Как перенести задачи из зарубежных систем в Kaiten

Светлана Трегубова -

12 июня 2024 года США выдвинули новые санкции в отношении IT-сектора России, которые вступили в силу 12 сентября. Теперь иностранные компании не могут предоставлять облачные услуги на территории РФ. Поэтому многие сервисы управления проектами тоже закрыли доступ российским пользователям. 

В этой статье разбираем, как перенести все задачи в российский инструмент управления проектами Kaiten.

Подготовительный момент

Обратите внимание, что вы можете перенести все задачи проекта и документы из зарубежных сервисов только в том случае, если у вас есть доступ к аккаунту ушедшей системы. Если вы не успели ранее выгрузить файлы и задачи или перенести их в другой таск-менеджер, то можете попробовать подключиться к прошлым системам планирования через VPN.

Каждый пользователь может самостоятельно перенести задачи из зарубежных сервисов в Kaiten. Для этого зарегистрируйтесь в Кайтен, выберите тариф и выгружайте данные — перенести задачи и файлы можно бесплатно на любом тарифе! 

Импорт из Trello в Kaiten

Что автоматически переносится из Trello в Kaiten

Из Trello можно перенести все карточки и доски, распределенные по пространствам. Если несколько досок сгруппировались в одно пространство, то их можно легко развести по разным страницам.

Некоторые карточки могут сохраняться в виде файла в разделе «Документы», если были внесены с устройства. 

В карточки импортируются поля с типом:

  • date,
  • list,
  • number,
  • text.

Еще вы можете импортировать архивированные в Trello карточки. Но обратите внимание, что если вы заархивировали целые колонки, то перенести карточки из них не получится.

Процесс переноса за 7 шагов

Автоматический импорт из Trello позволяет перенести задачи в Kaiten всего за 7 кликов. Для этого создайте новое рабочее пространство в Kaiten. Нажмите вверху кнопку «Добавить» и выберите «Импортировать».

Выберите Trello из списка доступных сервисов.

Важно: импортировать задачи из других планировщиков можно только в веб-версии. Через мобильное приложение сделать это нельзя. Но пользоваться импортированными пространствами можно и в приложении на смартфоне, и на компьютере. 

Затем авторизуйтесь в Trello и нажмите кнопку «Разрешить». Для подтверждения переноса задач система пришлет вам уведомление на электронную почту.

Выберите те доски, которые необходимо перенести в Kaiten.

Затем Kaiten по умолчанию присвоит колонкам один из типов: «Готово», «В работе» или «Очередь». Но вы можете сразу заменить их по своему усмотрению. 

На следующем этапе укажите почты сотрудников, которые будут работать на пространстве. Соотнесите имена пользователей с их email-адресами, чтобы корректно перенести их доступы, какими они были в Trello. После этого нажмите «Начать импорт».

Важно: в процессе импорта не закрывайте окно браузера и не обновляете его. Иначе перенос задач остановится. После завершения процесса Kaiten отправит уведомление на электронную почту.

💡
Более подробную инструкцию по переносу задач из Trello вы можете прочитать по ссылке. 

Импорт из Jira и Confluence в Kaiten

Что можно импортировать

Вы можете импортировать все основные сущности: 

  • карточки, 
  • истории перемещения карточек,
  • комментарии к задачам,
  • доски,
  • кастомные поля с типами: paragraph, short text, number, date, timestamp, dropdown, labels.

Тип issue переносится в виде одноименного типа карточки, а поля Child issues — в виде чек-листов или связанных дочерних карточек. Остальные элементы переносятся следующим образом:

  • Linked issues (Blocked by) превращаются в блокировки;
  • Linked issues (Related to) — в прикрепленные ссылки;
  • связь эпика и карточки — в связь родительской и дочерней карточки;
  • аттачмены —во  вложения в карточке. 

Отдельно мы разработали импорт для Confluence. Подобные пространства переносят в раздел «Документы».

Импорт из Jira без разработчиков за 9 шагов

Kaiten — более простой бесплатный аналог Jira,  куда вы можете перенести все карточки без помощи программистов и легко отслеживать выполнение задач через Кабан-доски.

Чтобы быстро импортировать задачи из Jira в Kaiten, нужно создать новое пространство и выбрать импорт из Jira.

Далее выберите тип авторизации в системе: через API-токен или пароль. Для авторизации через токен вам нужны:

  • домен вашей Jira;
  • электронная почта, которая привязана к аккаунту Jira;
  • токен авторизации, который можно получить по ссылке.

Для входа через пароль нужны те же данные, но вместо последнего токена — пароль от аккаунта. 

Подробнее о том, как пройти авторизацию для импорта вы можете прочитать здесь. 

После авторизации система предложит импортировать данные из пространства Confluence. Документы и папки из него перейдут в раздел «Документы» в Kaiten. Вся система вложенности будет сохранена. Для этого выберите те пространства, которые хотите перенести.

Для более детального переноса документов из Confluence вы можете воспользоваться отдельной функцией импорта файлов. Инструкция по переносу данных лежит по ссылке. 

Затем выберите проект, который нужно импортировать, и сформируйте структуру досок. Здесь же вы можете перенести сущность Child Issue. Выберите в строке Sub-tasks, как хотите импортировать Child Issue: в виде чек-листов или дочерних карточек. 

Следующий этап — приглашение сотрудников для управления задачами. Вы можете сразу указать их почты (сделать это нужно вручную, так как Jira ограничивает доступ к email-адресам пользователей) или пригласить членов команды позже. Затем нажмите «Далее» и ожидайте завершения импорта.

💡
Подробная инструкция по переносу задач из Jira в Kaiten находится здесь — в базе знаний Kaiten. 

Импорт из Asana в Kaiten

Что можно импортировать 

Сущности, которые можно перенести автоматически из Asana в Kaiten:

  • карточки задач, комментарии к ним и их описания;
  • доски или проекты;
  • сроки задач;
  • метки;
  • владельцев карточек и ответственных в них;
  • чек-листы внутри задач;
  • связь дочерних и родительских карточек;
  • ссылки на карты в Asana;
  • ссылки на файлы;
  • таймлайн и диаграмму Ганта;
  • сохраненные файлы в системе. 

Инструкция для переноса 

Для переноса задач в несколько кликов создайте новое пространство и выберите Asana для импорта. Затем нажмите «Получить API-ключ» и создайте новый токен на платформе. Далее скопируйте его в Kaiten.

Выберите проект и пространство, которые хотите импортировать. Определите тип для каждой колонки: «Готово», «В работе» или «Очередь». 

Чтобы импортировать кастомные поля, нажмите галочку напротив каждого из них и выберите способ переноса:

  • создание нового поля;
  • заполнение ранее созданных в Kaiten полей.

Подзадачи можно перенести в виде чек-листов или дочерних карточек. 

Затем дождитесь, пока завершится импорт, — всё готово! Пользуйтесь досками из Asana в Kaiten.

Выдать доступ сотрудникам можно, как к обычным доскам в Kaiten, — через добавление пользователей или по ссылке. 

💡
Все шаги для импорта вы можете посмотреть в подробной инструкции в базе знаний Kaiten.

Импорт из Notion в Kaiten

Прямой импорт задач из этой системы находится на этапе разработки. Но сохранить данные из Notion вы можете уже сейчас с помощью CSV-файла. 

💡
В статье по ссылке читайте, как Kaiten может заменить Notion, чем системы планирования похожи, а чем отличаются друг от друга.

Для этого через настройки Notion скачайте все нужные пространства в CSV-формате и следуйте дальнейшей инструкции. 

Перенос из CSV/XLS в Kaiten

Некоторые системы планирования позволяют выгружать пространства в виде XLS- и CSV-файлов. После выгрузки вы можете занести их в Kaiten.

Создайте новое пространство и доску и выберите в импорте CSV/XLS.

Перетащите курсором нужный файл и нажмите «Настроить», чтобы скорректировать отображение задач в пространстве.

В верхней строке выберите, какой столбец что должен означать: метку, размер, участников и т.д. Название карточки может храниться в любом из столбцов, но мы рекомендуем сделать его первым, чтобы не было путаницы.

После того как вы нажали «Импортировать», дождитесь завершения переноса и обновите страницу.

Что делать, если…

Все задачи оказались в одной колонке

Чтобы распределить задачи по разным столбцам, перейдите в файл и создайте колонки с нужными названиями. Как это может выглядеть: 

Данные не в той переменной

Чтобы автоматически изменить тип переменной, куда переносятся данные из одного из столбцов, необходимо заново выполнить импорт. 

💡
Подробнее о том, как адаптировать задачи из CSV-файла в Kaiten, читайте в инструкции. 

Импорт из ClickUp  в Kaiten

Что можно импортировать 

Сейчас вы можете перенести из ClickUp в Kaiten через CSV-файл:

  • карточки с задачами,
  • поля внутри карточек,
  • пространства,
  • листы (доски).

Как перенести задачи 

Импортировать задачи из ClickUp можно так же, как и из Notion, —  через CSV-файл. Еще доступен универсальный импорт с помощью формата json.

Скоро мы выпустим автоматический импорт, специально для ClickUp. И по аналогии с остальными системами вы сможете импортировать:

  • List в виде досок,
  • Tasks как карточки,
  • Status — колонки,
  • Comments — комментарии,
  • Team Members – пользователи,
  • Attachments — файлы,
  • Custom Fields — пользовательские поля.

Для переноса будут доступны все составляющие этих элементов, перечисленные в документации Kaiten.

Универсальный импорт из любых систем в Kaiten

Если вы хотите импортировать данные из другой системы управления проектами, то сделать это можно с помощью формата json. Например, импортировать данные в этом формате можно из Microsoft 365 и Teams. Скачайте из вашего планировщика файлы и задачи в этом формате и загрузите их на Яндекс Диск. Подробнее о том, в каком виде должны быть выгружены задачи, читайте в документах Kaiten. 

Затем создайте пространство и нажмите на «Универсальный импорт».

Вернитесь на Яндекс Диск и скопируйте ссылку на файл meta-data.json, который соединяет все выгруженные документы для переезда. Вставьте эту ссылку в окно Kаiten и нажмите «Импортировать». 

Подробная инструкция для универсального импорта находится по ссылке. 

Детальные инструкции для импорта

Подробные шаги для импорта мы собрали в нашей базе знаний в статьях:

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно