От хаоса в почте и excel-таблицах к канбан-системе. Как устроена работа PR-группы БОМБОРА в Kaiten

Бомбора — часть книжного холдинга ЭКСМО. Издательство специализируется на нон-фикшн литературе. Каждая третья non-fiction книга в России издается в Бомборе.

Уже больше четырех лет команды маркетинга и PR Бомборы используют Kaiten для организации рабочих процессов в компании. Татьяна Каширина, руководитель PR-группы издательства, рассказала, почему в компании решили использовать таск-трекер и как организовали работу отделов по канбан-методу.

Тонули в письмах, excel-табличках и путались в прикрепленных файлах — типичные проблемы классического подхода

В отделе маркетинга Бомборы работает около 40 человек. Он состоит из группы бренд-менеджеров, PR-группы, event-отдела, digital-отдела, таргетологов, редакторов соцсетей и сайта. А еще есть дизайнеры и копирайтеры, для которых мы выступаем заказчиками.

Я расскажу подробнее именно про PR-группу.

У нас есть внутренние бизнес-заказчики из отдела маркетинга — бренд-менеджеры. Каждый бренд менеджер курирует несколько проектов по разным направлениям в издательстве — медицина, психология, бизнес, искусство и т.д. В квартал у нас бывает больше 300 проектов. И по каждому из них нужно выполнить определенные PR-активности.

Раньше бренд-менеджеры ставили нам все задачи через почту. Нам прилетали сообщения вроде: «Коллеги, просьба взять в работу книжку “Медицина для умных” автор такой-то, аннотация, тираж. Прилагаю верстку, обложку, релиз. Нужно сделать то-то и то-то».

В каждом таком письме-задаче были вложены файлы, которые нам нужно было скачивать к себе на компьютер. Часто эти файлы изменялись уже в процессе работы над проектом и отправлялись в дополнительных письмах.

Это была бесконечная переписка по разным проектам, которая терялась в почте — было не понятно, где начало, где конец.

Помимо этого, чтобы не запутаться, кто за что отвечает, каждый PR-менеджер вел свою excel-табличку. Записывал туда, какие проекты взял в работу, и на какой они стадии.

Появилась цель — сделать работу отдела более прозрачной

Мы понимали, что нужен новый подход к рабочим процессам. Перед нами стояло три важных задачи:

1. Структурировать работу отдела маркетинга (не только PR);
2. Сделать работу прозрачной — чтобы и заказчики, и исполнители понимали, взят ли проект в работу, на какой стадии он находится, кто ответственный, где нужна дополнительная информация и т.д.
3. Сделать членов команды взаимозаменяемыми — если кто-то из сотрудников уходит в отпуск, чтобы другой смог легко подхватить и довести его задачи.

Тогда мы решили попробовать таск-трекер Kaiten, и работа встала на рельсы.

Конечно, сначала было непросто эмоционально привыкнуть к новой системе, хотелось делать все так, как привыкли. Но когда мы заметили, что тратим гораздо меньше времени на переписки и ненужные коммуникации, желание возвращаться к старому методу отпало.

Как организовали работу PR-группы с помощью канбан-досок в Kaiten

В первую очередь у нас была задача структурировать процесс поступления задач от бренд-менеджеров, начать их правильно приоритизировать и не терять информацию по проектам.

Для этого мы завели в Kaiten отдельное пространство для PR-группы.

В нашем пространстве есть доска, которая отражает стадии работы по каждому проекту —  «Очередь», «В работе» и «Разослано».

В «Очередь» бренд-менеджеры ставят задачи по каждому проекту.

Важно, что мы сразу обговорили правила, по которым ставятся карточки:

• Заказчик обязательно заполняет поля: тип проекта, ответственные участники, метки, сроки там, где это нужно.
• Пишет подробное описание задачи — что именно нужно сделать. Тут же дает всю необходимую информацию по проекту — название книги, дату выхода, под каким издательством выходит, аннотацию и т.д.
• В эту же карточку отправляются все вложения и ссылки на документы.
• Обязательно заполняется чек-лист того, что нужно сделать. Например, рассылка пресс-релиза, проработка интервью, приглашение для прессы и пр.

Получается, что в одном месте собрана вся информация по проекту. Здесь же в чате карточки ведется коммуникация по нему.

Как только задача добавлена на доску в «Очередь», ответственным на почту приходят уведомления. Когда у них освобождается время, они берут ее в работу и переносят карточку в соответствующую колонку — «В работе».

Заказчику бренд-менеджеру не нужно писать и спрашивать: «А что там по проекту?». Он может просто посмотреть на доске, на какой стадии находится его проект, и прочитать в карточке, какие именно активности будут по нему сделаны.

Когда вся работа по проекту выполнена и релизы разосланы по СМИ, ответственный передвигает карточку в  «Разослано» — наш аналог стадии «Готово».

Визуализировали систему приоритетов по проектам

В квартал у нас бывает около 300 проектов. Все они различаются по масштабам и важности. Нам было важно, чтобы первыми в работу шли крупные и значимые для бизнеса проекты, а затем уже менее важные.

В Kaiten это можно очень удобно визуализировать задачи по типу приоритетов — разделить доски не только по колонкам, но еще и горизонтально.

Мы выделили 3 типа проектов:

• БП (большие проекты) — самые важные задачи с высоким приоритетом. Они закреплены в верхней строке, и мы их сразу видим.
• Проекты типа А — тоже важные проекты, идут во втором приоритете и расположены в строке ниже.
• Проекты типа Б — над ними работа идет в пассивном follow up. Они расположены в нижней строке.

Проекты БП закреплены в самой верхней строке, и мы их сразу видим. То есть мы открываем определенного менеджера, например, ответственного за медицину. Мы по нему делаем фильтры и сразу смотрим, какие проекты БП у него стоят на этот квартал в приоритете. Все сразу перед глазами, нет расфокуса.

Активно работаем с фильтрами, чтобы быстро найти в Кайтене нужную нам информацию. Фильтруем обычно по заказчикам и по категориям проекта.

Наладили удобную коммуникацию с дизайнерами и копирайтерами

Наша PR-группа, как и отдел маркетинга, выступает заказчиком для копирайтеров и дизайнеров. Если раньше нам также приходилось вести с ними переписку в почте или в чатах, то теперь вся коммуникация ведется в Kaiten.

Например, у нас есть отдельное пространство для копирайтеров, где мы ставим задачи только на тексты. Здесь также есть 3 этапа работы — «Очередь», «В работе» и «Готово для редактуры».

Мы можем открыть доску, посмотреть загрузку каждого из копирайтеров и отдать задачу тому, кто сейчас более свободен.

Карточки здесь тоже ставятся по согласованным правилам. Есть чек-лист, участники, ответственный, дедлайн, ТЗ и сумма оплаты.

Я как заказчик вижу на пространстве сразу всех копирайтеров, могу оценить, у кого какая нагрузка. А каждый отдельный копирайтер видит только свою доску. Получается, что каждый из них видит только свои задачи и свои суммы оплат.

С помощью Kaiten легко проводить аналитику по работе отдела

В конце каждого квартала и года я провожу статистику, сколько проектов каждого типа мы выполнили. Я выставляю фильтр с отметкой проекта и вижу, сколько таких проектов находится на стадии «Готово».

Так я могу понять, над какой нишей мы работали больше или меньше, а еще оценить, сколько у каждого бренд менеджера было проектов за определенный период.

Также с помощью фильтров можно посмотреть, какой из сотрудников какие проекты выполнял и какие из них довел до конца за определенный период.

Как изменилась работа в Бомборе после перехода на Kaiten

Тратим меньше времени на лишние слова

Наши планерки стали короче — нам не нужно лишний раз спрашивать, что происходит по тому или иному проекту. Я вижу все в режиме онлайн и не трачу ценное время на микроменеджмент.

Не ищем нужные материалы по проектам в бесконечной переписке

Раньше, когда мы получали  задачу от бренд-менеджера, он прислал на почту PDF книги, обложки, какие-то материалы. Все это приходилось долго искать, уточнять, сохранять где-то у себя. Сейчас все данные по проектам хранятся в соответствующих карточках. Каждый знает, где что искать.

Структурировали работу отделов

У нас в PR работают творческие люди. И когда миллион мыслей приходится держать в голове, очень сложно их структурировать. Kaiten взял эту работу на себя.

Сделали работу отделов прозрачной

Бренд-менеджеры стали видеть в режиме онлайн статус нашей работы. Они всегда могут понять, какой из проектов на какой стадии находится, какой мы взяли в работу что мы по нему сделали: рассылку по СМИ или уже получили какие-то публикации. Для этого им нужно лишь открыть нашу доску в Kaiten.

Облегчилась коммуникация с прессой

PR работает 24/7. Бывает нужно что-то срочно прислать в СМИ, когда ты уже в дороге. Можно быстро зайти в приложение Kaiten на телефоне, скопировать нужную ссылку и отправить журналисту — Это занимает 2 минуты. Не нужно ничего искать в почте или бежать к компьютеру, чтобы откопать нужный файл.

Мы стали взаимозаменяемыми

Если кто-то из сотрудников уходит в отпуск или на больничный, нет потребности его дергать по статусу проекта. В Kaiten все видно: на какой стадии проект, что сделано, что нет, что надо доработать.