Как Axenix эффективно управляет внутренними процессами с помощью Kaiten: кейсы и примеры

Компания Axenix — ведущий интегратор масштабных проектов в России и за рубежом. Она успешно внедряет и оптимизирует решения для крупных заказчиков, таких как банки, ритейл, FMCG, страховые компании и представители тяжелой промышленности. 

В условиях высокого спроса на импортозамещение у клиентов в России, Axenix помогает организовать и отслеживать весь процесс работы над текущими проектами компании, минимизируя хаос и обеспечивая прозрачную отчетность с помощью таск-менеджера Kaiten.

Axenix внедряет в работу Kaiten для структурирования задач и отслеживания этапов, по которым передвигаются задачи и целые проекты. При этом Kaiten позволяет контролировать процессы в едином пространстве, доступном для внутренней команды и внешних заказчиков. На примере трех крупных кейсов разберем, как Axenix выстраивает работу и переносит огромные массивы данных и процессов клиентов.

Кейс 1. Создание платформы аналитики для крупного российского банка

Один из ведущих банков России заказал у Axenix создание платформы для аналитики данных. Этот проект был многоэтапным, сложным и требовал регулярного согласования на каждой стадии разработки. В начале работы Axenix провела глубокое исследование, которое легло в основу ключевых процессов разработки и выпуска готового продукта.

В проекте были задействованы две крупные команды — команда самого банка-заказчика и сотрудники Axenix — 30 человек. Клиент использовал Jira, но данный инструмент не позволял гибко отображать множество этапов и затруднял полный контроль задач. Поэтому Axenix приняла решение оставить общие этапы в Jira для клиента, а детали отслеживать в Kaiten, где все процессы отображались на уровне отдельных задач.

Формальный прогресс проекта был доступен клиенту в Jira, а для детального контроля и мониторинга задач обе стороны использовали Kaiten.

Как выстраивались процессы внутри Axenix

С помощью Kaiten Axenix контролировала ряд ключевых процессов:

1. Планирование персонала. Оценивались потребности в сотрудниках, включая потенциальное привлечение коллег из других команд или найм дополнительных специалистов.
2. Управление доступами. Процесс получения доступов мог занимать 1 или 2 месяца. Для выдачи и контроля доступа использовались чек-листы, которые отражали статусы по каждому доступу, а также индивидуальные списки задач.
3. Адаптация нового персонала. На протяжении трех месяцев отслеживался прогресс онбординга и сбор обратной связи.
4. Планирование отпусков. С помощью диаграммы Ганта контролировалась последовательность отпусков для предотвращения пересечений.
5. Учет техники. Оборудование регистрировалось в карточках задач, которые содержали серийный номер техники и дату возврата. Приближающийся дедлайн возврата активировал задачу на продление или возврат оборудования.

Организация процесса работы над клиентским проектом

В Kaiten каждая задача оформлялась как отдельная карточка, где указывалась вся важная информация: описание задания, исполнители, сроки, а также был чат для обсуждения хода выполнения. По мере выполнения задача отмечалась соответствующим статусом, а в по окончании процесса руководитель ставил метку о приемке задания.

Карточка задачи проходила порядка 30 этапов в Kaiten, включая основные: анализ, модель, прототип, разработка и тестирование.

Каждая задача переходила из одного этапа в другой, причем окончание одной стадии работы являлось началом следующей. Каждый этап содержал три колонки, через которые должны пройти карточка с задачей: очередь, в работе и завершено. Внутри карточек специалисты могли работать с чек-листами, которые разбивали большую задачу на более мелкие и фиксировали обязательные этапы проверки.

Чтобы структурировать большое количество задач, команда Axenix разделяла доску на дорожки для крупных задач, разделенных на мини-проекты. Эти задачи могли длиться до 4 месяцев, и после завершения небольшого проекта сотрудники отправляли в архив целую дорожку.

Полезные в проекте функции Kaiten 

1. Повышение стабильности. Процессы стали устойчивыми, команда начала выполнять задачи в рамках сроков и определенных контролируемых этапов. 
2. Прозрачность. Заказчик Axenix и сама команда могли наблюдать за передвижением задач по всем стадиям проекта.
3. Снижение чрезмерного контроля над сотрудниками. Руководители быстро решали возникающие сложности благодаря возможности мониторинга задач в Kaiten.

Кейс 2. Миграция данных для международной FMCG-компании

Axenix помогла крупной FMCG-компании перенести корпоративные данные с облачных сервисов на серверы MS SQL. Для этого Axenix разработала процесс загрузки данных из всех источников, включая ERP-системы и таблицы.

В Kaiten для каждого подключаемого объекта создавалась новая карточка с детальным описанием задания, что упростило разработку и внедрение новой системы сбора информации.

1. Ускорение постановки задач. В Kaiten были созданы карточки разных видов. В зависимости от типа задачи система сама подгружает дополнительные поля, которые необходимо заполнить. Это упростило процесс сбора данных о каждой задаче и позволило заранее настроить все нужные поля. Например, в задачу типа «Источник» автоматически подгружались поля:
   - Название источника,
   - Метод загрузки,
   - Тип источника.
   
   При заполнении вводных данных специалист сразу понимал, какую информацию ему нужно заполнить перед передачей задачи разработчику. 

2. Ускорение выполнения. Сотрудники могли фильтровать задачи по типам карточек и брать их в работу в оптимальной последовательности.

3. Понятная иерархия задач. Все объекты последовательно проходят этапы dev и staging/ODS — размещение в слоях хранилища и тестирование. Чтобы не потерять все части данных, на старте загрузки данных создавалась родительская карточка, которая содержала дочерние, распределенные по слоям хранилища. 

4. Упростили процесс переноса деталей задачи на готовый образец. В карточках добавляли ссылки, которые вели на нужные фрагменты кода в GitLab. Это помогало легко найти задачу и ее реализацию в виде программного кода. Для этого в Kaiten есть интеграция с GitLab.

5. Собрали бэклог. Все задачи в Axenix сначала складывались в бэклог, откуда сотрудники «растаскивали» их по своих рабочим доскам. Выбирая карточку, специалисты должны были смотреть на приоритетность задачи и брать в работу самую срочную из них. Приоритет задачи отражался с помощью метки, которая определялась через верхнеуровневое пространство менеджера. 

Итоги использования таск-трекера в проекте

• Контроль выполнения задач. Клиент мог видеть текущее состояние задач и при необходимости быстро вмешиваться.
• Равномерная нагрузка. Занятость команды распределялась равномерно: никто не сидел без работы, но и переработки сводились к минимуму.
• Прозрачность движения задач. Вся команда могла наблюдать сроки и приоритетность задач, а руководитель контролировать работу сотрудников, отслеживая, где задачи задерживаются, а где стабильно переходят от этапа к этапу. Также клиент через публичный доступ мог подключаться к пространству и смотреть, как идет работа над его проектом. 

Благодаря тому, что клиент следил за работой Axenix и наблюдал продуктивность команды, он продлил контракт с компанией и после завершения изначального проекта. 

Кейс 3. Перенос корпоративного хранилища транснационального ритейлера

Международной FMCG-компании потребовалось в короткие сроки перенести данные в локальное хранилище на базе локальной СУБД Greenplum. За две недели Axenix создала процесс такого масштабного переноса данных, используя в Kaiten всего три доски: Анализ, Backlog и Разработка. 

Это помогло интегрировать в работу два подразделения аналитиков и несколько разработчиков и сократить сроки реализации проекта. При этом Axenix использовала бесплатную версию таск-менеджера.

В качестве примера команда взяла пространство другого своего клиента-ритейлера. Регламенты по работе с досками Axenix зафиксировала в базе данных Kaiten.

На первом этапе аналитики создавали задачи в виде карточек, добавляя данные о переносе системы из нескольких источников информации. После этого архитекторы проверяли полученные данные на предмет логики — насколько предложенное решение соответствует архитектуре проекта. Далее задания отправлялись на другую доску — в бэклог разработчиков.

Затем карточка переходила на третью доска, состоявшую из основных этапов разработки. 

Эффекты от использования Kaiten

• Упорядоченный процесс. На некоторых стадиях проекта в карточке использовались чек-листы для контроля выполнения задач. Пока исполнитель не пройдется по всем пунктам чек-листа и не поставит напротив них галочки, он не может передвигать карточку в следующий столбец. Это позволяет сотрудникам быстро ориентироваться в потоке задач и понимать, какой этап за каким следует.

• Оперативное отслеживание. Система меток и фильтров в Kaiten помогает руководителям оперативно собирать актуальную информацию по нужным задачам и дедлайнам, минимизируя вовлечение в рутинные процессы.

Результаты применения Kaiten

• Быстрый запуск процесса. Процесс работы команды был развернут с нуля за короткое время.
• Комплексный контроль. Руководители проекта со стороны Axenix и сами заказчики компании могли в любой момент зайти в пространства и посмотреть, на каком этапе находятся задачи. 
• Прозрачные и гибкие процессы. Система позволила гибко адаптировать рабочие процессы под конкретные задачи.
• Понятное планирование. С помощью чек-листов в карточках и досок команда смогла выстроить простое, но эффективное планирование и управление процессами. 

После завершения миграции данных сам ритейлер тоже внедрил Kaiten в работу компании. 

Kaiten позволяет не только оптимизировать рабочие процессы в отдельных проектах, но и создать систему работы в бизнесе любого масштаба. Благодаря таск-менеджеру компания получает полную прозрачность и контроль над задачами на всех уровнях. 

Kaiten — российский сервис для совместной работы Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, цели, сотрудники, документы, переписки, отчеты, заявки.

Попробовать бесплатно