Расшифровать черный ящик: как построить прозрачную систему управления внештатными сотрудниками

По данным совместного исследования HeadHunter и YouDo, в 2022 году к услугам внештатных сотрудников обращалась каждая вторая компания.

Внешним специалистом может быть:

• Аутсорсинговая компания. Это когда вы передаете непрофильные задачи сторонним организациям. Например, продвижением вашего бренда с помощью блогеров занимается стороннее агентство. Чаще всего аутсорс подразумевает долгосрочное сотрудничество.
• Фрилансеры. Работники, которые ищут задачи самостоятельно. Работа с фрилансерами часто разовая, например, подготовить иллюстрацию для блога или смонтировать корпоративный ролик.

В работе и с теми и с другими много плюсов — оплата только за фактически выполненную работу, делегирование непрофильных задач, быстрый поиск нужных специалистов. С другой стороны, внешних сотрудников сложнее контролировать:

• в отличие от штатных специалистов, они могут работать по другому графику;
• они не погружаются глубоко в ваш продукт и его цели, а просто следуют ТЗ;
• коммуникация и обмен файлами ведется хаотично в разных каналах;
• меньше прозрачности — трудно следить за всеми этапами производства и прогнозировать точные сроки.

Хорошая новость в том, что с помощью Kaiten можно решить большую часть этих проблем и организовать эффективную работу с внештатными сотрудниками. В этой статье вы узнаете:

• как сделать процесс работы наглядным и отслеживать статус задач;
• как вести все коммуникации и обмениваться файлами в одном месте;
• как фиксировать договоренности о сроках и не пропустить дедлайн;
• как разграничить доступы штатных и внешних сотрудников;
• как анализировать время, потраченное подрядчиками на выполнение задач.

Визуализируйте рабочий процесс

В Kaiten вы можете создать единое пространство для контроля внештатных сотрудников и следить за их работой в режиме «одного окна». Доски на пространствах покажут, как выглядит рабочий процесс, а в карточках будет храниться вся информация по задачам.

Разложите рабочий процесс на простые этапы

Создайте на досках колонки для каждого этапа работы с задачами. Простой пример — разбейте доску на этапы «В очереди», «В работе» и «Готово». А еще лучше — учтите все этапы, когда статус задачи меняется, и нужно обратить на нее свое внимание, например, подготовить ТЗ, внести правки, отправить оплату и т. д.

Во-первых, так вы сможете одним взглядом на доску оценить статус всех задач, вместо того, чтобы писать подрядчикам «Ну что там по задаче?». Во-вторых, будете знать, когда вам нужно подключиться и выполнить административную часть работы.

Визуально разделите задачи разных исполнителей

Если вы работаете сразу с несколькими подрядчиками, нет смысла копить все их задачи в одной куче. Навести порядок на досках и разграничить задачи разных сотрудников можно с помощью дорожек.

Создайте отдельные дорожки для каждого внештатного сотрудника. Так вы будете видеть, какие задачи он выполняет, быстро находить данные и собирать аналитику.

А чтобы разные подрядчики не видели задачи друг друга или данные компании, вы можете ограничить их доступ к карточкам других сотрудников. Как это сделать, показываем на картинке ниже.

👉 Ограничение прав доступа пользователя к карточкам на пространстве

Забудьте про бесконечные чаты — храните переписки, файлы и документы в одном месте

Все необходимые для вас и внештатного сотрудника изображения, ссылки, технические задания, документы и комментарии храните в карточке. Так вы или ваш работник всегда сможете перечитать требования и договоренности, что уменьшит количество правок при сдаче проекта.

Если фрилансер всё-таки привык общаться в мессенджерах, расскажите ему про интеграцию с Telegram. Так он сможет вести коммуникацию в привычном ему формате, при этом комментарии будут отправляться и храниться в карточке.

Следите за сроками задач

Если вы устанавливаете срок сдачи работы в мессенджере или при личной встрече, есть риск, что работник забудет про него. Поэтому дедлайн лучше зафиксировать в карточке. Для этого есть специальное поле «Срок».

Чтобы не пропустить дедлайн, в Kaiten можно поставить напоминание о сроках. Вы и ваш сотрудник будете получать уведомления о приближающемся сроке на почту, в приложении или в мессенджере.

Чтобы не платить, подключайте гостевых пользователей

Работа внештатного сотрудника непостоянна и платить полную стоимость за аккаунт такого пользователя не всегда целесообразно. Поэтому вы можете дать ему гостевой доступ. Исполнитель сможет видеть карточки и комментировать, но платить за пользователя не нужно.

Учитывайте, сколько времени сотрудник тратит на задачи

При работе с внештатным сотрудником часто нужно точно знать, сколько времени уходит на его работу. Особенно это касается специалистов с почасовой оплатой. Для отслеживания времени выполнения работы в Kaiten есть модуль «Учет времени». Каждый сотрудник сможет запускать таймер, фиксируя начало и конец работы над задачей. Из-за чего вычислять стоимость работ будет проще.

Внутри самой карточки можно увидеть количество затраченного времени по конкретной задаче, а в административном разделе «Учет времени» отображается полная сводка по всем карточкам на пространстве.

Суммарный отчет по задачам

Если вам нужно понять, сколько задач выполнили сторонние исполнители и какие сотрудники были самыми продуктивными, воспользуйтесь «Суммарным отчетом». Здесь можно выбрать период, за который нужны данные по задачам, и отфильтровать карточки конкретного сотрудника. Отчет можно скачать в формате Excel.

Вот так с помощью Kaiten можно сделать работу с внешними сотрудниками прозрачной и удобной: быстро находить информацию по задачам, избавиться от лишней коммуникации и следить за скоростью и качеством работы.