Как мы объединили 13 таск-трекеров в Kaiten: опыт Лиги Ставок
Как букмекер заменил 13 сервисов для управления задач одним Kaiten и сделал работу удобнее и прозрачнее
Преобразование системы управления задачами в компании, где работают тысячи сотрудников и десятки подразделений, из которых каждое использует собственные таск-трекеры, — настоящий вызов. Лига Ставок решилась на такую перемену и обнаружила три подхода, которые облегчили переход к единой системе работы. Итак, делимся нашим опытом.
Для того чтобы различные подразделения могли эффективно взаимодействовать между собой, работая над общими задачами, необходимо использовать единый таск-трекер. Бывает, что компания изначально выбирает один сервис для всех, что значительно упрощает задачу. Однако, когда каждая команда уже давно использует собственные платформы, требуется четко разработанный план для плавного перехода всех задач в одну систему.
В Лиге Ставок сложилось так, что команды применяли различные программы для управления задачами, что стало причиной недостаточной прозрачности рабочих процессов. Было решено перейти на систему Kaiten для формирования общих целей между подразделениями.
Виталий Саушев, руководитель подразделения деливери-менеджеров, и Елена Ковалева, менеджер по продукту, рассказывают, почему выбор пал именно на Kaiten, как происходил процесс внедрения и как сервис работает в настоящее время.
О компании
Лига Ставок представляет собой крупную финансово-технологическую компанию федерального уровня. Начиная с 2008 года мы занимаемся развитием индустрии букмекерства, поддержкой национального спорта и создаем новую сферу спортивных развлечений. Мы были одним из основных сторонников принятия федерального закона по целевым отчислениям и легализации букмекерского бизнеса в России. Лига Ставок активно продвигает благотворительные программы для помощи реализации спортсменам разных поколений и улучшения спортивной инфраструктуры в регионах России. Филиалы нашей компании представлены в более чем 80 городах по всей стране.
В компании трудятся более 1800 сотрудников, распределенных по 18 продуктовым командам, часть из которых работает удаленно, а часть — на местах. Для координации процессов в такой большой команде остро требовалась единая система управления задачами.
Исходная ситуация: набор из 13 таск-трекеров
Ранее каждая команда сама выбирала инструмент для работы с задачами, который казался наиболее удобным. Подразделения из IT-сектора преимущественно использовали Jira, бизнес-отделы предпочитали работу в Битрикс. Кроме этого, внутри некоторых команд были популярны Trello, Asana и Notion.
В начале 2021 года бизнес-команда решила выбрать другой таск-трекер, так как Битрикс больше не отвечал требованиям компании в области управления задачами. Мы хотели не только формулировать стратегические задачи, но и понимать, как их можно достичь и составить соответствие текущих задач с целями компании. Возможности Битрикса были слишком ограниченными: в нем мы могли настроить лишь одну доску, а нам нужен был более гибкий подход.
На первом этапе мы решили попробовать Jira, поскольку она уже была знакома некоторым нашим командам. Но в 2022 году эта компания решила прекратить деятельность в России, и мы начали искать другую платформу.
Мы рассмотрели восемь различных таск-трекеров, и среди них особый интерес вызвал Kaiten. Основные критерии выбора включали:
- Прозрачность процессов: наглядное отображение прогресса по задачам, их сроков, стратегических целей и связей между задачами разных команд.
- Эффективное управление продуктом: установление и поддержание взаимодействия между подразделениями.
- Управление задачами: создание связей между задачами сотрудников, опции для отслеживания и распределения рабочего времени.
- Гибкость: возможность самостоятельной настройки процессов сотрудниками без помощи системных администраторов.
Kaiten в большей степени соответствовал нашим требованиям, поэтому мы решили начать его тестирование.
Процесс перехода на систему Kaiten: от воркшопов до интеграции
В мае 2022 года мы приступили к тестовому внедрению Kaiten, позднее начав активную фазу миграции летом. Для обеспечения плавности переходного процесса мы применяли различные подходы на каждом этапе реализации.
Презентации для руководства. При длительной работе с одной системой изменить привычки команды бывает сложно. Мы это осознавали и, чтобы вызвать энтузиазм, начали искать амбассадоров Kaiten. Для этого приходили в департаменты, предлагая директорам презентации возможностей нового сервиса, а также обучающие видео. Руководство вдохновлялось и далее перепоручало своим коллегам посетить воркшопы по изучению Kaiten. Эти встречи носили добровольный характер: они рассматривались как тимбилдинг, где участники одновременно знакомились с новым инструментом.
Обсуждение через STATIK и воркшопы. Если команда соглашалась познакомиться с новой системой, мы планировали специальные встречи. Первоначально мы проводили совещания STATIK через платформу Miro. В ходе этих обсуждений мы анализировали рабочие процессы подразделения: их цели, ключевые показатели и ежедневные задачи. Изучали, насколько уместно внедрение Kaiten в контексте задач команды, выявляли недовольства к текущему сервису и прорабатывали возможности системы. Ответы собирались по каждому вопросу, формируя полное представление о бизнес-процессах каждого подразделения.
Позднее мы организовывали воркшопы, на которых обучали выстраивать процессы в Kaiten: создавать тематические доски и составлять задачи, сообразуясь с бизнес-операциями команд. На базе данных из STATIK создавалось рабочее пространство для команды. На всех этапах внедрения мы предлагали помощь, обучая управлять пространством, открывать доски, ставить задачи и назначать доступы. В результате сотрудники самостоятельно могли администрировать рабочие процессы в соответствии с командными целями и быстро адаптироваться к изменениям.
Со временем STATIK и воркшопы стали объединенными мероприятиями, посвященными обсуждению возможностей платформы и построению рабочего пространства. Это помогло сократить ресурсозатраты времени и улучшить качество обучения. Команды осваивали новую систему прямо в процессе выполнения рабочих задач, что минимизировало дистанцию между изучением и практическим применением, обеспечивая эффективность обучения для всех сотрудников.
Обучающие материалы. Чтобы команды могли продолжать настройку Kaiten после воркшопов, мы собрали обучающие видео от Kaiten и добавили наши инструкции.
Количество команд, которые начали использовать Kaiten, постепенно увеличивалось. Процесс перехода был наиболее прост, если команда изначально работала на Trello, Notion или Битрикс. Сложнее оказалось привлечь команды, которые пользовались Asana, из-за их большей привязанности к интерфейсу старой платформы. Однако мы успешно перевели значительное большинство команд.
Интеграции. Для настройки рабочих процессов было необходимо подключение дополнительных систем — Naumen и Active Directory. Service Desk Naumen предназначен для обработки заявок от клиентов и сотрудников. При создании задачи пользователь открывал окно и заполнял запрос. Информация о том, что задача решается в Kaiten, отображалась в Naumen.
Инструмент Active Directory от Microsoft позволял управлять учетными записями и данными пользователей.
Свыше года работы с Kaiten: улучшение прозрачности и сотрудничества
На данный момент в Kaiten функционирует более 70 рабочих пространств: по одному для каждого подразделения, а также дополнительные доски для постановки целей, визуализации и синхронизации бизнес-процессов, отдельные пространства для персональных задач и даже доска с EJM, где хранятся процессы взаимодействия компании и сотрудника для его карьерного роста.
Однако, как и в любом таск-трекере, мы отметили как минусы, так и плюсы, которыми готовы с вами поделиться.
Начнем с минусов. В Kaiten недостает:
- инструмента для управления целями с наглядной визуализацией;
- возможности гибкой настройки индивидуального рабочего пространства;
- опции для добавления информации о сотрудниках: если над задачей трудятся несколько подразделений, непонятно, представитель какой именно команды закреплен за задачей.
И всё же плюсы системы значительно перевешивают обнаруженные нами недоработки. Новый таск-трекер предоставляет возможности для организации понятных и прозрачных процессов в компании.
Преимущества работы с Kaiten
Планирование. Благодаря специальным доскам для стратегий компании и отдельных департаментов, у нас каждый месяц проходит рабочая встреча для обсуждения задач и оценки результатов. Kaiten позволяет провести анализ процессов работы команд: можно выявить задачи, требующие большего внимания, и перенаправить ресурсы по необходимости.
Гибкость. В командах используется структура спринтов, создаются доски для разнообразных задач: бэклог, текущая работа, заявки из службы поддержки и предложения от клиентов. Такой порядок позволяет сотрудникам быстро обнаруживать задачи и отслеживать их статус.
С помощью Kaiten сотрудники независимы в управлении проектами, что отличает его от Jira. Каждый может в считанные минуты создать весь процесс. Для самостоятельного изучения интерфейса существует база знаний и служба поддержки таск-менеджера, что облегчает процесс освоения системы в любое время.
Отчетность. В системе имеются удобные инструменты для анализа времени: часть команд применяет их для оценки загрузки сотрудников и продуктивности. Kaiten также предоставляет возможность построения диаграммы Ганта для планирования ресурсов и времени.
Мы довольны внедрением Kaiten
Kaiten полностью удовлетворяет требованиям Лиги Ставок, подходит как для менеджеров, которые его внедряли, так и для сотрудников: удовлетворенность пользователей оценивается в 7.6 баллов.
Cегодня у нас уже 320 активных пользователей Kaiten. Мы планируем развивать работу с этим инструментом и улучшать его. Основная задача на текущий момент — создание сквозных процессов между командами. Мы уже добились значительных результатов в этой области, наладив взаимодействие между маркетингом и продуктовой командой.
Теперь, когда планируется акция, продакт-менеджер приходит к маркетологу для обсуждения всех деталей. Специалист по маркетингу создает задачу, которая отображается не только на его доске, но и дублируется в рабочих пространствах других отделов, таких как коммуникации и дизайн. Маркетолог следит за выполнением всех задач и осуществляет роль координатора, выступая в роли Service Delivery Manager.
И это лишь небольшой пример того, как Kaiten упрощает взаимодействие между подразделениями большой компании.
