной услуги продвижения и SEO-оптимизации сайта. Менеджер ответил на вопросы команды — как быстро клиент принимает решение, сторонник ли он креатива и т. д.

Теперь нужно провести kick-off встречу с заказчиком. Менеджер договаривается, что со стороны его компании будет он и, например, дизайнер как самый опытный в переговорах сотрудник. Со стороны заказчика будет ЛПР — маркетолог или операционный директор. Он отправляет всем участникам встречи на почту агенду, которая содержит:

• обзор проекта,
• знакомство с участниками,
• ответы на вопросы. 

Указывает, что зафиксирует на встрече:

• цели и критерии успеха проекта — промежуточные и основные результаты;
• ожидания от команды и каждого участника;
• основные этапы проекта, важные вехи, вероятность выполнения проекта с нужным результатом и сроки.

И дальше менеджер проекта готовится ко встрече. Чаще результатом подготовки является презентация, где указаны все моменты, которые требуют единого понимания между всеми участниками:

• кто за что отвечает, в какие сроки, почему это важно;
• что считается успехом, что неудачей;
• как оценивается результат;
• при каких обстоятельствах вносятся изменения в процесс работы; 
• другие моменты, важные для проекта: коммуникационный план, бюджет, риски и т. д.

Да, эти нюансы могут быть указаны в договоре, но люди чаще запоминают то, что обсуждается на установочных встречах, а не записывается на бумаге. Поэтому важно проговорить подобные моменты, чтобы избежать ненужных разбирательств в будущем. 

Результатом встречи с заказчиком станет единое понимание проекта среди всех участников. 

Сценарий и тайминг встреч

Чтобы кик-офф встреча прошла с пользой и не превратилась в пустое обсуждение, нужно четко построить ее сценарий и прописать тайминг. На внутреннюю встречу, как правило, хватает часа, на внешнюю — 2 часа. Чтобы встречи не растягивались по времени, лучше заранее подготовиться к ней и собрать ответы на потенциальные вопросы. 

• Приветствие и введение — краткое вступительное слово, цель стартовой встречи. Важно проговорить, что, например «мы собрались зафиксировать договоренности, познакомиться, ответить на вопросы».
• Представление участников и их ролей — знакомство с ключевыми участниками проекта и проговаривание их ролей. Например, «Это Семен Иванович, он отвечает за продажи, принимает решения по тому, какие данные должны передаваться с сайта в CRM и через какие формы».
• Обзор проекта — презентация проекта. Его суть, цель, сроки, бюджет, концепт, прототипы, макеты, вехи, прогнозы, ожидания, риски и стратегии реагирования.
• Заключение — подведение итогов и ответы на вопросы. При этом вопросы может задавать не только заказчик, но и исполнители. Например, сотрудники могут задать вопрос клиенту «Кто с вашей стороны принимает решения в таких ситуациях?»

Распространенные ошибки при подготовке и проведении kick-off встречи

Самые частые ошибки, которые допускают менеджеры при проведении установочной встречи:

• отсутствие подготовки к встрече. Не продумана агенда, нет презентации ключевых элементов проекта, нет бизнес-кейса, резюме или иного документа для ознакомления;
• на встрече нет всех необходимых участников. Если на встрече нет участника, который в будущем принимает решения или отвечает за результат проекта, то kick-off лучше перенести;
• не заложено время на сессию «вопрос-ответ». Из-за этого некоторые участники встречи могут уйти без понимания своей зоны ответственности и даже смысла проекта;
• менеджер не следит за таймингами, из-за чего участники не успевают обсудить все важные детали проекта;
• стороны постеснялись задать вопросы, потому что менеджер не поощрял их задавать;
• после встречи материалы обсуждения не были закреплены в документации проекта и/или в письме всем участникам проекта. То есть у вас нет реального подтверждения, что вы действительно закрыли все сомнения и возражения на этой встрече и договорились о старте проекта.

То есть классическое: не подготовились, не так провели и не завершили должным образом.

Инструменты kick-off встречи

При подготовке и проведении kick-off встреч используются разные инструменты в зависимости от типа встречи — внешняя или внутренняя — и формата проведения — очно или онлайн. 

Инструменты для подготовки к проведению встречи:

• таск-трекеры. Позволяют ставить задачи по подготовке к встрече: создание презентации, отправка агенды, назначение встречи. После ее проведения в таск-менеджере можно зафиксировать поставленные задачи, распределить ответственность по ним, отслеживать прогресс; 
• системы хранения документов, или wiki. Такие базы знаний помогают хранить и совместно редактировать текущие и архивные документы проекта. Многие таск-трекеры, например, Kaiten, позволяют создавать в одной системе и пространства для работы, и проектную документацию. 

Что нужно для проведения очных встреч помимо навыков организации небольших мероприятий:

• физические доски и маркеры позволяют фиксировать вехи, задачи, важные комментарии и структуру проекта в процессе обсуждения задач с командой. Менеджеру это  помогает наглядно фиксировать договоренности, а команде — лучше усваивать информацию; 
• раздаточные материалы — печатные версии ключевой документации. Это могут быть дорожные карты, план проекта, список участников и их ролей и другие карточки и важные заметки;
• технические условия помещения: свет, вода, перекус, техника (к примеру, проектор), доска и маркеры. 

Инструменты для проведения онлайн-встреч:

• платформа для видеосвязи позволяет проводить видеозвонки, презентации, а также записывать встречи для дальнейшего анализа;
• онлайн-доски и документы для совместной работы для коллективного брейншторма, визуализации задач и процессов в реальном времени. Команда может фиксировать идеи, строить схемы и модели, распределять задачи. Клиент может наглядно видеть объем и структуру работы над его проектом.

Используя эти инструменты, менеджер может автоматизировать часть своих обязанностей — через таск-трекер — и провести эффективную встречу с наглядной фиксацией договоренностей в процессе с помощью онлайн-документов или физической доски и материалов для совместной работы. 

Всё, что нужно знать о kick-off встрече

Kick-off встреча — это установочная встреча, которая знаменует начало проекта и создает единое понимание его целей и задач среди всех участников.

Kick-off встреча проходит после этапа инициации проекта, когда уже определены цели, риски, ресурсы и стейкхолдеры. Встреча может быть внешней (с участием клиента) или внутренней (с командой проекта), в зависимости от типа проекта.

Основные задачи kick-off встречи:

• знакомство участников,
• презентация целей, сроков и ключевых результатов,
• установление общих ожиданий и способов работы,
• обсуждение рисков и способов их минимизации.

Для успешного проведения встречи необходимо подготовить повестку, включающую обзор проекта и роли участников, и организовать сессию вопросов и ответов. 

Распространенные ошибки при проведении установочной встречи: отсутствие подготовки, пропущенные ключевые участники или отсутствие фиксации договоренностей.

Для организации встречи используются таск-трекеры, физические или онлайн-доски, а также платформы для видеосвязи и совместной работы.