Как Axenix эффективно управляет внутренними процессами с помощью Kaiten: кейсы и примеры

Компания Axenix — ведущий интегратор масштабных проектов в России и за рубежом. Она успешно внедряет и оптимизирует решения для крупных заказчиков, таких как банки, ритейл, FMCG, страховые компании и представители тяжелой промышленности. 

В условиях высокого спроса на импортозамещение у клиентов в России, Axenix помогает организовать и отслеживать весь процесс работы над текущими проектами компании, минимизируя хаос и обеспечивая прозрачную отчетность с помощью таск-менеджера Kaiten.

Axenix внедряет в работу Kaiten для структурирования задач и отслеживания этапов, по которым передвигаются задачи и целые проекты. При этом Kaiten позволяет контролировать процессы в едином пространстве, доступном для внутренней команды и внешних заказчиков. На примере трех крупных кейсов разберем, как Axenix выстраивает работу и переносит огромные массивы данных и процессов клиентов.

Кейс 1. Создание платформы аналитики для крупного российского банка

Один из ведущих банков России заказал у Axenix создание платформы для аналитики данных. Этот проект был многоэтапным, сложным и требовал регулярного согласования на каждой стадии разработки. В начале работы Axenix провела глубокое исследование, которое легло в основу ключевых процессов разработки и выпуска готового продукта.

В проекте были задействованы две крупные команды — команда самого банка-заказчика и сотрудники Axenix — 30 человек. Клиент использовал Jira, но данный инструмент не позволял гибко отображать множество этапов и затруднял полный контроль задач. Поэтому Axenix приняла решение оставить общие этапы в Jira для клиента, а детали отслеживать в Kaiten, где все процессы отображались на уровне отдельных задач.

Формальный прогресс проекта был доступен клиенту в Jira, а для детального контроля и мониторинга задач обе стороны использовали Kaiten.

Как выстраивались процессы внутри Axenix

С помощью Kaiten Axenix контролировала ряд ключевых процессов:

  1. Планирование персонала. Оценивались потребности в сотрудниках, включая потенциальное привлечение коллег из других команд или найм дополнительных специалистов.
  2. Управление доступами. Процесс получения доступов мог занимать 1 или 2 месяца. Для выдачи и контроля доступа использовались чек-листы, которые отражали статусы по каждому доступу, а также индивидуальные списки задач.
  3. Адаптация нового персонала. На протяжении трех месяцев отслеживался прогресс онбординга и сбор обратной связи.
  4. Планирование отпусков. С помощью диаграммы Ганта контролировалась последовательность отпусков для предотвращения пересечений.
  5. Учет техники. Оборудование регистрировалось в карточках задач, которые содержали серийный номер техники и дату возврата. Приближающийся дедлайн возврата активировал задачу на продление или возврат оборудования.

Организация процесса работы над клиентским проектом

В Kaiten каждая задача оформлялась как отдельная карточка, где указывалась вся важная информация: описание задания, исполнители, сроки, а также был чат для обсуждения хода выполнения. По мере выполнения задача отмечалась соответствующим статусом, а в по окончании процесса руководитель ставил метку о приемке задания.

Внутри карточки фиксировалась история выполнения 

Карточка задачи проходила порядка 30 этапов в Kaiten, включая основные: анализ, модель, прототип, разработка и тестирование.

Путь, по которому движется задача каждого проекта в Kaiten

Каждая задача переходила из одного этапа в другой, причем окончание одной стадии работы являлось началом следующей. Каждый этап содержал три колонки, через которые должны пройти карточка с задачей: очередь, в работе и завершено. Внутри карточек специалисты могли работать с чек-листами, которые разбивали большую задачу на более мелкие и фиксировали обязательные этапы проверки.

В самом чек-листе может быть неограниченное количество пунктов. Прогресс выполнения сотрудники отслеживали на фасаде карточки 

Чтобы структурировать большое количество задач, команда Axenix разделяла доску на дорожки для крупных задач, разделенных на мини-проекты. Эти задачи могли длиться до 4 месяцев, и после завершения небольшого проекта сотрудники отправляли в архив целую дорожку.

Полезные в проекте функции Kaiten 

  1. Повышение стабильности. Процессы стали устойчивыми, команда начала выполнять задачи в рамках сроков и определенных контролируемых этапов. 
  2. Прозрачность. Заказчик Axenix и сама команда могли наблюдать за передвижением задач по всем стадиям проекта.
  3. Снижение чрезмерного контроля над сотрудниками. Руководители быстро решали возникающие сложности благодаря возможности мониторинга задач в Kaiten.

Кейс 2. Миграция данных для международной FMCG-компании

Axenix помогла крупной FMCG-компании перенести корпоративные данные с облачных сервисов на серверы MS SQL. Для этого Axenix разработала процесс загрузки данных из всех источников, включая ERP-системы и таблицы.

В Kaiten для каждого подключаемого объекта создавалась новая карточка с детальным описанием задания, что упростило разработку и внедрение новой системы сбора информации.

Цикл движения задачи в системе Kaiten
  1. Ускорение постановки задач. В Kaiten были созданы карточки разных видов. В зависимости от типа задачи система сама подгружает дополнительные поля, которые необходимо заполнить. Это упростило процесс сбора данных о каждой задаче и позволило заранее настроить все нужные поля. Например, в задачу типа «Источник» автоматически подгружались поля:
    - Название источника,
    - Метод загрузки,
    - Тип источника.

    При заполнении вводных данных специалист сразу понимал, какую информацию ему нужно заполнить перед передачей задачи разработчику. 
Пример добавленных полей при выборе типа
  1. Ускорение выполнения. Сотрудники могли фильтровать задачи по типам карточек и брать их в работу в оптимальной последовательности.
Можно находить все задачи с определенной меткой и выполнять только их
  1. Понятная иерархия задач. Все объекты последовательно проходят этапы dev и staging/ODS — размещение в слоях хранилища и тестирование. Чтобы не потерять все части данных, на старте загрузки данных создавалась родительская карточка, которая содержала дочерние, распределенные по слоям хранилища. 
Так выглядит иерархия задач внутри карточки
  1. Упростили процесс переноса деталей задачи на готовый образец. В карточках добавляли ссылки, которые вели на нужные фрагменты кода в GitLab. Это помогало легко найти задачу и ее реализацию в виде программного кода. Для этого в Kaiten есть интеграция с GitLab.
Удобно переходить по ссылке внутри карточки и попадать на соответствующее изменение на платформе GitLab
  1. Собрали бэклог. Все задачи в Axenix сначала складывались в бэклог, откуда сотрудники «растаскивали» их по своих рабочим доскам. Выбирая карточку, специалисты должны были смотреть на приоритетность задачи и брать в работу самую срочную из них. Приоритет задачи отражался с помощью метки, которая определялась через верхнеуровневое пространство менеджера. 
Важные задачи выделялись определенными метками

Итоги использования таск-трекера в проекте

  • Контроль выполнения задач. Клиент мог видеть текущее состояние задач и при необходимости быстро вмешиваться.
  • Равномерная нагрузка. Занятость команды распределялась равномерно: никто не сидел без работы, но и переработки сводились к минимуму.
  • Прозрачность движения задач. Вся команда могла наблюдать сроки и приоритетность задач, а руководитель контролировать работу сотрудников, отслеживая, где задачи задерживаются, а где стабильно переходят от этапа к этапу. Также клиент через публичный доступ мог подключаться к пространству и смотреть, как идет работа над его проектом. 

Благодаря тому, что клиент следил за работой Axenix и наблюдал продуктивность команды, он продлил контракт с компанией и после завершения изначального проекта. 

Кейс 3. Перенос корпоративного хранилища транснационального ритейлера

Международной FMCG-компании потребовалось в короткие сроки перенести данные в локальное хранилище на базе локальной СУБД Greenplum. За две недели Axenix создала процесс такого масштабного переноса данных, используя в Kaiten всего три доски: Анализ, Backlog и Разработка. 

Это помогло интегрировать в работу два подразделения аналитиков и несколько разработчиков и сократить сроки реализации проекта. При этом Axenix использовала бесплатную версию таск-менеджера.

В качестве примера команда взяла пространство другого своего клиента-ритейлера. Регламенты по работе с досками Axenix зафиксировала в базе данных Kaiten.

На первом этапе аналитики создавали задачи в виде карточек, добавляя данные о переносе системы из нескольких источников информации. После этого архитекторы проверяли полученные данные на предмет логики — насколько предложенное решение соответствует архитектуре проекта. Далее задания отправлялись на другую доску — в бэклог разработчиков.

Доски, разбитые на этапы работы, по которым передвигались карточки

Затем карточка переходила на третью доска, состоявшую из основных этапов разработки. 

Эффекты от использования Kaiten

  • Упорядоченный процесс. На некоторых стадиях проекта в карточке использовались чек-листы для контроля выполнения задач. Пока исполнитель не пройдется по всем пунктам чек-листа и не поставит напротив них галочки, он не может передвигать карточку в следующий столбец. Это позволяет сотрудникам быстро ориентироваться в потоке задач и понимать, какой этап за каким следует.
Структурирование задач с помощью чек-листа 
  • Оперативное отслеживание. Система меток и фильтров в Kaiten помогает руководителям оперативно собирать актуальную информацию по нужным задачам и дедлайнам, минимизируя вовлечение в рутинные процессы.

Результаты применения Kaiten

  • Быстрый запуск процесса. Процесс работы команды был развернут с нуля за короткое время.
  • Комплексный контроль. Руководители проекта со стороны Axenix и сами заказчики компании могли в любой момент зайти в пространства и посмотреть, на каком этапе находятся задачи. 
  • Прозрачные и гибкие процессы. Система позволила гибко адаптировать рабочие процессы под конкретные задачи.
  • Понятное планирование. С помощью чек-листов в карточках и досок команда смогла выстроить простое, но эффективное планирование и управление процессами. 

После завершения миграции данных сам ритейлер тоже внедрил Kaiten в работу компании. 

Kaiten позволяет не только оптимизировать рабочие процессы в отдельных проектах, но и создать систему работы в бизнесе любого масштаба. Благодаря таск-менеджеру компания получает полную прозрачность и контроль над задачами на всех уровнях. 

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.
Попробовать бесплатно