Kaiten для менеджеров по продажам

Работая с внешними клиентами или сотрудниками других отделов, менеджеру по продажам легко потеряться в разовых и повторяющихся задачах. Чтобы облегчить процесс работы и сократить рутину, можно перенести все задачи в единое пространство — планировщик задач Кайтен.

В этой статье расскажем:

• как построить воронку продаж в Kaiten;
• как собрать всю информацию по заявке клиента в одном месте;
• как автоматизировать работу с заявками;
• не забывать про важные звонки, коммуникации и действия;
• как удобно организовать работу нескольких менеджеров, оценивать эффективность работы и учитывать нагрузку сотрудников.

Обязательно дочитайте статью до конца — внизу оставили готовый шаблон рабочего пространства для отдела продаж.

Визуализируйте воронки продаж на досках

Определите, через какие этапы проходит заявка клиента от момента ее получения до продажи, и создайте доску с соответствующими колонками на вашем пространстве:

Если у вас есть несколько разных воронок, создайте для каждого из них свою доску с нужными колонками. Все они удобно разместятся на одном пространстве:

Для каждого клиента создавайте отдельную карточку и перемещайте ее из этапа в этап по мере прохождения воронки.

Если у вас в отделе несколько менеджеров по продажам, каждый из которых работает со своими клиентами, вы можете поделить доски на дорожки. На каждой дорожке будут находиться заявки определенного сотрудника, и никакой путаницы!

Храните всю историю взаимодействий с клиентом и важную информацию в одном месте

Заводите отдельную карточку для каждого клиента.

Создайте пользовательские поля, в которых будет отмечена важная информация для работы с заявками. Например, номер телефона и почта клиента, источник поступления заявки, выбранный продукт, предполагаемая или реальная выручка:

Установите на досках с воронками предлагаемые к заполнению поля карточек, тогда нужные поля будут появляться автоматически, и вы точно не забудете внести нужные данные:

В комментариях можете оставлять отметки, о чем важно не забыть рассказать клиенту, а еще прикреплять файлы, документы, ссылки:

В поле Участники укажите, какой сотрудник работает с клиентом. Если вдруг он заболеет или уйдет в отпуск, вы сможете сделать ответственным другого менеджера:

Добавьте визуальные метки, чтобы быстро понимать, какая заявка к чему относится

Чтобы быстро находить на пространстве нужные карточки, используйте визуальные сигналы — метки. Отмечайте, по какому продукту пришла заявка, насколько высок приоритет, первичное или повторное обращение клиента и т.д.

Вы можете быстро отфильтровать все карточки на пространстве по нужной метке — для этого просто нажмите на нее:

Автоматизируйте повторяющиеся действия, чтобы освободить время для общения с клиентами

Добавление меток, назначение ответственных, заполнение полей… Кажется, что все эти действия потребуют много ценного времени, но это не так. Вы можете автоматизировать большую часть этих действий.

Например, после того как карточка с заявкой клиента была добавлена на доску, в ней автоматически проставляется ответственный менеджер, добавляются нужные поля, метки и срок.

Если у вас есть одинаковые задачи, которые повторяются с определенной периодичностью — создайте для них Запланированные задания. Например, каждое утро вам нужно проверять корпоративную почту, а по пятницам вы всегда собираете отчеты — эти карточки появятся на доске в заданное время.

Если работа с заявкой по какой-то причине приостановлена, отметьте это с помощью блокировки

Допустим, клиент долго не отвечает, и вы не можете пока что продолжить работу с его заявкой — тогда можно заблокировать такую карточку. На ней появится соответствующий красный сигнал блокировки с причиной приостановки работы.

Заведите отдельную доску для крупных задач всего отдела

У вас могут быть другие задачи, помимо работы с клиентами. Например, нужно подготовить новый скрипт для продажи продукта или разработать презентацию для клиента.

Для таких задач вы можете создать отдельную доску с другими этапами работы и расположить ее на том же пространстве:

Так задачи по проектам и задачи по ведению клиентов не будут смешиваться, но вы сможете работать со всеми карточками на одном экране.

Распределите ресурсы сотрудников и следите за эффективностью работы каждого менеджера и всего отдела

Собрать данные для отчетов можно просто и быстро. Суммарный отчет покажет, сколько задач было выполнено каждым менеджером, а какие еще находятся в процессе работы:

Здесь же вы сможете собрать данные, сколько денег удалось заработать за определенный период, если у вас будут заполнены соответствующие числовые поля:

Еще вы можете учитывать время работы каждого сотрудника в модуле Учет времени. Собрав данные, кто сколько времени работает с обращениями, вы сможете оптимально распределить нагрузку между менеджерами:

Приятный бонус — шаблон пространства для отдела продаж

1. Откройте шаблон пространства: https://demo-ru.kaiten.ru/space/93214
2. Изучите основные элементы.
3. Создайте в своем аккаунте подобное пространство, добавьте нужные элементы и назовите удобными вам названиями.

Скопируйте, добавьте деталей и действуйте!