Как перенести задачи из зарубежных систем в Kaiten

12 июня 2024 года США выдвинули новые санкции в отношении IT-сектора России, которые вступили в силу 12 сентября. Теперь иностранные компании не могут предоставлять облачные услуги на территории РФ. Поэтому многие сервисы управления проектами тоже закрыли доступ российским пользователям. 

В этой статье разбираем, как перенести все задачи в российский инструмент управления проектами Kaiten.

Подготовительный момент

Обратите внимание, что вы можете перенести все задачи проекта и документы из зарубежных сервисов только в том случае, если у вас есть доступ к аккаунту ушедшей системы. Если вы не успели ранее выгрузить файлы и задачи или перенести их в другой таск-менеджер, то можете попробовать подключиться к прошлым системам планирования через VPN.

Каждый пользователь может самостоятельно перенести задачи из зарубежных сервисов в Kaiten. Для этого зарегистрируйтесь в Кайтен, выберите тариф и выгружайте данные — перенести задачи и файлы можно бесплатно на любом тарифе! 

Импорт из Trello в Kaiten

Что автоматически переносится из Trello в Kaiten

Из Trello можно перенести все карточки и доски, распределенные по пространствам. Если несколько досок сгруппировались в одно пространство, то их можно легко развести по разным страницам.

Некоторые карточки могут сохраняться в виде файла в разделе «Документы», если были внесены с устройства. 

В карточки импортируются поля с типом:

• date,
• list,
• number,
• text.

Еще вы можете импортировать архивированные в Trello карточки. Но обратите внимание, что если вы заархивировали целые колонки, то перенести карточки из них не получится.

Процесс переноса за 7 шагов

Автоматический импорт из Trello позволяет перенести задачи в Kaiten всего за 7 кликов. Для этого создайте новое рабочее пространство в Kaiten. Нажмите вверху кнопку «Добавить» и выберите «Импортировать».

Выберите Trello из списка доступных сервисов.

Затем авторизуйтесь в Trello и нажмите кнопку «Разрешить». Для подтверждения переноса задач система пришлет вам уведомление на электронную почту.

Выберите те доски, которые необходимо перенести в Kaiten.

Затем Kaiten по умолчанию присвоит колонкам один из типов: «Готово», «В работе» или «Очередь». Но вы можете сразу заменить их по своему усмотрению. 

На следующем этапе укажите почты сотрудников, которые будут работать на пространстве. Соотнесите имена пользователей с их email-адресами, чтобы корректно перенести их доступы, какими они были в Trello. После этого нажмите «Начать импорт».

Важно: в процессе импорта не закрывайте окно браузера и не обновляете его. Иначе перенос задач остановится. После завершения процесса Kaiten отправит уведомление на электронную почту.

Импорт из Jira и Confluence в Kaiten

Что можно импортировать

Вы можете импортировать все основные сущности: 

• карточки, 
• истории перемещения карточек,
• комментарии к задачам,
• доски,
• кастомные поля с типами: paragraph, short text, number, date, timestamp, dropdown, labels.

Тип issue переносится в виде одноименного типа карточки, а поля Child issues — в виде чек-листов или связанных дочерних карточек. Остальные элементы переносятся следующим образом:

• Linked issues (Blocked by) превращаются в блокировки;
• Linked issues (Related to) — в прикрепленные ссылки;
• связь эпика и карточки — в связь родительской и дочерней карточки;
• аттачмены —во  вложения в карточке. 

Отдельно мы разработали импорт для Confluence. Подобные пространства переносят в раздел «Документы».

Импорт из Jira без разработчиков за 9 шагов

Kaiten — более простой бесплатный аналог Jira,  куда вы можете перенести все карточки без помощи программистов и легко отслеживать выполнение задач через Кабан-доски.

Чтобы быстро импортировать задачи из Jira в Kaiten, нужно создать новое пространство и выбрать импорт из Jira.

Далее выберите тип авторизации в системе: через API-токен или пароль. Для авторизации через токен вам нужны:

• домен вашей Jira;
• электронная почта, которая привязана к аккаунту Jira;
• токен авторизации, который можно получить по ссылке.

Для входа через пароль нужны те же данные, но вместо последнего токена — пароль от аккаунта. 

Подробнее о том, как пройти авторизацию для импорта вы можете прочитать здесь. 

После авторизации система предложит импортировать данные из пространства Confluence. Документы и папки из него перейдут в раздел «Документы» в Kaiten. Вся система вложенности будет сохранена. Для этого выберите те пространства, которые хотите перенести.

Для более детального переноса документов из Confluence вы можете воспользоваться отдельной функцией импорта файлов. Инструкция по переносу данных лежит по ссылке. 

Затем выберите проект, который нужно импортировать, и сформируйте структуру досок. Здесь же вы можете перенести сущность Child Issue. Выберите в строке Sub-tasks, как хотите импортировать Child Issue: в виде чек-листов или дочерних карточек. 

Следующий этап — приглашение сотрудников для управления задачами. Вы можете сразу указать их почты (сделать это нужно вручную, так как Jira ограничивает доступ к email-адресам пользователей) или пригласить членов команды позже. Затем нажмите «Далее» и ожидайте завершения импорта.

Импорт из Asana в Kaiten

Что можно импортировать 

Сущности, которые можно перенести автоматически из Asana в Kaiten:

• карточки задач, комментарии к ним и их описания;
• доски или проекты;
• сроки задач;
• метки;
• владельцев карточек и ответственных в них;
• чек-листы внутри задач;
• связь дочерних и родительских карточек;
• ссылки на карты в Asana;
• ссылки на файлы;
• таймлайн и диаграмму Ганта;
• сохраненные файлы в системе. 

Инструкция для переноса 

Для переноса задач в несколько кликов создайте новое пространство и выберите Asana для импорта. Затем нажмите «Получить API-ключ» и создайте новый токен на платформе. Далее скопируйте его в Kaiten.

Выберите проект и пространство, которые хотите импортировать. Определите тип для каждой колонки: «Готово», «В работе» или «Очередь». 

Чтобы импортировать кастомные поля, нажмите галочку напротив каждого из них и выберите способ переноса:

• создание нового поля;
• заполнение ранее созданных в Kaiten полей.

Подзадачи можно перенести в виде чек-листов или дочерних карточек. 

Затем дождитесь, пока завершится импорт, — всё готово! Пользуйтесь досками из Asana в Kaiten.

Выдать доступ сотрудникам можно, как к обычным доскам в Kaiten, — через добавление пользователей или по ссылке. 

Импорт из Notion в Kaiten

Что можно перенести с помощью автоматического импорта

Несмотря на то, что сущности платформ отличаются друг от друга, вы сможете перенести их из Notion в Kaiten, сохранив структуру пространства. Но обратите внимание, что Notion не позволяет выгрузить email-адреса, поэтому часть данных о пользователях перенести не получится.

Вы можете автоматически выгрузить из Notion:

• документы со вложенной иерархией сущностей. Если в пространстве Notion вы разместили документ, который хранит в себе другие сущности (таблицы, доски, другие документы и т.д.), то при переносе Kaiten создаст документ для переноса верхнеуровневого документа и папку с остальными сущностями. Так сохранится вся иерархия вложенности; 
• документы (Pages) импортируются в виде документов Kaiten. Будут перенесены все стандартные блоки: текст с заголовками, таблицы, изображения, видеоролики, списки, блоки кода, прикрепленные ссылки. Чек-боксы из Notion будут отображаться в Kaiten в виде маркированных списков; 
• база данных (Database). Таблицы, списки, доски и другие сущности переносятся в Kaiten в виде досок на пространстве. Так, таблицы будут импортированы в виде одноколоночных досок, которые можно посмотреть в виде Таблицы. Доски перенесутся также в виде досок и сохранят соответствующие статусы в виде колонок; 
• поля (Database properties). В Kaiten можно перенести большинство полей из Notion, но не все. Это связано с тем, что Notion не позволяет выгружать часть данных, и с тем, что сущности сервисов отличаются друг от друга.   

Какие поля в каком виде импортируются: 

В более подробной статье о переносе данных из Notion вы можете прочитать обо всех полях и сущностях, а также о том, как они будут адаптированы в Kaiten. 

3 шага для переноса 

Перенести пространства из Notion в Kaiten можно за 3 шага: экспорт из Notion, конвертация, импорт в Kaiten.

1. Скачайте пространства из Notion через раздел Settings, выберете в нем «Export all workspace content»:

При импорте обратите внимание, что нужно выбрать определенные настройки экспорта, без которых пространство не сможет корректно перенестись в Kaiten:

2. Зайдите в Kaiten, нажмите «Добавить» → «Импортировать», выберите Notion и скачайте специальное приложение, через которое можно будет автоматически конвертировать выгруженный из Notion архив в формат json:

3. Полученную после конвертации папку с файлами загрузите на Яндекс Диск, сделайте все файлы в ней публичными и скопируйте ссылку на файл meta-data.json.

Откройте Kaiten, снова нажмите «Импортировать» → «Универсальный импорт». Вставьте сюда ссылку на скопированный meta-data.json с Яндекс Диска. Готово!

Импорт из ClickUp в Kaiten

Что можно перенести с помощью автоматического импорта

Из ClickUp в Kaiten вы можете перенести следующие сущности:

• space, 
• list, 
• status, 
• task, 
• task files, 
• custom fields, 
• comments, 
• users.

В ближайшие несколько дней в Kaiten появится возможность перенести documents, documents files и folders. 

Если вам нужно загрузить эти сущности, то подождите, пока разработчики добавят их в импорт. Подгрузить их после первого переноса не получится.

Перенос в 3 этапа 

Перенести все пространства и их сущности вы можете за 3 шага.

Шаг 1. Получите API токен в ClickUp. Для этого зайдите в систему через VPN или Proxy. Далее в настройках профиля сгенерируйте API key (токен) и скопируйте его.

Подробнее о том, как получить токен, читайте в инструкции от ClickUp.

Шаг 2. Перейдите в Kaiten, нажмите «Добавить» →  «Импортировать» →  ClickUp. Скачайте специальное приложение для конвертации, снова выберите ClickUp, введите скопированный токен и укажите папку для выгрузки конвертированного файла meta-data.json.

Шаг 3. Загрузите полученную после конвертации папку на ваш Яндекс Диск и сделайте папку публичной. Скопируйте публичную ссылку на файл meta-data.json. 

Вернитесь в Kaiten. Нажмите «Добавить» → «Импортировать». Выберите в списке Универсальный импорт, вставьте скопированную ссылку на файл meta-data.json с Яндекс Диска. Дождитесь завершения импорта данных.

Более подробную инструкцию о том, как импортировать задачи из ClickUp в Kaiten, читайте по ссылке. 

Универсальный импорт из любых систем в Kaiten

Если вы хотите импортировать данные из другой системы управления проектами, то сделать это можно с помощью формата json. Например, импортировать данные в этом формате можно из Microsoft 365 и Teams. Скачайте из вашего планировщика файлы и задачи в этом формате и загрузите их на Яндекс Диск. Подробнее о том, в каком виде должны быть выгружены задачи, читайте в документах Kaiten. 

Затем создайте пространство и нажмите на «Универсальный импорт».

Вернитесь на Яндекс Диск и скопируйте ссылку на файл meta-data.json, который соединяет все выгруженные документы для переезда. Вставьте эту ссылку в окно Kаiten и нажмите «Импортировать». 

Подробная инструкция для универсального импорта находится по ссылке. 

Перенос из CSV/XLS в Kaiten

Некоторые системы планирования позволяют выгружать пространства в виде XLS- и CSV-файлов. После выгрузки вы можете занести их в Kaiten.

Создайте новое пространство и доску и выберите в импорте CSV/XLS.

Перетащите курсором нужный файл и нажмите «Настроить», чтобы скорректировать отображение задач в пространстве.

В верхней строке выберите, какой столбец что должен означать: метку, размер, участников и т.д. Название карточки может храниться в любом из столбцов, но мы рекомендуем сделать его первым, чтобы не было путаницы.

После того как вы нажали «Импортировать», дождитесь завершения переноса и обновите страницу.

Что делать, если…

Все задачи оказались в одной колонке

Чтобы распределить задачи по разным столбцам, перейдите в файл и создайте колонки с нужными названиями. Как это может выглядеть: 

Данные не в той переменной

Чтобы автоматически изменить тип переменной, куда переносятся данные из одного из столбцов, необходимо заново выполнить импорт. 

Детальные инструкции для импорта

Подробные шаги для импорта мы собрали в нашей базе знаний в статьях:

• Перенос из Jira в Kaiten,
• Перенос пространств из Confluence,
• Импорт из Trello,
• Импорт из Asana,
• Импорт из Notion,
• Импорт из ClickUp,
• Универсальный импорт,
• Выгрузка из CSV-файла.