Как 50 digital-разработчиков перешли из Worksection на Kaiten. Кейс Hawking Bros.

• Задача
  Перейти на более гибкий инструмент с российскими корнями. Ввести канбан и scrum-методологию в процесс digital-разработки.
• Решение
  Перенести данные в Kaiten с помощью CSV-/XLS-архива, создать канбан-доски и разбить процесс разработки по этапам, установить WIP-лимиты.
• Результат
  Упростили визуализацию рабочих процессов, сделали процесс разработки более прозрачным, избежали хаоса в задачах.

Hawking Bros с 2014 года занимается digital-разработкой и усилением IT-команд. В штате компании — около 70 человек. Среди клиентов: Яндекс, Сбер и Kaspersky Privacy.

Срок 1 месяц

Генеральный директор и основатель Hawking Bros Кирилл Сидоров рассказал, как большая часть компании всего за месяц полностью перешла с Worksection на Kaiten.

О компании Hawking Bros

Владимирская компания Hawking Bros с 2014 года занимается digital-разработкой и усилением IT-команд. В штате компании — около 70 человек. В основном это разработчики, верстальщики и программисты. Среди клиентов компании такие крупные игроки digital-рынка, как Яндекс, Сбер и Kaspersky Privacy.

До февраля 2022 года около 50 человек в компании пользовались сервисом Worksection. Когда команде потребовался более гибкий инструмент для ведения проектов, сотрудников начали переводить в Jira. Но из-за дальнейших санкций и ухода иностранных компаний из России миграцию пришлось остановить. Нужно было срочно найти аналогичный российский таск-трекер.

Как и почему выбрали Kaiten

Для компании, большая часть которой представлена IT-подразделением, критически важно использовать систему управления проектами. С её помощью команда организует пространство, подключает разработчиков, назначает доступы и отслеживает выполнение проектов.

Более 7 лет для этих задач компания использовала сервис Worksection. Хотя в ней были свои недостатки. Например, платформа могла сбоить несколько часов, лишая сотрудника доступа к задачам, а уведомления о действиях над задачами порой приходили с опозданием. Из-за этого работа над проектом стопорилась.

Но в марте 2022 стало ясно — перейти на Jira уже не получится, нужен отечественный аналог. Несколько дней в Hawking Bros выбирали подходящую систему управления проектами, но в них постоянно чего-то не хватало. Например, Яндекс Tracker не было оперативной и отзывчивой техподдержки.

В итоге остановились на Кайтен, решили, что он лучше подходит для управления проектами на основе гибких методологий.

Что с ценой: дороже или дешевле

Немаловажным фактором для выбора Kaiten стала система оплаты. Она не привязана к курсам валют и оплачивается в рублях, а значит, не несёт в себе финансовых рисков.

Worksection обходился компании в 100 долларов на всех пользователей. В Kaiten оплата начисляется за каждого пользователя. Такая же система, кстати, действует и в Jira, где один аккаунт обходится примерно в 12 долларов.

С этой стороны, Кайтен бы обходился компании дороже, чем Worksection, но с учетом курса доллара, это был оптимальный вариант.

Как в Hawking Bros оптимизировали реализацию digital-проектов с помощью Kaiten

Легко и быстро перенесли все данные

Основную часть сотрудников перевели в Kaiten в течение месяца. Все проекты из Worksection переводили как с помощью архивов, так и вручную. На этом этапе уже проявилось одно из ключевых преимуществ Kaiten — вариативность переноса данных. Сделать это в таск-трекере можно как с помощью готовых интеграций, так и с помощью CSV-/XLS-архива любой структуры.

Сейчас на новый таск-трекер полностью перешёл отдел разработки — это 50 активных лицензий, почти 70% компании.

Ввели удобную канбан-методологию

Kaiten полностью закрыл потребности команды Hawking Bros в инструменте для работы по канбан-методологии. Каждый сотрудник может гибко настроить систему управления задачами с помощью досок и карточек:

• Назначать участников, заказчиков и ответственных;
• Делать каждую карточку максимально подробной и информативной с помощью чек-листов, меток, комментариев, списков, формул, справочников и прочего;
• Размещать в одном пространстве несколько досок, например, по нескольким сегментам проекта;
• Назначать правила для пространства и группировать их;
• Создавать наглядную иерархию между досками и карточками.

Например, вот так выглядит работа над кодом в Kaiten:

1. Заводят доску спринта, выставляют дедлайн, назначают ответственных.
2. Делят доску на карточки по этапам.
3. В бэклоге описывают план и цели спринта.
4. В карточке «В работе» начинают работу над задачей.
5. После завершения разработки переводят задачу в карточку Code Review.
6. Ответственные за эту часть спринта проверяют и анализируют код.
7. После завершения анализа задача переходит в карточку тестировщикам, которые проверяют код на баги.

Работая над кодом с помощью отдельных досок, сотрудники размечают дополнительные сегменты проекта: итерации, отчёты о совещаниях, срочные багфиксы и прочее.

Ведение проекта получается прозрачным и наглядным. Никто не тонет в задачах, и каждый участник команды видит свою зону ответственности.

Отслеживают прогресс по каждому проекту с помощью отчетов

Благодаря детализированным отчетам каждый сотрудник видит, в каком состоянии находится тот или иной этап, какие у него сроки, кто отвечает за задачу:

• В основном меню выбирают раздел «Учёт времени».
• В отчёте видят задачи каждого сотрудника: его роль, тип работы, название задачи, доску с зоной ответственности.
• При необходимости отчёт можно скачать в формате Excel.

Отчеты в Kaiten позволяют лучше понимать рабочую загрузку и планировать сроки по каждой задаче. С помощью контрольного графика времени можно увидеть количество задач на каждый день ведения проекта.

Цветные кружки — это карточки. Наводим на кружок и получаем описание — сколько времени затрачено на ту или иную задачу. Так, график ниже показывает, что почти 80% карточек выполняются за 10 дней.

С помощью WIP-Limits доводят задачи до конца

WIP-лимиты позволяют ограничить количество задач, которые можно выполнять одномоментно. Это помогает сосредоточиться на том, чтобы доделать каждую задачу до конца.

Например, можно установить ограничение по количеству задач для работы над этапом проекта. Открываем доску, выбираем нужный этап и задаём WIP-лимит — 4 карточки. Участники команды видят, что конкретно они должны сделать по данному этапу. При этом рабочий процесс не будет «раздуваться» от новых задач.

Как Kaiten помогает преодолеть силу привычки

В Hawking Bros признают — процесс адаптации к Kaiten прошёл неравномерно. Кто-то освоился без особых усилий. А сотрудникам, которые работали с Worksection более 7 лет, переход дался сложнее.

В прежней системе создавался проект и в нём сегментировались общие задачи. В Kaiten же есть доступы, пространство, карточки, поэтому некоторым сотрудникам в силу привычки потребовалось больше времени на адаптацию к новому инструменту.

Спокойный переход благодаря техподдержке

По любым запросам техподдержка Kaiten отвечала в течение нескольких минут и давала четкие гарантии, когда и что будет сделано.

Например, в первые дни работы с Kaiten сотрудники попросили добавить закрытые комментарии. Руководство связалось со службой техподдержки, где им пообещали, что нововведения будут тестировать уже через 2–3 недели.

Подведем итоги

Kaiten — не просто стал аналогом зарубежных систем управления. Он закрыл недостатки привычных сервисов:

• Рекомендации по количеству выполняемой работы;
• Специальные отчёты;
• Сочетание методик скрам и канбан в рамках одного сервиса;
• Быстрая техподдержка.

Это в разы улучшает пользовательский опыт и упрощает визуализацию рабочих процессов.