Как перейти на Kanban: пошаговое руководство для вашей команды

Традиционные подходы управления проектами, такие как Waterfall, долгое время оставались стандартом при управлении проектами. Но в современных условиях высокой неопределенности и растущих требований они не всегда оказываются эффективными.

Такие методы, как Kanban, позволяют быстро реагировать на изменения, получать обратную связь на каждом этапе разработки и минимизировать потери времени. Именно поэтому все больше компаний переходят к гибким подходам, оставляя традиционные методы в прошлом.

Поговорили о переходе с традиционного подхода к управлению проектами на Kanban с Максимом Якубовичем — партнером Product Lab, тренером по управлению проектами и Agile.

Почему Kanban?

Традиционные подходы к управлению проектами, основанные на Waterfall, не всегда подходят для решения сложных задач. Бюрократия, недостаточная гибкость, медленные реакции на изменения — все это заставляет компании искать новые методы организации работы.

Для создания востребованного аудиторией и коммерчески успешного продукта все чаще необходимы итерационные подходы, высокая скорость реакций на изменения в проекте или отклонения от плана.

«Kanban-метод предлагает альтернативу традиционному подходу к управлению проектами, позволяя командам улучшить организацию работы над задачами, повысить прозрачность процессов и вовлеченность участников в проект».

Максим Якубович

Почему компании задумываются о переходе на метод Kanban?

Традиционный подход к управлению проектами хорошо подходит , когда на старте есть готовый список четких требований к результатам работы. Одновременно с этим есть полная уверенность в том, что зафиксированные в документе требования меняться не будут, а новые не появятся по ходу проекта.

«Однако в современном мире это встречается все реже, поэтому командам нужны подходы, позволяющие оперативно реагировать на изменяющиеся требования, работать с разными типами задач и быстро предоставлять результат для заказчика».

Максим Якубович

Метод Kanban позволяет командам:

• сделать поток работы стабильным,
• сократить время выполнения задач,
• уменьшить количество незавершенной работы,
• сократить необходимость смены контекста сотрудником,
• повысить прозрачность процессов и выявить узкие места.

Сложности традиционных подходов управления проектами

Существует несколько причин, почему традиционные подходы уже не работают во многих компаниях.

Жесткая структура и низкая адаптивность

Модель Waterfall и схожие с ней предполагают строгое следование заранее составленному плану, который сложно корректировать в процессе работы. Если в ходе проекта появляются новые требования, изменения внедряются с большим трудом.

Длительное планирование и долгий цикл разработки

Долго планирование проекта ведет к тому, что требования к результатам устаревают еще до его запуска. Сама работа над проектами по водопадной модели растягивается на месяцы или годы, прежде чем клиент увидит готовый результат. Это увеличивает риск потери актуальности продукта еще до его выхода.

Потеря времени

Параллельная работа одного сотрудника над множеством задач в проекте приводит к потере времени на переключения между задачами. Как следствие: замедляются общие темпы работы.

Получение обратной связи только в конце проекта

В традиционных подходах обратная связь от заказчика или конечного пользователя поступает только после завершения проекта. И если все-таки появляются ошибки или недочеты, команде нужно быстро «тушить пожары» и тратить много ресурсов на решение проблем.

Когда пора задуматься о переходе на Kanban?

Если в команде или компании возникают следующие проблемы, это сигнал, что пора переходить на Kanban:

• Постоянные задержки в выполнении задач. Команда срывает сроки, работа стопорится, а процессы идут медленнее, чем хотелось бы. Kanban помогает визуализировать поток работы и выявлять проблемные зоны.
• Частая смена требований. Если задачи в проекте регулярно корректируются или добавляются новые, жесткие планы становятся неэффективными. Kanban позволяет гибко управлять изменениями и адаптироваться к новым условиям.
• Нехватка прозрачности. Сотрудники и руководители не понимают, кто чем занимается, какие задачи в приоритете и на каком этапе находится проект. Kanban делает все процессы видимыми и понятными.
• Низкая продуктивность команды. Когда сотрудники перегружены задачами или, наоборот, простаивают из-за нехватки работы, Kanban помогает балансировать нагрузку, распределяя задачи равномерно.
• Сложности с приоритизацией. Если команда тратит много времени на разбор задач и неясно, что делать в первую очередь, Kanban позволяет четко расставить приоритеты и работать с действительно важными задачами.
• Очереди и зависшие задачи. Если в процессе работы много зависших задач, которые никто не берет в работу, Kanban помогает ограничить количество активных задач и сфокусироваться на их завершении.
• Отсутствие своевременного контроля качества. Если ошибки обнаруживаются на поздних этапах или после завершения проекта, Kanban помогает раньше выявлять проблемы, контролировать качество и устранять недочеты своевременно.

При возникновении хотя бы нескольких из этих проблем в команде, стоит подумать о том, чтобы добавить инструменты Канбан. Инструменты из Канбан-метода могут улучшить ситуацию с управлением сроками проекта.

Kanban и прозрачность процессов

Канбан-доска — это визуальный инструмент, который помогает командам следить за потоком задач, выявлять узкие места и управлять рабочими процессами в реальном времени.

На доске можно отслеживать:

• Общий статус задач. На каком этапе находится каждая задача: «Очередь», «В работе», «Готово» и т. д.
• Очередь задач и приоритеты. Какие задачи требуют немедленного внимания, а какие можно отложить.
• Узкие места и перегрузки. Где работа замедляется из-за перегруженности команды или нехватки ресурсов, а также какие этапы процесса организованы неэффективно.
• Прогресс работы и скорость выполнения. Сколько задач выполняется за определенный период и как долго они «зависают» на каждом этапе.
• Ответственность за задачи. Кто именно работает над каждой задачей и отвечает за конкретные этапы работы.

Kanban не просто делает работу прозрачной, но и помогает увидеть проблемы, которые мешают эффективности, а значит, быстро их устранять.

Мифы и заблуждения о Канбане

Миф 1: Канбан — это просто доска с карточками

Многие думают, что Kanban ограничивается визуализацией задач на доске. На самом деле это системный подход к управлению работой, который включает в себя контроль нагрузки (WIP-лимиты), анализ метрик и постоянное улучшение процессов.

«Благодаря визуализации задач и ограничению объема незавершенной работы (WIP), команда быстро определяет приоритеты, фокусируется на самых важных задачах и сокращает время на их реализацию».

Максим Якубович

Миф 2: Для перехода на Kanban нужно глобально менять процессы

Канбан можно начать использовать без кардинальных изменений процессов. Достаточно начать с визуализации работы и ограничить незавершенные задачи, а затем адаптировать систему под нужды команды.

Миф 3: Kanban подходит только для IT

Хотя метод активно используется в разработке ПО, он эффективен и в маркетинге, HR, продажах, производстве, логистике и других сферах, где есть поток задач.

Миф 4: Kanban не требует контроля

Хотя Канбан минимизирует бюрократию, он не отменяет контроль. Важно анализировать метрики, устранять узкие места и регулярно улучшать процессы.

Подготовка команды к переходу на Kanban

«Важно объяснить, что Kanban не требует никаких внедрений. Мы просто визуализируем наш текущий процесс на доске, начнем измерять метрики нашего процесса и обсуждать, какие правила нам нужны, чтобы улучшать эти метрики».

Максим Якубович

Анализ и визуализация текущих процессов

Перед тем как применять Kanban, важно разобраться, как команда работает сейчас. Для этого необходимо определить:

• Какие этапы проходит работа от начала до завершения?
• Где чаще всего возникают задержки?
• Как распределяются задачи внутри команды?

Измерение метрик

Далее важно понять, какие узкие места есть в работе команды. Для этого нужно зафиксировать текущие показатели эффективности — метрики. Среди них:

• Время выполнения задач (Lead Time). Время от поступления задачи в систему до ее полного выполнения. Эта метрика помогает измерить, как быстро команда выполняет работу, и насколько эффективно построен весь процесс.
• Количество задач в работе (Work In Progress, WIP). Количество задач, которые одновременно находятся в работе на разных этапах. Помогает выявить перегрузку сотрудников.
• Время реальной работы над задачей (Cycle Time). Время от начала работы над задачей до перехода на следующую стадию процесса. Позволяет оценить, сколько времени задача находится на каждом этапе процесса. 
• Эффективность потока (Flow Efficiency). Соотношение времени, когда задача реально была в работе, и общего времени, которое она провела в процессе, включая периоды ожидания. Измеряет, насколько эффективно происходит поток задач через систему.

Эти метрики помогают командам не только оценивать текущую эффективность, но и вносить улучшения в процесс работы, делая его более быстрым и продуктивным.

Обучение команды

«Лучше всего начинать переход со STATIK».

Максим Якубович

S.T.A.T.I.K. (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) — это методика, которая позволяет разработать оптимальную систему управления, адаптированную к тому, что Kanban-практики определяют как сервис.

Перед применением метода сотрудников необходимо познакомить с новым подходом к работе. Стоит разъяснить суть метода и донести его ключевые принципы: для успешной работы обязательно нужно ввести ограничение для незавершенной работы, управлять потоком и постоянно улучшать процесс.

«Важно донести ключевые принципы Kanban: обязательно нужно ввести ограничение для незавершенной работы, управлять потоком и постоянно улучшать процесс».

Максим Якубович

Выбор инструмента для Kanban

Поскольку Trello, Jira и ряд других зарубежных сервисов прекратили работу для пользователей из РФ или перестали принимать оплату с российских карт, рассмотрим отечественные аналоги. 

Одним из лучших по функционалу и при этом доступных в России сервисов для работы по Канбану можно назвать Kaiten. Платформа предлагает безлимитное количество досок и рабочих пространств на неограниченный срок и для неограниченного количества участников бесплатно.

Сервис легко адаптируется под потребности бизнеса и включает встроенный редактор документов. Возможен импорт данных из Jira, Trello, Notion, Asana и других систем, а также интеграции с Telegram, Tilda, GitHub, GitLab, Google Календарь и другими инструментами.

Пошаговый план перехода на Kanban

Kaiten обладает всеми необходимыми инструментами для удобной работы по Канбану. Опишем основные шаги перехода на гибкий метод управления процессами в этом сервисе.

Шаг 1: Создание первой Kanban-доски

После регистрации в Kaiten создаем Канбан-доску для управления задачами.

На досках можно создавать любое число колонок в зависимости от основных этапов работы, например: «Очередь», «В работе», «На проверке», «Готово».

В колонки размещаем карточки, каждая из которых обозначает конкретную задачу с данными, метками, ответственными, сроками, комментариями и другой информацией.

Также сервис предлагает уникальную функцию деления досок на горизонтальные дорожки. С помощью них можно разделить задачи, например, по разным сотрудникам, отделам или приоритетам.

Шаг 2: Введение WIP-лимитов

Далее определяем максимальное количество незавершенных задач (WIP-лимиты) для колонок и дорожек, чтобы избежать перегрузки команды.

Шаг 3: Регулярные встречи и метрики

Регулярные созвоны и встречи для обсуждения задач помогут всей команде быть в курсе статуса проекта, а руководителю — контролировать процессы и вовремя решать возникающие проблемы.

В Kaiten можно настроить автоматическое создание карточек, например, отчетов или встреч в фиксированную или относительную дату, с необходимым интервалом повторения и полями.

Если есть риск пропустить новые задачи в потоке работы или забыть о необходимых действиях, в системе можно настроить уведомления.

Чтобы общение команды о текущих результатах было продуктивным, стоит опираться на конкретные показатели и метрики. Kaiten позволяет формировать отчеты по различным метрикам процессам: Lead Time, Cycle Time, WIP, эффективность потока и другие.

Шаг 4: Постепенное улучшение процессов

Анализ и оптимизация рабочих процессов может требовать добавления новых этапов или изменения правил движения задач. Чтобы вводить изменения с опорой на конкретные данные, к системе можно подключить модуль «Диаграмма Ганта» и ресурсное планирование. С его помощью можно легко оценить сроки каждого этапа проекта и общие временные рамки его реализации, а также текущее распределение нагрузки на сотрудников.

Шаг 5: Автоматизация процессов

В Kaiten можно автоматизировать рутинные процессы и настроить правила движения карточек для экономии времени.

Также время экономит функция создания шаблонных чек-листов. Благодаря им задачу нельзя будет двигать по колонкам доски, пока не будут выполнены все обозначенные в чек-листе пункты. Так можно контролировать выполнение всех необходимых условий для работы на следующем этапе и качество результата.

Ошибки при переходе на Kanban

Часто уже на этапе внедрения компании или команды совершают ошибки, из-за чего метод становится неэффективным:

Как оценить успешность перехода на Kanban

Чтобы понять, насколько эффективно команда адаптировалась к новому методу управления задачами, важно отслеживать ключевые показатели и изменения в процессах. Вот основные признаки успешного перехода:

• Улучшение Lead Time. Если время выполнения задач от момента постановки до полного завершения сократилось, значит, команда работает эффективнее, а процессы стали более предсказуемыми.
• Повышение удовлетворенности заказчиков. Клиенты получают продукт быстрее и стабильнее, так как задачи двигаются по этапам выполнения без задержек. Если меньше жалоб и больше позитивных отзывов, значит, Канбан приносит пользу.
• Повышение удовлетворенности команды. Если команда ощущает меньше стресса, лучше понимает свои задачи и может влиять на процессы, значит, метод работает.
• Снижение количества незавершенных задач. Если на доске больше задач переходит в колонку «Готово», а не застревает в «В работе», значит, поток задач стал более стабильным. Это признак того, что ресурсы команды распределены верно.

Возможности Kanban для разных команд и отделов

Метод Канбан адаптируется под любые сферы деятельности, обеспечивая прозрачность, гибкость и контроль над выполнением задач.

Kanban — это универсальный инструмент, который помогает разным командам сделать работу более упорядоченной, прозрачной и управляемой. Метод можно адаптировать под различные бизнес-процессы, при этом не перестраивая компанию кардинально.

Выводы

В отличие от традиционного подхода к управлению проектами, Kanban позволяет гибко реагировать на изменения, устранять проблемные места, улучшать прозрачность работы и повышать эффективность команды.

«Kanban можно использовать в случае, если команда уже работает по традиционному подходу к управлению проектами. Например, диаграмма Ганта используется для демонстрации прогресса для Заказчика проекта, а с Канбан-доской команда работает каждый день для обсуждения того, по каким задачам нужна помощь, кто ее может оказать и когда.

Также Канбан можно использовать в ситуации, когда команда практикует Scrum и при этом не знает, как еще улучшить свой процесс. Добавление инструментов Канбан метода на зрелый Scrum даже имеет свое название – ScrumBan».

Максим Якубович

Компании, которые начали применять Kanban, получают более прогнозируемые сроки выполнения задач, стабильный рабочий процесс и повышение удовлетворенности как клиентов, так и сотрудников. Если ваша команда испытывает сложности с традиционным подходом к управлению проектами, возможно, пришло время попробовать Kanban и увидеть изменения на практике.