Прозрачный процесс на производстве

В нашей рубрике «Работа с Kaiten» мы рассказывали, как визуализировать рабочие процессы разных специалистов: разработчиков, дизайнеров, HR-менеджеров и маркетологов. Но с помощью таск-трекера можно сделать прозрачным и эффективным даже производственный процесс: от небольшого предприятия до масштабного, серийного производства.

В статье расскажем:

• Как визуализировать и сделать понятным сложный производственный процесс;
• Как наблюдать за прогрессом изготовления каждого заказа и следить за сроками;
• Как хранить всю базу заказов и изделий в одном месте и быстро находить нужную информацию;
• Как определить производительность команды и быстро выявлять отклонения в рабочем процессе.

Разложите сложный производственный процесс на простые этапы и визуализируйте их на канбан-досках

Определите, из каких этапов состоит ваш производственный процесс и создайте на пространству доску с соответствующими колонками:

Если вы производите разные продукты, каждый из которых требует разных процессов, создайте отдельные доски для каждого из них — на каждой свои колонки:

Для каждого нового продукта, который нужно создать, заводите карточку и передвигайте его из одной колонки в другую по мере выполнения этапов.

В каждую карточку вы можете добавлять участников и назначать ответственного — кто отвечает за эту часть работы. Если за разные производственные этапы отвечают разные сотрудники, то ответственного можно менять при перемещении карточки в соответствующую колонку.

Этот процесс можно автоматизировать, чтобы не тратить время на рутинные действия, тогда при перемещении карточки в определенную колонку, ответственный будет назначаться автоматически.

Например, в вашем процессе за разработку 3D-модели отвечает один специалист, а за изготовление шаблонной формы — другой. Тогда, когда 3D-дизайнер закончит свою часть работы и переместит карточку в колонку со следующим этапом, ответственным за следующую часть работы станет другой мастер.

Создайте отдельную доску для работы с заказами

На этом же или на отдельном пространстве создайте доску для работы с заказами клиентов — с ней будут работать администраторы или менеджеры по продажам.

По тому же принципу, что и выше, разбейте доску на этапы:

Также вы можете разбить доску на горизонтальные дорожки, чтобы разделить разные типы заказов. Например, оптовые и розничные, срочные и стандартные, на один тип продукции или на другой — как вам удобно.

Для каждого нового заказа создавайте отдельную карточку и добавляйте в нее всю необходимую информацию — описание заказа, файлы и ТЗ от клиента, контакты клиента, особые комментарии, срок сдачи заказа и т.д.

Для этого вы можете использовать описание карточки, специальный поля и чат с комментариями:

Наблюдайте за прогрессом выполнения каждого заказа

Вы можете связать карточки заказов с карточками на досках производства с помощью системы родительских и дочерних задач.

Например, клиент заказал у вас 2 изделия. Тогда пусть карточка заказа будет родительской, а карточки производства каждого изделия — дочерними.

Тогда в родительской карточке заказа вы будете видеть связь со всеми дочерними карточками и прогресс по ним:

А когда все изделия из заказы будут готовы (дочерние карточки выполнены), то родительская карточка может автоматически переместиться в колонку "Готово" — для этого нужно включить автоматическое перемещение родительской карточки.

Заполняйте всю необходимую информацию о заказах и быстро находите нужные карточки на досках

В карточках производственного процесса можно держать всю необходимую производственную информацию — макеты, документы, инструкции, описания.

В чате можно оставлять важные пометки и комментарии для сотрудников, которые выполняют последующие этапы:

Чтобы лучше визуализировать процесс на досках, можно добавлять обложки к карточкам — загружать изображение готовящегося изделия:

А с помощью меток и пользовательских полей можно указывать разные характеристики изделий. Например, тип материала, объем партии, сложность изготовления и т.д.

Допустим, вы производите ювелирные украшения, и нужно выполнить заказ на 100 серебряных колец одного типа. Тогда в пользовательских полях можно указать объем партии — 100 штук, сложность изготовления — средняя, и меткой обозначить материал — серебро.

Метки и пользовательские поля будут видны на фасаде карточек, а еще по ним можно фильтровать задачи на пространстве:

Если вам поступил срочный заказ или горят сроки, можно отметить карточку значком "Срочно", чтобы сотрудники в первую очередь взялись за производство этого изделия:

Карточки с выполненными заказами могут храниться в архиве — так вы всегда сможете вернуться к ним, чтобы найти нужную информацию, если поступит аналогичный заказ или нужно будет получить какие-то данные о выпущенном изделии:

Получайте отчеты о работе команды, чтобы находить узкие места в процессе и улучшать эффективность работы

В разделе Таблица вы сможете скачать отчет по всем карточкам на пространстве. В нем будет собрана подробная информация по всем заказам и изделиям:

Контрольный график покажет, сколько заказов вы успеваете выполнить вовремя, и какие изделия вышли за рамки стандартных сроков:

Накопительная диаграмма потока покажет, как движется производство в целом и на каких этапах задачи находятся дольше всего. Это поможет определять узкие места в производственном процессе и быстрее решать возникающие проблемы:

Вместо итога

Как видите, создать свое пространство в таск-трекере и визуализировать работу производства не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Чтобы не быть голословными, предлагаем ознакомиться с кейсом «Как Kwambio делает процесс производства керамики прозрачным и эффективным при помощи Kaiten».

В нем производители дизайнерских изделий из керамики рассказали, как организовали в Кайтене работу отдела продаж, администрации и сотрудников производства. Это помогло им наладить процесс производства, четко соблюдать запланированные сроки сдачи заказов и быстро реагировать на изменения производственных возможностей и требований заказчиков.